Cum se scrie un raport

Conţinut

• etape
• Partea 1 Pregătire
• Partea a 2-a Luând note în timpul ședinței
• Partea 3 Redactarea procesului-verbal
• Partea 4 Utilizarea șabloanelor procesului-verbal de întâlnire

Ați fost ales sau numit secretar al comisiei dumneavoastră. Felicitări! Dar, ați luat deja note, ați pregătit și redactat minute? Fie că aplicați regulile unui cod de procedură pentru asamblări deliberative, cum ar fi Regulile de ordine Roberts sau Codul Morin, sau vă dezvoltați procesele verbale în felul dvs., va trebui să urmați anumite metode pentru a obține excelență.

etape

Partea 1 Pregătire

1. 
   

   
   Familiarizați-vă cu procedurile de întâlnire ale companiei dvs. Dacă secretarul trebuie să întocmească un raport formal, este de preferat să se intereseze despre codul de procedură care urmează să fie aplicat, și anume Cod Morin sau alta. Într-un cadru mai puțin formal, determinați ce să includeți în procesul-verbal și modul în care acestea vor fi utilizate.
   • În calitate de raportor, nu trebuie să cunoașteți toate regulile de procedură. Cu toate acestea, ar fi util să aveți o copie a codului sau să solicitați președintelui un răspuns specific la orice întrebare.
   • Familiarizați-vă cu rolul dvs. Unii raportori nu intervin direct în dezbateri, în timp ce alții iau note în timp ce participă la discuții. În ambele cazuri, secretarul nu trebuie să joace un alt rol important, cum ar fi președintele sau facilitatorul.

2. 
   

   
   
   
   Pregătiți un model. Procesele verbale ale ședinței au un conținut aproape similar. Un șablon vă permite să standardizați prezentarea procesului-verbal pentru o examinare ușoară. De asemenea, puteți descărca șabloane de minute de probă. Permiteți suficient spațiu pentru cel puțin articolele enumerate mai jos.
   • Numele organizației.
   • Tipul întâlnirii. Există o ședință anuală sau săptămânală obișnuită, o mică ședință a comisiei sau o ședință solicitată pentru un scop special?
   • Data, ora și locul. Lăsați spațiu pentru a înregistra orele de început și de sfârșit ale sesiunii.
   • Numele președintelui sau moderatorul ședinței și numele secretarului sau al supleanților.
   • Lista cu participanți și absent scuzat. De fapt, este fișa de prezență. Rețineți dacă s-a atins cvorumul, adică dacă numărul de cadouri este minimul necesar pentru a vota.
   • Lasă un spațiu pentru semnătura ta. În calitate de secretar, va trebui să semnați întotdeauna lucrarea. O semnătură suplimentară poate fi necesară atunci când procesele verbale trebuie aprobate, dar depinde de procedurile companiei dumneavoastră.
   • Ordinea zilei, dacă este cazul. Dacă nu ați redactat singur agenda, cereți ședinței sau moderatorului ca ședința să vă ofere o copie, care va fi utilă pentru organizarea notelor dvs.

3. 
   

   
   
   
   Aveți un laptop sau laptop cu dumneavoastră. Asigurați-vă că sunteți confortabil cu echipamentul dvs. Dacă scrii de multe ori minute, ai un laptop în acest scop sau creează un folder pe computer.
   • Dacă ați pregătit procesul-verbal al unei ședințe anterioare și nu a fost trimis spre aprobare, asigurați-vă că vă spălați și voi.
   • Un magnetofon vă poate ajuta să scrieți câteva minute mai târziu, dar nu va înlocui luarea notelor. Dacă înregistrați procedura în timpul ședinței, asigurați-vă că toți cei prezenți sunt de acord. Rezistați tentației de a reproduce afirmațiile participanților cuvânt cu cuvânt.
   • Dacă înveți stenografia, vei lua note mai repede, dar nu va trebui să reproduci tot ceea ce participanții spun pentru a-ți scrie minutele. De fapt, trebuie să evitați să o faceți astfel.
   • Dacă sunteți invitat să luați note public, utilizați un proiector sau o flipchart. Sortează-ți notele cu atenție, astfel încât să le poți folosi cu ușurință pentru a scrie minutele.

Partea a 2-a Luând note în timpul ședinței

1. 
   

