Cum se scrie un plan de gestionare a schimbărilor

Conţinut

• etape
• Metoda 1 Scrieți un plan pentru gestionarea schimbărilor organizaționale
• Metoda 2 Urmăriți modificările la proiect

Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbărilor. Unul abordează impactul schimbărilor asupra unei organizații și facilitează tranziția. Al doilea ajută la urmărirea modificărilor la un singur proiect, creând o înregistrare clară a modificărilor aduse produselor sau a sferei de aplicare a proiectului. Aceste planuri vizează comunicarea a ceea ce trebuie făcut clar și cu exactitate.

etape

Metoda 1 Scrieți un plan pentru gestionarea schimbărilor organizaționale

1. 
   

   
   Arătați motivele modificărilor care trebuie făcute. Enumerați factorii care au dus la decizia de a face schimbări, cum ar fi performanța slabă, tehnologia nouă sau schimbarea misiunii organizației.
   • O abordare este de a descrie starea actuală a afacerii, iar situația viitoare pe care acest plan își propune să o creeze.

2. 
   

   
   Definiți natura și sfera modificărilor. Descrieți pe scurt natura așteptată a proiectului. Determinați dacă aceasta va afecta pozițiile, modificările procesului, modificările politicii sau structura organizațională. Enumerați departamentele, grupurile de lucru, sistemele sau orice altă componentă care poate fi supusă ajustării.

3. 
   

   
   
   
   Descrieți sprijinul părților interesate. Enumerați toți factorii interesați implicați în plan, de exemplu, sucursala, șeful misiunii, propozitorul, consumatorii sau angajații afectați de schimbare. Pentru fiecare din aceste părți, specificați dacă părțile interesate vor susține modificările care urmează să fie făcute.
   • Nu uitați să întocmiți un tabel care să poată explica aceste informații în mod clar și succint. Pentru fiecare parte afectată, evaluați nivelul prioritar (înalt, mediu sau scăzut) al următoarelor date: conștientizare, nivel de sprijin, influență.
   • Dacă este posibil, efectuați interviuri individuale pentru a evalua sprijinul părților interesate.

4. 
   

   
   Înființează o echipă. Această echipă va fi responsabilă de comunicarea cu toate părțile interesate, de ascultarea diferitelor îngrijorări și de asigurarea faptului că operațiunea are loc în cele mai bune condiții posibile. Alegeți persoane care sunt foarte credibile în afacere și care au abilități bune de comunicare.
   • Ar trebui să angajați un promotor din conducere. Subliniază că va fi o activitate activă pentru favorizarea schimbării, nu doar pentru aprobarea planului.

5. 
   

   
   
   
   Dezvoltați o abordare cu managementul. Primirea întregului sprijin al companiei este esențială pentru succesul operațiunii. Permiteți tuturor managerilor să comenteze schimbările și să colaboreze între ei pentru a juca un rol activ în acest proiect.

6. 
   

   
   Faceți un plan pentru fiecare actor. Pentru fiecare parte interesată, inclusiv pentru cei care susțin proiectul, evaluați riscurile și problemele implicate. Încredințați echipa responsabilă cu sarcina de a aborda aceste preocupări.

7. 
   

   
   Creați un plan de comunicare. Comunicarea este elementul cheie al acestui proces. Comunicați frecvent cu toate părțile implicate. Consolidă motivele care stau la baza modificărilor care trebuie făcute și beneficiile care vor decurge din ele.
   • Actorii ar trebui să primească o comunicare unidirecțională în două sensuri. Întâlnirile față în față sunt esențiale.
   • Comunicarea trebuie să vină de la un promotor al conducerii principale, supraveghetorul direct al fiecărui angajat și orice alt purtător de cuvânt în care actorii au încredere. Toate comunicările trebuie să transmită un coerență.

8. 
   

   
   Atenție la orice rezistență. Întotdeauna există rezistență la schimbare. Acest lucru se întâmplă la nivel individual și, prin urmare, trebuie să comunicați personal cu părțile interesate pentru a descoperi cauza acestor rezistențe. Atenție la nemulțumiri, astfel încât echipa de conducere să le poată remedia. Aceste preocupări includ de obicei următoarele puncte.
   • Fără motivație sau fără sentiment de urgență.
   • Nu se înțelege situația generală sau motivele pentru care este nevoie de modificări.
   • Lipsa de participare la proces.
   • Incertitudine cu privire la stabilitatea locului de muncă, rolurile viitoare sau cerințele și abilitățile necesare pentru posturile viitoare.
   • Eșecul managementului în îndeplinirea așteptărilor cu privire la implementarea schimbării sau a comunicării.

