Cum să scrie un proiect pentru a-l supune administrației sale

Conţinut

• etape
• Partea 1 Scrierea proiectului
• Partea 2 Partajează-ți proiectul

Să știi să depui un proiect administrației tale este o abilitate utilă de a avea dacă vrei să prezinți noi oportunități de a înregistra venituri suplimentare, să propui îmbunătățiri procedurale sau să expui tehnici eficiente pentru a fi mai economice. De asemenea, puteți decide să scrieți o propunere atunci când simțiți că ceva trebuie schimbat. Dacă intenționați să descrieți un astfel de document pentru a-l transmite către administrația companiei dvs., trebuie să luați mai întâi timpul necesar pentru a strânge informațiile relevante. Puteți, de asemenea, să vă trimiteți ideile colegilor dvs. pentru a avea părerea lor și să știe dacă aderă la proiectul dvs., după care va trebui să vă asigurați că vă veți orienta cu tact.

etape

Partea 1 Scrierea proiectului

1. 
   

   
   Determinați exact problema în cauză sau ideea dvs. Dacă doriți să descrieți operațiunile de reducere a costurilor sau de eficientizare, trebuie să determinați mai întâi problema principală. Cel mai adesea, ideea vă poate fi clară, dar dacă doriți să comunicați pe ea sau să oferiți soluții, ar fi înțelept să fiți foarte atenți.

2. 
   

   
   Faceți-vă cercetările. Înainte de a scrie un proiect, este important să vă asigurați că analizați toate elementele care se referă la el. Căutați discuții cu părțile implicate, indiferent dacă colegii, managerii sau clienții. Veți câștiga, de asemenea, să citiți programe similare derulate de alte companii pentru a vedea ce fac diferit.
   • Dacă, de exemplu, considerați că conducerea trebuie să își schimbe serviciile de catering, discutați-o mai întâi cu personalul de bucătărie. Ce cred ei? Au trebuit să lucreze în altă parte cu alte catering? Ce părere au colegii tăi despre asta? Acestea sunt toate aspectele pe care trebuie să le abordezi. Se poate ca nemulțumirea ta să fie pur și simplu o problemă de gust personal, mai degrabă decât o chestiune de calitate.

3. 
   

   
   
   
   Scrieți o descriere a problemei. Pentru a începe să scrieți proiectul dvs., descrieți mai întâi situația actuală. Apoi evidențiați faptele relevante (locuri, date, persoane implicate). La acest nivel, nu judeca, concentrează-te în loc să explici lucrurile așa cum sunt.
   • Ca ilustrare, ați putea scrie „Compania X a beneficiat de serviciile de catering Y în ultimii șapte ani. În această perioadă, numărul de feluri principale disponibile a scăzut de la cinci la două. De asemenea, a scăzut numărul de feluri de mâncare în special pentru vegetarieni și chiar sunt zile în care nu se propune nimic de acest fel.

4. 
   

   
   Explicați ce propuneți ca soluție. După ce ați identificat problema, puteți începe să scrieți exact ceea ce vă propuneți să faceți. Concentrați-vă pe cel mai important aspect. Dovedește-ți că observațiile tale se bazează pe cercetările tale.
   • De exemplu, puteți scrie „Vă sugerez ca furnizorul pentru Compania X să fie înlocuit cu altul. Compania X are mai multe opțiuni în acest sens. Ambele servicii de catering W și Z oferă o varietate mai largă de meniuri și oferă costuri comparabile cu cele ale furnizorului nostru actual. În plus, din moment ce cateringul Z oferă zilnic antrepi vegetarieni, vegani și fără gluten, ar putea să răspundă mai bine nevoilor forței noastre de muncă. În ceea ce privește cateringul W, oferă mai puține preparate pentru vegani, dar ar putea fi și o alegere bună. Un sondaj realizat în 2011 a arătat că 40% dintre angajații noștri sunt vegetarieni, 10% sunt vegani și 2% preferă mâncare fără gluten.

5. 
   

   
   
   
   Dezvoltați un plan. Descrieți fiecare pas și concentrați-vă pe termene sau costuri pentru implementarea lor. Fii explicit despre ceea ce știi și ce rămâne de descoperit. Nu uitați să scrieți pași numerotați și apoi să oferiți mai multe detalii. Nu supraestimați importanța inovației pe care doriți să o aduceți, ci prezentați rezultatele pe care doriți să le obțineți.
   • Pentru a schimba catering-ul, va trebui să: 1: punem capăt contractului nostru cu cateringul Y, 2: încercați mâncărurile furnizorilor de servicii W și Z, 3: alegeți una dintre ele, 4: semnați un contract cu cateringul ales. Taxele ar trebui să fie comparabile cu cele oferite în prezent de Caterer Y. Atâta timp cât încetăm contractul nostru cu furnizorul Y, nu ar trebui să existe penalități financiare. În plus, dacă angajații noștri sunt mai apreciați de mesele noi, există șanse mari să fie mai fericiți la locul de muncă.