   
   Distribuiti foaia de timp. De îndată ce toată lumea este acolo, circulați o foaie sau mai multe dacă sunt mulți participanți. Acesta va fi folosit de toată lumea pentru a-și scrie numele și informațiile de contact. Această listă va fi utilizată pentru a completa secțiunea procesului-verbal, rezervată pentru a înregistra numele persoanelor care au luat parte la ședință. De asemenea, puteți atașa foaia în sine la procesul-verbal.
   • Dacă nu cunoașteți majoritatea oamenilor prezenți, faceți un plan de masă și completați-l când cereți tuturor să se prezinte. Mențineți lista la îndemână în timp ce luați note, astfel încât să puteți apela fiecare după nume, dacă este nevoie.

2. 
   

   
   Completați modelul la maximum. În așteptarea deschiderii ședinței, introduceți numele organizației, data și locul și tipul reuniunii, de exemplu, „ședința săptămânală a consiliului de administrație, ședința specială a comitetului etc.” “. Când începe ședința, notați ora.
   • Dacă nu aveți un șablon, scrieți aceste informații la începutul notelor.
   • Dacă întrunirea a fost convocată pentru un scop anume sau la un moment special, păstrați o copie a notificării care a fost trimisă participanților. Va trebui să-l atașați la minutele după ce a fost scris.

3. 
   

   
   Scrieți rezultatul primei propuneri. Majoritatea reuniunilor oficiale încep cu o propunere de adoptare a agendei provizorii. Acest prim pas va servi ca exemplu pentru a ilustra procedura. Dacă întâlnirea începe cu o altă propunere, asigurați-vă că înregistrați aceleași informații relevante.
   • Exact e al mișcării începând cu „propun”. De obicei înseamnă „propun propunerea adoptării acestei agende. "
   • Numele autorului propunerii.
   • Rezultatul votului. Dacă votul este pozitiv, scrieți „moțiunea trecută”.
   • Dacă nu puteți reproduce cu exactitate propuneri lungi, puteți solicita depunerea lor în scris. Dacă aceasta este o problemă recurentă, cereți să includeți această cerință în procedura oficială pentru propuneri care depășesc un anumit număr de cuvinte.
   • Dacă ați elaborat ordinea de zi, puteți fi sponsorul moțiunii, în timp ce sunteți secretarul ședinței. Acest lucru este perfect atât timp cât rămâneți obiectiv, deoarece nu este incompatibil să includeți propriile acțiuni în procesele verbale.

4. 
   

   
   Salvați celelalte propuneri prezentate în timpul întâlnirii. Urmați procedurile cu atenție, dar nu le înregistrați în procesul-verbal, cu excepția cazului în care vi se recomandă altfel! Când este prezentată o nouă moțiune, înregistrați informațiile relevante.
   • Nu uitați că fiecare propunere ar trebui să includă în sine termenii propunerii, numele autorului și rezultatul votului.
   • Unele propuneri necesită sprijinul unui alt participant înainte de a fi supus la vot. De exemplu, dacă cineva spune: „Spuneți mișcarea”, înregistrați numele acelei persoane în procesul-verbal ca coautor al mișcării.
   • Dacă nu cunoașteți numele sponsorului propunerii sau nu doriți să o ascultați din nou, vă rugăm să opriți politicos întâlnirea și să puneți întrebări. Înregistrarea precisă a informațiilor este suficient de importantă pentru a justifica această ușoară întrerupere.
   • Dacă se schimbă o mișcare, pur și simplu reiterează formularea din notele tale. Nu este necesar să se indice în procesul-verbal că propunerea a fost modificată, cu excepția cazului în care a existat controverse privind amendamentul care a dat naștere unei dezbateri îndelungate.

5. 
   

   
   Ascultați prezentarea rapoartelor și cereți copii. Ori de câte ori un raport, buletin informativ sau document similar este citit cu voce tare, înregistrați numele raportului și numele persoanei care îl citește sau numele subcomisiei care l-a scris. Dacă există o mișcare atașată, salvați-o așa cum ați face pentru orice altă mișcare.
   • Cu toate acestea, cel mai bine este să obțineți o copie a documentului la sfârșitul ședinței. Prezentați o notă vorbitorului sau scaunului pentru a obține această copie. După aceea, veți atașa o copie a fiecărui raport la minutele după ce a fost scris.
   • Dacă copia nu este disponibilă, rețineți unde este păstrat documentul original. Este posibil să fie nevoie să solicitați aceste informații după întâlnire.
   • Dacă un participant face un raport oral în loc să citească un document, scrie un rezumat al declarației sale. Nu intrați în detalii și nu reproduceți cuvintele vorbitorului.

