Cum se scrie agenda unei întâlniri

Conţinut

• etape
• Partea 1 Dezvoltați o agendă
• Partea 2 Opriți ordinea de zi
• Partea a 3-a Scrie și distribuie agenda

O agendă a reuniunii este mai mult decât un document informativ. Acesta permite fiecărui angajat să anticipeze punctele discutate și să se pregătească eficient. În plus, ordinea de zi stabilește cursul ședinței și este astfel o modalitate de verificare a posteriori că era productivă. Stabiliți o agendă clară și detaliată pentru ca întâlnirea dvs. să fie un succes.

etape

Partea 1 Dezvoltați o agendă

1. 
   

   
   Colectați informații. Implică participanții la pregătirea întâlnirii. Explicați motivele și apoi strângeți sugestiile, preocupările și punctele pe care doresc să le abordeze. Includeți aceste puncte în ordinea de zi dacă se potrivesc cu subiectul întâlnirii.
   • Trimiteți un e-mail participanților în avans pentru a vă putea răspunde. Știți că există programe de gestionare a ședințelor care pot automatiza anumite etape ale organizației. Dacă este posibil, mergeți direct pentru a întâlni fiecare colaborator.
   • Ordinea de zi trebuie finalizată cu mult înainte de ședință. Așadar, trebuie să-i aduci pe colegii tăi la bord suficient de devreme pentru a avea timp să-ți aduni și să analizezi ideile lor și eventual să le recuperezi. Trimiteți o săptămână sau chiar luni în avans, în funcție de importanța întâlnirii.

2. 
   

   
   
   
   Definiți scopul ședinței. Adunarea oamenilor fără scop fixat anterior este o pierdere de energie și timp. O întâlnire fără niciun scop nu are motive să stea, cu riscul de a vă irita personalul. Inspirați-vă din metoda TOP pentru a stabili tema, scopul și planul întâlnirii dvs. Tema se referă la subiectele care vor fi abordate, în timp ce obiectivul este chiar scopul întâlnirii.
   • O întâlnire poate avea mai multe teme. Poate fi prezentarea rezultatelor financiare, furnizarea de informații economice sau lansarea de noi proiecte. Scopul reuniunii poate fi să ia o decizie, să decidă condițiile unui nou contract sau să voteze numirea unui ofițer.

3. 
   

   
   Discutați teme care afectează toți participanții. Este inutil și contraproductiv să reunim oamenii pe probleme care nu le preocupă. Dacă scopul întâlnirii este de a rezolva o problemă de calculator care interesează doar o mână de angajați, nu este necesar să invitați toți angajații.
   • Dacă aveți nevoie să configurați un proiect cu o altă persoană, pur și simplu coordonați-vă programele. Dacă aveți ocazia să adunați un număr mare de oameni, profitați de această oportunitate pentru a-și optimiza timpul și pentru a aborda problemele generale. Dacă este o întâlnire obișnuită de lucru, vă puteți limita la aproximativ zece participanți, astfel încât schimburile să dea roade.
   • Participanții ar trebui să fie îngrijorați de întâlnire, cu riscul de a fi iritați și obosiți. Trimiterea unei agende permite fiecăruia să știe dacă prezența lui este necesară sau nu, sau dacă este potențial interesat.

4. 
   

   
   
   
   Organizați prioritățile. Dacă sunt posibile mai multe teme, păstrați doar cele care sunt în conformitate cu obiectivul. Într-adevăr, dacă angajații au programe aglomerate, reunirea lor fără a-și impune diferitele angajamente poate fi complicată. Planificați să discutați numai elementele cele mai importante dacă sunteți constrâns de timp. În plus, o ședință scurtă este mai probabil să fie eficientă, deoarece personalul dvs. va fi mai atent.
   • Eliminați temele de prisos. De exemplu, dacă doriți să decideți condițiile unui nou contract, este recomandat să planificați prezentarea proiectului, o sesiune de întrebări și răspunsuri și o dezbatere despre avantajele și dezavantajele. Pe de altă parte, prezentarea rezultatelor companiei sau a altor proiecte în derulare este inutilă.
   • Dacă este necesar, pregătiți întâlnirea direct cu participanții. Organizați grupuri mici de lucru cu părți interesate cheie pentru a anticipa cele mai bune.

5. 
   

   
   Evocați punctele cruciale de la începutul jocului. Pierderea atenției este una dintre ineficiențele unei întâlniri. Dacă angajații nu mai sunt concentrați, participarea lor este pasivă sau inexistentă și este posibil ca obiectivul să nu fie atins. Pentru a evita această capcană, fiți puternici și prezentați temele esențiale de la începutul întâlnirii. Atunci oamenii sunt cei mai atenți și activi.
   • De exemplu, dacă obiectivul principal este să luați o decizie, prezentați argumentele la începutul ședinței. Dacă colaboratorii sunt bine informați, ei vor participa la dezbatere într-un mod relevant și constructiv. Puneți momentul luării deciziilor la sfârșitul discuției. Puteți trece apoi la o altă temă mai puțin importantă.
   • Această tehnică permite adaptarea duratei întâlnirii la constrângerile fiecăreia, asigurându-se în același timp că obiectivul esențial este atins. Într-adevăr, nu este neobișnuit ca angajații să aibă mai multe imperative și nu pot rămâne până la sfârșitul întâlnirii.

