Mod de gestionare a creanțelor

Conţinut

• etape
• Partea 1 Definirea practicilor de credit
• Partea 2 Clienții facturii
• Partea a 3-a Urmărirea conturilor de primit
• Partea 4 Aplică conturi Metode de contabilitate de primit

Dacă dețineți o instituție de credit și oferiți credit clienților dvs., este important să definiți procedurile pentru creanțele comerciale. Creditul clienților este atunci când permiteți clientului dvs. să primească un serviciu sau să ia imediat posesia unui produs în schimbul unei promisiuni care vă va plăti ulterior. Cu alte cuvinte, îi permiteți să pună stăpânire pe produsele dvs. chiar înainte să vă plătească. Dacă acceptați cărți de credit, compania emitentă gestionează riscurile. În cazul în care clienții trebuie să plătească prin cec sau în numerar, trebuie să verificați plățile și să gestionați riscurile. Gestionarea creanțelor comerciale constă în stabilirea procedurilor pentru creditarea creditului, generarea de facturi, păstrarea situațiilor de plată datorate și primite și îndeplinirea funcțiilor contabile.

etape

Partea 1 Definirea practicilor de credit

1. 
   

   
   Dezvoltați o procedură de cerere de credit. Stabiliți dacă doriți să acordați credit persoanelor fizice sau numai companiilor. Cereți tuturor clienților dvs. să completeze o cerere pentru a le evalua bonitatea. Verificați conturile tuturor solicitanților de credit.
   • Persoanele fizice trebuie să furnizeze numele, informațiile de contact, informațiile despre angajare și numărul de securitate socială.
   • Întreprinderile trebuie să furnizeze numele de afaceri, informațiile de contact pentru departamentul de contabilitate, istoricul creditului de la alte companii și numele administratorilor lor.

2. 
   

   
   Stabilirea condițiilor generale de vânzare. Dezvoltați un document care să explice nevoile și obligațiile clientului. De asemenea, specificați data scadenței plăților. De exemplu, puteți indica faptul că plățile trebuie efectuate în termen de 30 de zile de la cumpărare. Precizați valoarea dobânzii plătite pentru întârzierea plății. Indicați că clientul va trebui să plătească taxele pentru cecurile restituite sau încasarea datoriilor.
   • Solicitanții de credit trebuie să poată semna formularul pentru a confirma că au citit și înțeles clauzele.

3. 
   

   
   
   
   Respectă legile privind creditul de consum. Creditul de consum este un contract prin care un creditor pune la dispoziția unui împrumutat (fie persoane fizice, fie corporații financiare) o sumă rambursabilă de bani pentru a finanța achizițiile de bunuri și servicii. În Franța, legea Lagarde a reformat creditul de consum pentru a proteja consumatorii. Această lege impune, de asemenea, noi obligații creditorilor. Iată câteva dispoziții pe care le prevede această lege.
   • Creditorii nu ar trebui în niciun fel să facă publicitate că creditul îmbunătățește situația clientului.
   • Creditorul este liber să aleagă asigurarea care i se potrivește cel mai bine.
   • Instituțiile de credit trebuie să verifice bonitatea debitorului și să se asigure că acesta nu este înregistrat în fișierul FICP.
   • Pentru a afla mai multe despre legile care reglementează creditul pentru consum, consultați acest articol.

Partea 2 Clienții facturii

1. 
   

   
   
   
   Înțelegeți ce este o factură. O factură este un document pe care un cumpărător îl primește de la un vânzător în momentul vânzării. Detaliază produsele și serviciile care au fost vândute, costul acestora și data la care este de așteptat plata. Factura este diferită de chitanță. Un bon de cumpărare este emis numai dacă clientul plătește integral la momentul achiziției. Dacă plătește la o dată ulterioară sau în mod eșalonat, trebuie să-i emiti o factură.
   • Factura este diferită de declarație. O declarație este trimisă clientului cu una sau mai multe facturi curente și specifică suma totală datorată. Principalul său rol este de a simplifica procesul de facturare.

2. 
   

   
   Alegeți metoda de facturare. Două opțiuni vă sunt disponibile: puteți emite singuri facturile sau puteți angaja o companie care să o facă. Dacă tocmai începi, fă-o singur. Vei putea să-ți aprofundezi cunoștințele cu privire la finanțele companiei tale. Mai târziu, puteți da această sarcină unei alte persoane.

3. 
   