6. 
   

   
   Rețineți acțiunile întreprinse sau atribuite. Aceasta include verificare implementarea deciziilor reuniunii anterioare și implementarea noilor acțiuni. I s-a comandat cineva să scrie o scrisoare? Notează numele persoanelor implicate și acțiunile atribuite acestora.
   • În funcție de gradul de formalitate al întâlnirii dvs., multe dintre aceste acțiuni pot face parte propuneri. Pentru întâlniri mai puțin formale, va trebui să fii atent la deciziile care nu au fost clar formulate.
   • Explicați pe scurt motivele unei decizii, dacă există.

7. 
   

   
   Înregistrați toate punctele de ordine și punctele procedurale. Ori de câte ori se formulează o obiecție împotriva unei proceduri, rețineți întreaga obiecție și principiul pe care se bazează, precum și decizia completă a președintelui.
   • Nu uitați să includeți referințe la codul de procedură, indiferent dacă aplicați statutele sau protocolul organizației.

8. 
   

   
   Știți când să scrieți rezumatul discuțiilor. Va fi necesar să faceți acest lucru numai în urma unei solicitări clar menționate. Oficial, un raport reflectă ceea ce a fost fapt și nu ceea ce a fost a declarat . Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare cerințele unice ale organizației dvs.
   • Luându-ți notele, străduiește-te să fii obiectiv, indiferent de circumstanțe. Scrie puncte concrete și nu sentimente. Minimizați utilizarea adjectivelor și a adverbelor. Scopul tău este să scrii un document uscat, faptic și uneori fără gust!
   • Rezumatul discuțiilor nu trebuie să fie nominativ. Așadar, evitați să menționați numele vorbitorilor în dezbateri. Acest lucru este deosebit de important, când în timpul unei dezbateri aprinse, un vorbitor fără scrupule ar putea jigni sensibilitățile unora.

9. 
   

   
   Închideți la sfârșitul ședinței. Notă ora la care ședința este amânată. Nu uitați să ridicați toate copiile rapoartelor sau amintiți-le oamenilor să vă trimită.
   • Examinați-vă notițele pentru a vă asigura că totul este clar și nu ați uitat nimic. Acesta este momentul pentru a vă pune întrebările înainte ca participanții să plece.

Partea 3 Redactarea procesului-verbal

1. 
   

   
   Începeți să scrieți cât mai curând posibil. Cel mai bine este să descrieți procesele verbale imediat după întâlnire, atâta timp cât evenimentele sunt încă în memoria dvs.

2. 
   

   
   Utilizați un computer pentru a introduce notele de întâlnire. Este posibil să fi făcut deja acest lucru, dacă ți-ai luat notițele pe un computer laptop în timpul sesiunii. Salvați-vă notițele și începeți un nou document. Le puteți compara cu minutele, așezându-le cot la cot.

3. 
   

   
   Prezentați notele clar în paragrafe. Fiecare nouă moțiune, nouă decizie sau punct de ordine ar trebui tratate într-un paragraf independent. În timpul operației, verificați că:
   • ați respectat regulile de ortografie și gramatică, chiar dacă utilizați un corector ortografic, dacă este necesar,
   • ați folosit același timp în întregul e, fie în trecut, fie în prezent, dar fără a trece vreodată de la o dată la alta în același document,
   • sunteți obiectiv, cu alte cuvinte opinia dvs. nu ar trebui să apară niciodată în procesul-verbal, deoarece încercați să creați un document obiectiv destinat tuturor,
   • ați folosit un vocabular simplu și precis și ați înlocuit termenii vagi cu cuvinte adecvate, evitând în același timp utilizarea expresiilor cu flori,
   • ai menționat doar acțiunile întreprinse, nu dezbaterile, cu excepția cazului în care vi s-a solicitat să le înregistrați, deoarece ar trebui să vă concentrați asupra a ceea ce a fost fapt și nu pe ceea ce a fost a declarat,
   • ai numerotat paginile pentru claritate.