6. 
   

   
   Permiteți o durată pentru fiecare temă. Oferirea unui termen pentru fiecare punct ajută la încadrarea întâlnirii atât în ​​conținutul acesteia, cât și pe durata ei. Angajații dvs. vor putea, de asemenea, să își organizeze mai bine timpul. Setați perioade rezonabile pe care le puteți ține. Dacă este necesar, introduceți pauze mici pentru a menține atenția participanților.
   • Planificați o scurtă întâlnire pentru a ajunge la acest punct. De exemplu, pentru a discuta un nou proiect, dedicați zece minute prezentării, zece minute întrebărilor și zece minute dezbaterii. Încheie ședința cu un vot asupra elementelor proiectului.
   • Setarea unei limite de timp pentru fiecare temă în amonte face posibilă controlul ritmului întâlnirii. Modificați durata temei în funcție de importanța acesteia. În timpul pregătirii, dacă observați că ședința este probabil să se deruleze, reduceți numărul de subiecte sau scurtați durata.
   • De asemenea, determinați timpul de vorbire al tuturor. Limitarea timpului de intervenție al angajaților maximizează eficiența prin evitarea digresiunilor. Dacă aveți o dezbatere de cincisprezece minute și există zece participanți, toată lumea poate vorbi aproximativ un minut.

Partea 2 Opriți ordinea de zi

1. 
   

   
   Creați antetul agendei. Acesta trebuie să țină atenția și să încurajeze participanții să participe la întâlnire. Antetul trebuie să conțină toate elementele de bază ale ședinței. Colaboratorul trebuie să poată înțelege ce se discută în câteva secunde. Antetul este compus în mod ideal dintr-un titlu și un subtitlu. Indicați scopul, data, ora și locația întâlnirii.
   • De exemplu, titlul poate fi „Reuniunea de prezentare a proiectului X, 12 ianuarie 2019, camera A” sau „Schimbarea termenilor Y a proiectului, 12 ianuarie 2019, Office B”.
   • Optați pentru o tipografie de genul Times new Roman sau Calibri. Evidențiați titlul, scrieți-l cu majuscule sau scrieți-l cu litere aldine.

2. 
   

   
   Permiteți timp pentru schimburi informale. O întâlnire este și prilejul conversațiilor gratuite între colaboratori.Dă-le timp să se salute reciproc la începutul întâlnirii. Dacă ați invitat vorbitori externi, profitați de ocazie pentru a le prezenta. La finalul întâlnirii, este obișnuit să mulțumim personalului și oricărui invitat.
   • Oferirea unui timp pentru schimburi informale permite și participanților care nu știu să aibă un prim contact.
   • Dacă este vorba despre o conferință sau o întâlnire importantă, puteți prezenta lista participanților pe ordinea de zi. Dacă este vorba despre o întâlnire de afaceri într-o întreprindere mică, acest pas nu este necesar. Va fi suficient să facem prezentările la începutul întâlnirii.
   • Rețineți că puteți lăsa câteva linii necompletate în documentul dvs. pentru a contracara orice modificări ale agendei.

3. 
   

   
   Detaliați temele. Prezentați cronologic subiectele abordate. Definiți-le în câteva cuvinte, astfel încât angajații să le înțeleagă instantaneu. Puteți opta pentru o formă afirmativă dacă este o simplă întâlnire de afaceri sau o temă care nu necesită discuții. Pe de altă parte, poate fi mai relevantă utilizarea formei interogative dacă este vorba despre o dezbatere sau o reflecție colectivă.
   • Forma interogativă îl încurajează pe colaborator să se gândească la problema ridicată. De exemplu, dacă schimbați titlul „Condiții contractuale X și Y” în „Pot fi ajustate condițiile contractului X și Y pentru a face față creșterii cererii? Colaboratorul va fi înclinat să pregătească argumente. În acest caz, nu ezitați să includeți pe ordinea de zi documente cu privire la proiectele în cauză.
   • Aspectul dvs. trebuie să fie clar și aerisit. Dezvoltați doar o temă pe fiecare paragraf și descrieți-o în câteva cuvinte.

4. 
   