   
   Includeți toate informațiile relevante din factură. Scrieți în mod clar cuvântul factură. Includeți informații pentru a identifica clientul și produsele sau serviciile furnizate. Nu uitați să vă indicați clar numele, numele unității de afaceri și adresa către care clienții ar trebui să trimită plăți.
   • Alocați un număr unic fiecărei facturi.
   • Indicați clar data.
   • Indicați numele și adresa clientului, precum și numele și adresa companiei dvs.
   • Indicați în mod clar produsele sau serviciile achiziționate, precum și data achiziției.
   • Indicați suma datorată și data scadenței plății.

4. 
   

   
   Alegeți să emiteți facturi electronice sau pe hârtie. Puteți trimite facturi pe hârtie prin poștă, facturi electronice prin e-mail sau ambele. Clienții ar trebui să indice modul în care ar dori să primească facturile. Facturarea electronică este mai convenabilă și mai puțin costisitoare decât facturarea pe hârtie. Cu toate acestea, unii clienți nu le place să dezvăluie informații financiare online. În plus, dacă un client schimbă adresa de e-mail, este posibil să aveți probleme să-l contactați.

5. 
   

   
   Încercați să atașați un plic de răspuns la factură. Clienții vor putea trimite plata mai ușor. Introdu adresa ta direct pe plic. Dacă doriți, luați un plic pentru fereastră, imprimați adresa pe factură și rugați clientul să se asigure că adresa dvs. apare în fereastră. Dacă un client plătește de obicei online sau personal, notează-l. Dacă un client nu dorește să primească un plic de răspuns, economisiți cheltuielile respective.
   • Pentru a facilita procesul de plată, configurați un sistem de depozit direct pentru a deduce automat conturile de prețuri facturate de primit. În general, este ușor să configurați un astfel de sistem prin băncile dvs.

Partea a 3-a Urmărirea conturilor de primit

1. 
   

   
   Optați pentru un sistem de gestionare a datoriei. Puteți prefera sistemele de introducere manuală de date offline folosind Excel. Cu toate acestea, dacă compania dvs. este în creștere, vă puteți automatiza procesul de gestionare cu ajutorul software-ului de gestionare a datoriilor, cum ar fi QuickBooks. Puteți utiliza, de asemenea, instrumente de gestionare financiară bazate pe Web, precum Mint sau FreshBooks.

2. 
   

   
   Utilizați un sistem manual de raportare a creditului. Veți avea ocazia să pregătiți o foaie de calcul în Excel. Creați coloane pentru data, numele clientului, suma datorată, numărul facturii și data plății. Introduceți informațiile în grafic pentru a trimite facturile și a primi plăți.
   • Va trebui să creați un șablon de factură și să îl utilizați pentru a emite toate facturile.
   • Păstrați un fișier de creanțe și un folder cu facturile plătite.
   • Facturile neplătite sunt păstrate în dosarul creanțelor.
   • Odată ce facturile sunt plătite, ștergeți-le direct din fișierul de creanțe și introduceți-le în dosarul facturilor plătite.

3. 
   

   
   Urmăriți creanțele folosind software. Dacă utilizați software de contabilitate cu o opțiune de creanțe, îl puteți utiliza pentru a urmări cu ușurință facturile și plățile datorate. Puteți edita direct informațiile despre clienți și vânzări în sistem. Acest lucru vă va permite să generați automat facturi de hârtie și electronice. Dacă sistemul folosește internetul, puteți trimite facturi direct clienților prin e-mail. Aveți opțiunea de a rula un raport care vă va spune ce facturi sunt încă restante, deci nu trebuie să păstrați fișiere separate pe hârtie pentru facturile plătite și neplătite.
   • Cu un software de contabilitate, puteți clasifica facturile și în ordine cronologică. Acest proces constă în separarea facturilor neplătite de numărul de zile de întârziere, permițându-vă să aplicați o politică de colectare care prevede anumite măsuri atunci când plățile întârzie cu 30, 60 sau 90 de zile.

4. 
   

   
   Emite rapoarte lunare de cont către clienți. Extrasul de cont diferă de factură. Se emite o dată pe lună și sunt detaliate toate sumele care rămân scadente pe facturile vechi. Declarația de cont indică, de asemenea, plățile primite. În sfârșit, acest document indică orice sold reportat care rămâne neplătit. În cazul conturilor neplătite, ar trebui să existe un sistem pentru identificarea, urmărirea și recuperarea conturilor restante.

Partea 4 Aplică conturi Metode de contabilitate de primit

1. 
   

