Cum se face un mail direct

Conţinut

• etape
• Partea 1 Pregătire
• Partea 2 Efectuați unirea prin poștă cu Microsoft Office
• Partea a 3-a Efectuarea unui Merge Mail cu OpenOffice

Mail Merge este o caracteristică a majorității apartamentelor office care vă permite să personalizați un document de bază înainte de a-l trimite la mai mulți destinatari. Este posibil să se producă o fuziune prin poștă pentru un număr mare de documente diferite, inclusiv plicuri, etichete, scrisori de formular, s, faxuri sau chiar cupoane și cupoane numerotate.

etape

Partea 1 Pregătire

1. 
   

   
   Construiți fișierul dvs. de date. Poate fi, de asemenea, o fișă de lucru (tip Excel), o date scăzută sau un document care are formatarea corectă. În majoritatea cazurilor, companiile sau persoanele fizice folosesc foi de calcul, astfel încât aceasta este opțiunea pe care o vom folosi ca exemplu în restul acestui articol.
   • Fișierul dvs. de date trebuie să conțină toate informațiile pe care intenționați să le varieze între două copii. De exemplu, dacă decideți să trimiteți o scrisoare de formular personalizată, fișierul dvs. de date ar trebui să conțină cel puțin numele și adresele persoanelor cărora doriți să le trimiteți.
     • Pe o singură linie, așezați fiecare informație într-o celulă din foaia de calcul. Astfel, la finalul construcției fișierului dvs. de date, fiecare categorie de informații (nume, prenume, adresă ...) ar trebui să aibă propria coloană.
   • Alegeți titluri relevante pentru fiecare dintre coloanele dvs. Combinarea prin poștă leagă coloana de date după coloană. Astfel, indiferent de software-ul folosit, el va crede că prima linie a fiecărei coloane corespunde tipului de informație prezent în restul coloanei. Prin urmare, vă sfătuim să utilizați nume care vi se par relevante, astfel încât să vă puteți găsi cu ușurință calea.
     • De exemplu, dacă coloana dvs. este folosită pentru a stoca numele de familie, Slow ar putea fi „Nume” și sub încetinitorie puteți introduce numele de familie ale persoanelor implicate. Astfel, în pasul următor al trimiterii, când software-ul vă întreabă ce câmp doriți să introduceți în tipul dvs., veți vedea „Nume” scris și vă veți aminti despre ce este vorba.
   • Persoanele cu suita Microsoft Office care folosesc Microsoft Outlook pentru a scrie ale lor au, de asemenea, posibilitatea de a utiliza agenda de adrese ca fișier de date.

2. 
   

   
   
   
   Salvați fișierul dvs. de date. Salvați-l într-un loc pe care îl veți aminti cu ușurință și dați-i un nume ambiguu, astfel încât să îl puteți găsi cu ușurință.

3. 
   

   
   Scrie-ți acum documentul de bază. Acesta este tipul de document pe care îl veți personaliza mai târziu. De exemplu, dacă decideți să descrieți o scrisoare de eșantion, documentul de bază va fi scrisoarea în sine. Toate câmpurile pe care doriți să le personalizați cu fuziunea prin poștă trebuie să rămână necompletate în acest moment.

Partea 2 Efectuați unirea prin poștă cu Microsoft Office

1. 
   

   
   Accesați funcția de îmbinare a e-mailului. Deschideți documentul de bază și faceți clic pe "Combinare prin poștă", apoi "Începeți combinarea prin poștă", apoi pe "Expertul de combinare prin poștă pas cu pas". Dacă funcționalitatea nu este aparentă, faceți clic pe „Instrumente”> „Scrisori și mesaje”> „Mesaj poștal”.

2. 
   

   
   
   
   Răspundeți la întrebările Microsoft Office. Instrumentul de mesagerie Word are câțiva pași pe care trebuie să îi faceți pentru a vă facilita viața și pentru a contopi datele dintre documentul de bază și fișierul dvs. de date, care este mai inteligent și mai potrivit pentru nevoile dvs.
   • Începeți prin a indica tipul de document al documentului sursă. Faceți clic pe tipul cel mai apropiat de cel din documentul dvs. și faceți clic pe Următorul: Document de bază.
   • Specificați documentul de bază pe care doriți să-l utilizați. Dacă ați respectat explicațiile noastre până acum, ar trebui să puteți bifați caseta „Utilizați documentul curent”. Faceți clic pe „Următorul: selectați destinatarii”.