6. 
   

   
   Ridicați obiecțiile posibile. Arătați-vă că sunteți pe deplin conștienți de deficiențele care pot fi întâlnite în planul dvs. Va exista rezistență în rândul angajaților? De exemplu, unii ar putea să-i placă serviciile curentei curente. Ați putea convinge o agenție guvernamentală că ideea dvs. nouă este sigură? Discutați pașii pe care intenționați să îi faceți pentru a-i convinge pe ceilalți de fezabilitatea și relevanța proiectului dvs.

7. 
   

   
   Precizați materialele și personalul necesar. Dacă noul proiect pe care îl propuneți necesită achiziționarea de materiale sau angajarea de noi angajați, indicați acest lucru după ce ați prezentat pașii. De asemenea, nu uitați să menționați timpul necesar, deoarece aceasta este și o resursă. Creați o listă de verificare pentru a ieși din ea. De exemplu, puteți scrie următoarele.
   • Necesar: subcomisie pentru evaluarea furnizorului (4 persoane din diferite părți ale companiei), 2 ore pentru degustare și 3 ore pentru redactarea raportului.

8. 
   

   
   Desenați concluzii pe baza principalelor avantaje. Indiferent ce schimbare intenționați să faceți, repetați acest proces din nou la sfârșit. Discutați din nou despre cele trei elemente principale ale proiectului dvs. și apoi dați o frază finală. Gândiți-vă la el ca la rezumatul dumneavoastră. Ca ilustrare, puteți spune următoarele.
   • „Așa cum arată această propunere, Caterer Y a redus numărul de plicuri pe care le-a oferit în ultimii șapte ani. Furnizorii W și Z oferă meniuri mai diversificate la prețuri relativ comparabile. Vă sugerez să putem face teste de degustare cu aceste catering pentru a alege un nou furnizor de produse alimentare pentru această companie. Acest lucru va promova cu siguranță satisfacția și păstrarea angajaților. "
   • Menționează beneficiile pecuniare specifice sau cantitative. Dacă, de exemplu, inovația dvs. poate reduce costurile, trebuie să evidențiați acest lucru.
   • Prezentați beneficiile calitative. O companie beneficiază uneori de o serie de beneficii care nu pot fi cuantificate cu date și cifre concrete. Dacă ideea dvs. ajută la creșterea satisfacției angajaților, este important să o menționați. Aceste îmbunătățiri pot fi la fel de benefice ca și cele cantitative.

Partea 2 Partajează-ți proiectul

1. 
   

   
   Cereți unui coleg să-l citească. În mod ideal, ar trebui să solicitați unui coleg să vă citească proiectul și să vă dea părerea lui. El poate aproba conținutul programului dvs., dar dacă nu este cazul, luați în considerare obiecțiile sale. Dacă considerați că acestea sunt relevante și sunt mai bune decât ceea ce vă propuneți, atunci luați în considerare o recenzie. În caz contrar, dacă înțelegeți relevanța argumentelor sale, dar nu le aprobați, luați în considerare includerea lor în secțiunea de obiecții.

2. 
   

   
   Reexaminați proiectul. După ce ați scris proiectul dvs. și un coleg l-a citit, acum trebuie să-l revizuiți pentru a îmbunătăți fluența, gramatica, acuratețea și numărul de cuvinte. Nu ar trebui să faceți o propunere prea lungă, altfel riscați să vedeți liderii dvs. care nu o citesc. Faceți tot ce trebuie pentru a păstra totul cel mult pe una-două pagini.

3. 
   

   
   Trimiteți proiectul către administrația dvs. După ce simțiți că proiectul dvs. este gata, identificați persoana căreia trebuie să-l trimiteți. În unele organizații, există un lider cunoscut tuturor, care este responsabil pentru luarea deciziilor. În alte societăți cu structuri mai laterale, poate fi mai dificil de știut cine sunt adevărații factori de decizie. Faceți o cercetare minuțioasă asupra companiei dvs. pentru a determina cine este responsabil pentru astfel de probleme.
   • După ce știi cui să-ți predea proiectul, uită-te să vezi dacă poți avea un tête-à-tête cu el. Foarte des, oamenii răspund mai favorabil la cererile de inovații atunci când schimburile sunt față în față. Dacă nu, trimiteți o versiune pe hârtie a proiectului sau a uneia.