   
   Utilizați software de contabilitate pentru a automatiza procesul. Software-ul de contabilitate nu numai că vă permite să produceți facturi, ci și să vă configurați automat situațiile financiare lunare. Avantajul unei astfel de automatizări este că vă economisește mult timp și vă face munca mai ușoară, în loc să introduceți manual aceleași informații de mai multe ori. Un alt beneficiu al acestui sistem este că aveți mai puține erori atunci când introduceți diferite sume sau informații despre rapoarte diferite.

2. 
   

   
   Faceți o declarație despre vânzarea serviciilor pe credit. În primul rând, creditează contul de vânzări cu suma datorată pentru serviciu. Apoi, debitează creanțele pentru aceeași sumă. Când clientul plătește, debitează contul curent al sumei plătite. Apoi, creditează contul de client pentru aceeași sumă.
   • Să presupunem că trimiteți o factură de 5.000 USD unui client pentru furnizarea unui serviciu.
   • Treceți o înregistrare de debit de 5.000 de euro pe creanțe. În bilanț, creanțele care apar în activ cresc.
   • Cheltuiește o scriere la creditul de 5.000 € pentru vânzări. Creșterea vânzărilor în situațiile financiare.

3. 
   

   
   Faceți o declarație despre vânzarea de bunuri pe credit. În primul rând, introduceți intrările în jurnal pentru a înregistra vânzarea și creanțele aferente. Așa cum ați făcut și pentru serviciul, trebuie să vă creditați vânzările și creanțele comerciale. Apoi, luați în considerare reducerea stocului vândut clientului drept cost și economisiți-l.
   • Să presupunem că ați făcut o tranzacție de afaceri de 10.000 de dolari în care ați vândut clientului bunuri în valoare de 7.000 de dolari.
   • Treceți o înregistrare de credit de 10.000 € la vânzări și o intrare de debit de 10.000 € pe creanțe.
   • Apoi, scrieți un debit de 7.000 EUR la costul mărfurilor vândute. Aceasta se prezintă sub forma unei cheltuieli în situațiile financiare. Apoi scrieți o intrare de credit de 7.000 USD în contul de inventar. Lipsa inventarului scade cu 7.000 EUR în bilanț.

4. 
   

   
   Postează datorii proaste. Cea mai bună metodă de recunoaștere a datoriilor neperformante este estimarea numărului de facturi neplătite care se acumulează în fiecare lună în înregistrările din jurnal. Prin această tehnică, este posibilă înregistrarea cheltuielilor cu datoriile necorespunzătoare în aceeași lună în care au fost emise facturile.Este în concordanță cu principiul reconcilierii, prin care toate cheltuielile trebuie recunoscute în aceeași lună cu veniturile generate.
   • Dacă nu acumulați datorii necorespunzătoare și pur și simplu așteptați să luați în considerare datoriile necorespunzătoare atunci când un client nu plătește, acest lucru încalcă principiul reconcilierii.
   • De exemplu, dacă estimați că o factură de 40.000 de euro nu va fi plătită într-o lună, continuați să înregistrați o cheltuială de 40.000 de euro pe contul datoriilor neperformante. Aceasta apare ca un element de cheltuieli în situația dvs. financiară.
   • În plus, introduceți o înregistrare contabilă a unui credit de aceeași sumă în contul de indemnizație pentru conturile îndoielnice din bilanț.
   • Atunci când identificați facturile care rămân neplătite, trebuie doar să retrageți banii din conturile de datorie necorespunzătoare și din conturile de credit încasate.

5. 
   

   
   Publicați reduceri pentru plata anticipată. Dacă oferiți o reducere pentru o plată în avans, clientul va plăti mai puțin decât suma totală pe factură. Apoi, economisiți diferența ca o reducere a profitului în contul de reducere a vânzărilor Acest lucru vă va permite să verificați discrepanțele din contul de profit.
   • Să presupunem că trimiteți o factură de 1.000 de dolari unui client și îi acordați o reducere de 10% sau 100 € pentru plata cu 10 zile mai devreme. Cu toate acestea, acest client plătește doar 900 €.
   • Treceți o înregistrare de 1.000 EUR pe creanțe.
   • Debitați 900 € la vânzări și 100 € pe contul de vânzări.

6. 
   

   
   Pregătiți o declarație istorică a creanțelor comerciale. Un astfel de raport vă va oferi detalii despre toate facturile restante. Este structurat pentru a arăta cât sunt facturile vechi. De exemplu, pot exista coloane pentru facturile curente, cele cu o întârziere de plată între 0 și 15 zile, 16 până la 30 de zile, 31 până la 45 de zile și mai mult de 45 de zile. Îl puteți folosi pentru a estima datoria necorespunzătoare. De asemenea, puteți utiliza acest raport pentru a identifica facturile care necesită acțiuni de urmărire.