3. 
   

   
   Selectați ceea ce Word numește „o listă existentă”. Acesta este de fapt fișierul de date pe care l-ați creat anterior. Bifați caseta și faceți clic pe „Următorul” pentru a parcurge computerul pentru a găsi fișierul dvs. de date și conectați-l la documentul sursă.
   • Dacă preferați să folosiți agenda de adrese Outlook, aceasta este posibilă, de asemenea, bifați caseta corespunzătoare.

4. 
   

   
   Alegeți datele de utilizat. Office vă permite să selectați sau să deselectați coloane întregi de informații după cum considerați de cuviință. Acest lucru vă permite să alegeți câmpurile pe care doriți să le completați în documentul de bază, făcând fișierul dvs. de date mai versatil, deoarece veți putea utiliza diferite informații în diferite trimiteri. Odată ce totul pare corect, faceți clic pe „Următorul”.
   • Datele pot fi sortate făcând clic pe capul fiecărei coloane. Acest lucru vă permite, de exemplu, să răsfoiți rapid și să găsiți informații exacte dacă fișierul dvs. de date este impunător.

5. 
   

   
   Inserați câmpuri în documentul de bază. Pe această nouă pagină a asistentului de corespondență, vi se va cere să vă scrieți documentul de bază (dacă nu este deja făcut) și vi se va oferi o gamă largă de opțiuni pentru a insera câmpuri de date din fișierul dvs. de date în document de bază.
   • Pentru a introduce un câmp în documentul de bază, plasați cursorul în care doriți să plasați câmpul și faceți clic pe butonul corespunzător din asistent pentru a introduce câmpul dvs.
     • Este posibil să ștergeți un câmp necorespunzător sau să îl plasați de două ori apăsând tasta Ștergeți de pe tastatură, de parcă încercați să ștergeți o literă simplă din Word.
   • Opțiunile preconfigurate variază ușor în funcție de tipul de document specificat de Word. Office face tot posibilul să furnizeze tipurile potrivite de date pe baza fișierului selectat. De exemplu, dacă ați indicat lui Word că scrieți o scrisoare de formular, este posibil să vedeți o opțiune care vă permite să introduceți un bloc de adrese care include numele și prenumele destinatarului, precum și adresa completă, toate aranjate în cel mai bun caz pe doar câteva rânduri.
     • Unele opțiuni preconfigurate vor deschide automat ferestre secundare pentru a vă permite să completați informațiile necesare. Dar nu vă faceți griji, toate acestea sunt întotdeauna explicate într-un mod destul de clar și ușor de înțeles.
     • Dacă utilizați una dintre aceste opțiuni preconfigurate și Word nu pare să poată găsi informațiile potrivite în fișierul dvs. de date, aceasta nu este o problemă: faceți clic pe „Câmpuri de potrivire” și spuneți programului la care corespunde fiecare câmp. De exemplu, puteți arăta Word că trebuie să utilizeze coloana „Nume” din fișierul dvs. de date pentru a popula câmpul „Nume” din blocul de adrese al documentului sursă.
   • Pentru a utiliza câmpurile proprii, faceți clic pe „Opțiuni suplimentare”. Vei putea apoi să vedeți anteturile coloanelor dvs. și apoi să folosiți aceste nume în loc.

6. 
   

   
   Verificați-vă scrisorile. Când utilizați fuziunea de e-mail, trebuie să știți că câmpurile personalizate vor conține doar datele exacte (cele pe care le-ați importat din fișierul dvs. de date) în momentul tipăririi. Cu toate acestea, Office vă permite să previzualizați documentul pentru a verifica dacă informațiile sunt bine plasate așa cum ați decis prin plasarea diferitelor câmpuri. Nu ezitați să previzualizați documentul de mai multe ori până când totul este exact așa cum doriți.