4. 
   

   
   Distribuieți copiei proiectului procesului-verbal membrilor. Trimiteți o copie fiecărui membru folosind informațiile de contact din foaia de timp. Dacă nu aveți informațiile de contact, facilitatorul întâlnirii ar trebui să vă poată comunica.

5. 
   

   
   Adresați-vă procesul-verbal al ședinței. Vi se poate cere să o citiți cu voce tare la următoarea ședință și să o transmiteți spre aprobare. Dacă moțiunea este adoptată, rețineți că procesul-verbal a fost adoptat.
   • Dacă raportul este modificat înainte de a fi aprobat, efectuați modificările și notați la sfârșitul documentului că acesta a fost modificat fără a descrie modificările făcute.
   • Dacă o propunere de modificare este făcută după aprobarea procesului-verbal, menționați conținutul exact al propunerii și decizia privind adoptarea sau respingerea acesteia.

Partea 4 Utilizarea șabloanelor procesului-verbal de întâlnire

1. 
   

   
   Accesați un site care oferă exemple de minute de întâlniri. Aceste șabloane vă vor economisi timp și veți evita greșelile.

2. 
   

   
   Faceți timp pentru a vă examina site-urile. Utilizați posibilitățile oferite de fiecare pentru a găsi modelul care vi se potrivește.
   • Dacă aveți nevoie de un anumit tip de model, de exemplu un model curent sau standard, faceți cercetarea și descărcați modelul ales făcând clic pe butonul „descărcați” sau pe butonul „utilizați un șablon”. Asigurați-vă că îl salvați într-un loc ușor de găsit, astfel încât să nu îl pierdeți.

3. 
   

   
   Accesați fișierul. După ce ați terminat descărcarea, decuplați fișierul și deschideți-l în „Microsoft Word” sau „Excel”. Utilizați cea mai recentă versiune a „Microsoft Word” pentru ușurință și calitate. Menținerea software-ului la zi vă va facilita lucrurile în același timp vă va permite să utilizați funcții noi.

4. 
   

   
   Adăugați logo-ul companiei și simbolul drepturilor de autor în antet. Îndepărtați logo-ul eșantionului din șablon și asigurați-vă că citiți termenii de utilizare a site-ului de descărcare. Nu vrei să te regăsești în fața problemelor legale, nu?

5. 
   

   
   Schimbă titlul. În zona titlului, evidențiați cuvintele „titlul întâlnirii” și introduceți titlul propriu al procesului-verbal.

6. 
   

   
   Modificați prezentarea documentului (opțional). Pentru a vă face modelul mai atractiv, puteți schimba culorile sau puteți alege o altă temă. Este simplu: găsiți fila „aspect” și faceți clic pe secțiunea „culori și teme”. În acest fel, puteți schimba aspectul modelului dvs. și chiar puteți alege culori care se potrivesc cu logo-ul companiei dvs.

7. 
   

   
   Introduceți subtitrările secțiunilor. Ar trebui să fie mai multe câmpuri pe care le puteți completa. Este posibil să aveți nevoie de mai multe câmpuri sau să preferați să schimbați e. Personalizează-le în funcție de nevoile tale.

8. 
   

   
   Salvați șablonul pe laptop. Astfel, îl puteți folosi în timpul sesiunii pentru a vă scrie minutele. Dacă continuați să utilizați „Microsoft Office”, lucrurile vor merge mai repede și mai ușor și veți putea urmări întâlnirea cu mai multă organizare și precizie decât înainte. În mod alternativ, puteți tipări șablonul pentru a lua note scrise de mână, dar asigurați-vă că aveți suficient spațiu pentru a scrie informațiile necesare.

9. 
   

   
   Verificați modelul. Felicitări! Modelul dvs. de raport este terminat. Productivitatea și precizia dvs. ar trebui să se îmbunătățească exponențial acum, după ce aveți un model de urmat, care vă ajută să vă organizați ideile. Ca în orice proiect, revizuiți detaliile modelului dvs. pentru a identifica elemente inexacte sau lipsă. De îndată ce totul este în regulă, îl puteți folosi la următoarele întâlniri.