9. 
   

   
   Ia obstacolele. Trebuie să răspundeți la revendicări, consolidând comunicarea sau schimbând strategia. Alte cereri pot necesita abordări complementare, pe care le puteți include în planul dvs. sau să le externalizați echipei de management. Examinați care dintre aceste opțiuni este cea mai potrivită pentru organizația dvs.
   • Pentru orice schimbare de poziție sau proces, faceți ca instruirea angajaților să fie o prioritate.
   • Dacă plănuiți o perioadă de tranziție cât mai lină posibil, programați întâlniri sau creșteți beneficiile angajaților.
   • Dacă părțile interesate nu sunt motivate, oferiți-le stimulente.
   • Dacă se simt deconectați de proiect, aranjați o ședință pentru a aduna feedback și a revizui orice modificare a planului.

Metoda 2 Urmăriți modificările la proiect

1. 
   

   
   Definiți rolurile. Enumerați rolurile care vor fi alocate fiecăruia pentru acest proiect. Descrieți responsabilitățile și abilitățile necesare pentru fiecare rol. Cel puțin, delegați un Chef de misiune pentru a implementa zilnic schimbările, precum și un promotor pentru a urmări toate progresele și a lua decizii importante.
   • Pentru proiectele mari dintr-o corporație mare, este posibil să fiți nevoit să împărțiți rolurile între mai multe persoane cu cunoștințe de specialitate.

2. 
   

   
   Înființează o comisie de control. Proiectele IT includ, de obicei, o comisie de control al modificărilor, formată din reprezentanți ai fiecărui grup de părți interesate. Această comisie va fi responsabilă de aprobarea cererilor, în locul șefului misiunii și de comunicarea deciziilor părților interesate. Această abordare este foarte potrivită pentru proiectele cu o serie de părți interesate și poate necesita o reevaluare frecventă a obiectivelor de bază.

3. 
   

   
   Creați un proces pentru a aplica solicitările. Odată ce un membru al echipei identifică progresul, cum treci de la idee la realitate? Descrieți acest proces aici, după cum a convenit echipa. Iată cum ar putea arăta.
   • Membrii echipei trebuie să completeze un formular de cerere și să-l trimită autorității de proiect.
   • HOM ar trebui să introducă informațiile din formularul din jurnalul de solicitări și să actualizeze acest jurnal deoarece solicitările sunt considerate sau respinse.
   • Managerul le cere membrilor echipei să scrie un plan mai specific și să estimeze efortul necesar.
   • Șeful misiunii trimite planul către promotor pentru o eventuală adoptare.
   • Modificările au fost făcute. Părțile interesate sunt frecvent informate despre progres.

4. 
   

   
   Creați un formular de cerere. Următoarele date trebuie să fie incluse în formular și trebuie introduse în jurnalul de modificări.
   • Data cererii de modificare.
   • Numărul de solicitări atribuite de managerul de proiect.
   • Titlu și descriere.
   • Numele, e-mailul și numărul de telefon al persoanei care completează formularul.
   • Prioritatea acordată fiecărei solicitări (mare, mediu sau scăzut). Pentru modificări urgente, este posibil să aveți nevoie de termene specifice.
   • Număr produs și versiune (pentru proiecte IT)

5. 
   

   
   Adăugați informații suplimentare. Jurnalul de modificări trebuie să poată urmări deciziile luate și să monitorizeze îndeaproape punerea lor în aplicare. Pe lângă informațiile din formularele de cerere, va trebui să rezervați spațiu pentru:
   • aprobarea sau respingerea cererilor,
   • semnătura persoanei care va aproba sau respinge cererile,
   • intervalul de timp pentru implementarea modificărilor,
   • datele la care se vor încheia modificările.

6. 
   

   
   Urmărirea deciziilor importante Pe lângă jurnalul de modificări, proiectul ar putea beneficia de o înregistrare a deciziilor importante. Această declarație vă poate ușura pe termen lung sau vă poate ajuta să urmăriți proiectele care au avut unele modificări în management. Acest fișier poate servi de asemenea ca ghid de comunicare pentru clienți sau organele de conducere. Pentru fiecare modificare efectuată la timp, sfera de aplicare sau cerințele proiectului, nivelurile prioritare sau strategia de adoptat, includ următoarele informații.
   • Inițiator de proiect.
   • Data luării deciziei.
   • Un rezumat al motivelor care stau la baza deciziei și a abordării utilizate pentru a le atinge. Vă rugăm să includeți toate documentele relevante în acest proces.