   
   Precizați durata așteptată pentru fiecare temă. Aceste informații sunt utile atât pentru pregătirea ședinței, cât și pentru conducerea acesteia. Într-adevăr, oferă angajaților o indicație a importanței temei și le permite să se pregătească în consecință. Dacă în timpul ședinței, contribuțiile sunt prea lungi sau irelevante, moderatorul poate interveni în mod legitim pe baza agendei.
   • Indicarea duratei aproximative a unei teme ajută la controlul ritmului întâlnirii și încurajează participanții să fie concisi.

5. 
   

   
   Extindeți pe scurt fiecare temă. Indicați etapele discuției pentru fiecare problemă. Acest pas este deosebit de important dacă tema este esențială, deoarece permite direcționarea intervențiilor participanților. De exemplu, dacă există o întrebare despre configurarea unui nou proiect, puteți împărți secțiunea de discuții în mai multe întrebări.
   • Dacă planificați o dezbatere de treizeci de minute, articulați-o în mai multe puncte, fiecare cu o durată limitată. Puteți aloca zece minute întrebărilor logistice, zece minute întrebărilor administrative și zece minute programului de implementare.

6. 
   

   
   Precizați numele facilitatorului de întâlniri. O întâlnire este o adunare de oameni. Prin urmare, este important să cunoaștem principalele părți interesate. Indicați numele și poziția facilitatorilor și contribuitorilor și rolul acestora în cadrul întâlnirii. Nu ezitați să comunicați despre prezența oricărei persoane care vi se pare importantă.
   • Dacă facilitați întâlnirea, indicați-o direct în titlul prezentării. Dacă numiți pe altcineva, asigurați-vă că le anunțați în prealabil.

7. 
   

   
   Permiteți timp pentru un difuzor excepțional. Dacă invitați oamenii să vorbească, discutați cu ei conținutul și durata intervenției lor. De asemenea, intenționați să le prezentați la începutul întâlnirii. În agenda dvs., indicați numele lor, poziția lor și detaliile contribuției lor.
   • Pregătirea unei intervenții cu oaspetele este esențială, deoarece restricțiile fiecărei persoane sunt mai bine gestionate.

8. 
   

   
   Permiteți timp pentru pericole. La sfârșitul ședinței, rezumați câteva minute pentru a face rezumatul. Solicitați și participanții, deoarece ar putea dori să aprofundeze într-un subiect sau să indice un punct de importanță care nu a fost inclus în agendă.
   • Pentru a acorda timp liber exprimării participanților le permite să fie mai implicați în întâlnire. Vor fi mai atenți în timpul intervențiilor pentru a-și aduce propria contribuție.
   • Planificați o sesiune de întrebări și răspunsuri la sfârșitul ședinței.

Partea a 3-a Scrie și distribuie agenda

1. 
   

   
   Dati detaliile intalnirii. Antetul ar trebui să ofere dintr-o privire toate informațiile de bază despre întâlnire. Indicați data, locul, ora și durata întâlnirii. De asemenea, specificați numele facilitatorului de întâlniri. Dacă oamenii trebuie să vorbească, enumerați-le la începutul documentului.
   • Dacă un invitat nu poate veni, specificați numele său oricum, indicând că este scuzat.
   • Dacă este necesar, includeți un plan de călătorie de la companie la locul de întâlnire. Poate fi un document separat sau un plan tipărit în partea de jos a paginii.

2. 
   

   
   Indicați cerințele necesare. Pentru a vă asigura că participanții sunt pregătiți în mod corespunzător și nu vin cu o bucată de hârtie goală, eventual le oferiți materiale pe care să le citiți în prealabil. Poate fi un rezumat al unui raport, un rezumat al unui proiect sau o prezentare a dezbaterii planificate. Puteți oferi, de asemenea, extrase din intervenția oaspeților. Acest pas constă în adaptarea la tipul și importanța întâlnirii.
   • La sfârșitul agendei, includeți o secțiune care detaliază ceea ce se așteaptă de la participanți. Dacă este necesar, pregătiți un fișier cu unele documente și atașați-l la ordinea de zi.

3. 
   

   
   Examinați-vă agenda. Toți participanții se vor baza pe acest document pentru a-și gestiona propriile priorități. Prin urmare, este important să fie completă, clară, concisă și lipsită de erori de formă sau de formă. Dacă este necesar, corectați-l de un coleg. Tratarea prezentării dvs. este o formă de respect față de participanți, dar și o modalitate de a vă dovedi angajamentul și profesionalismul.

4. 
   

   
   Trimiteți ordinea de zi cu cel puțin trei zile înainte de ședință. Dacă este important sau dacă este necesară o lucrare prealabilă a colaboratorilor, trimiteți electronic sau distribuiți documentele relevante cu cel puțin o săptămână sau chiar câteva luni înainte de întâlnire. Dacă este necesar, programați memento-uri la intervale regulate.
   • Rețineți că anumite tipuri de întâlniri, cum ar fi consiliile de administrație sunt reglementate de lege sau de regulile interne ale companiei.