7. 
   

   
   Termină contopirea celor două documente. Ultimul pas al ajutorului de comasare pas cu pas vă spune că totul este în loc și că software-ul este gata pentru a începe tipărirea documentelor. El va tipări apoi cât mai multe copii necesare, variind între fiecare dintre câmpurile specificate în documentul sursă.
   • Este posibil să faceți modificări individuale ale literelor la alegere făcând clic pe butonul „Editează litere individual” înainte de a începe să imprimați documentele.

Partea a 3-a Efectuarea unui Merge Mail cu OpenOffice

1. 
   

   
   Creați o bază de date. Cu OpenOffice.org, o îmbinare prin poștă necesită întotdeauna o bază de date, cu toate acestea, puteți încă să plasați datele într-o foaie de calcul (cum ar fi Excel sau Calc).
   • În documentul de bază, deschideți meniul Fișier și selectați opțiunea pentru a crea o nouă bază de date.
   • În dialogul care tocmai s-a deschis, bifați caseta „Conectați-vă la o bază de date existentă”. În meniul derulant, selectați „Foaie de calcul” și apoi faceți clic pe „Următorul”.
   • În pagina următoare, spuneți OpenOffice.org calea pentru a accesa foaia de calcul pe care doriți să o utilizați. Puteți alege, de asemenea, să puneți sau nu o parolă pe baza de date bifând caseta de sub calea fișierului de date. Faceți clic pe „Următorul”.
   • În această fereastră, alegeți dacă doriți sau nu să salvați baza de date pe computer (pentru un acces mai ușor ulterior) și alegeți dacă doriți sau nu să deschideți baza de date, astfel încât să puteți face modificări (probabil că nu este nu este necesar dacă tocmai ați creat foaia de calcul). Faceți clic pe „Terminare” pentru a salva baza de date.
     • Dați-vă bazei de date un nume ușor de reținut pentru a nu pierde timpul căutând-o mai târziu.

2. 
   

   
   Introduceți câmpurile. Acum, când documentul dvs. de bază este conectat la o bază de date ușor de înțeles pentru OpenOffice.org, tot ce trebuie să faceți este să îmbinați datele la alegere în fuziunea dvs. de e-mail.
   • Faceți clic pe meniul „Inserare”, apoi „Câmpuri” și, în final, „Altele ...” din submeniu. Puteți accesa, de asemenea, cu comanda rapidă de la tastatură „Ctrl + F2”.
   • În caseta de dialog, faceți clic pe fila „bază de date”.
   • Faceți clic pe butonul „Parcurgere” din partea dreaptă jos a casetei de dialog și căutați baza de date pe care tocmai ați creat-o.
     • Odată selectată baza de date, aceasta va apărea în lista numită „Baze de date selectate” din partea dreaptă a ferestrei.
   • În lista denumită „Tip” din stânga ferestrei, selectați „Câmpuri de trimitere”.
   • Faceți clic pe butonul "+" de lângă baza de date: mai jos va apărea o foaie de calcul. Apoi faceți clic pe „+” de lângă „This” și veți vedea câmpurile pe care le-ați ales la crearea foii de calcul.
   • Selectați oricare dintre câmpurile pe care doriți să le inserați și faceți clic pe „Insert” pentru a-l plasa în documentul de bază.
     • Nu uitați să plasați cursorul unde doriți să introduceți câmpul. Dacă uitați, aceasta nu este o problemă: doar tăiați câmpul și lipiți-l în locul potrivit.
     • Ca și în cazul Office, câmpurile sunt tratate ca simple caractere alfanumerice atunci când se află în documentul de bază. Puteți să le mutați cu bara spațială sau să le ștergeți cu tasta ștergere de pe tastatură.

3. 
   

   
   Finalizați fuziunea. Verificați dacă toate câmpurile sunt la locul lor adecvat. După efectuarea acestei verificări, începeți imprimarea. Va imprima apoi cât mai multe copii necesare, variind între fiecare dintre câmpurile pe care le-ați specificat în documentul de bază