Cum să primiți un apel

Conţinut

• etape
• Metoda 1 Răspundeți la telefon în timp ce lucrați
• Metoda 2 Răspundeți la telefon în mod privat
• Metoda 3 Răspundeți la un apel telefonic de la un număr necunoscut

Să știi cum să răspunzi la telefon este o abilitate importantă în viață. În circumstanțe profesionale, cum ar fi primirea unui apel de afaceri sau un apel de la un potențial angajator, este necesară o metodă de salut mai formală. Dacă primiți un apel de la un prieten, un iubit sau un membru al familiei, veți avea tendința de a răspunde într-un mod mai simplu și mai natural. Dacă primiți un apel de la un număr necunoscut, va trebui să utilizați o tehnică dovedită și să aveți precauție.

etape

Metoda 1 Răspundeți la telefon în timp ce lucrați

1. 
   

   
   Fii profesionist. Când primiți un apel la serviciu, nu puteți ști întotdeauna cine se află în celălalt capăt al liniei. Răspunsul profesional vă va ajuta să începeți conversația la bun început.
   • Când te îndoiești, spune doar „salut, este Carl la telefon”.
   • Chiar dacă știți cine este cel care a apelat, este posibil ca șeful dumneavoastră să apeleze de la telefonul unuia dintre colegi! Răspunzând spunând „da, ce? Va da o impresie negativă sau excesiv de greșit despre tine.

2. 
   

   
   Concentrați-vă pe conversație. Arată-te absolut prezent. Opriți toate lucrările și luați un moment scurt pentru a vă pregăti.
   • Exprimați-vă pe față, expresia pe care doriți să o proiectați înainte de aterizare. Acest lucru face diferența: indiferent dacă sunteți zâmbind, încruntat sau plâns, interlocutorul dvs. îl va simți prin tonul vocii.
   • Nu vă permiteți să navigați pe internet sau să vă distrageți în timpul apelului. Dacă nu sunteți prezent, interlocutorul va putea să îl simtă.

3. 
   

   
   
   
   Prezentați-vă întotdeauna. În afaceri, este necesar să răspundeți la un apel telefonic spunând numele dvs. și cel al companiei dvs.: „Bună ziua, vă mulțumesc că ați apelat la compania XYZ. Eu sunt Carl. Ce pot face pentru tine? "
   • Dacă este un apel intern și îl cunoașteți, puteți răspunde dând numele departamentului și numele dvs. în schimb: „Bună ziua, sunteți în departament Webdev, Carl la telefon. Ce pot face pentru tine astăzi? Acest lucru va permite interlocutorului dvs. să știe că s-a adresat persoanei potrivite și că sunteți gata să îl ajutați. Vorbirea cu un ton prietenos și prietenos va face conversația mai plăcută pentru fiecare dintre voi.
   • În majoritatea serviciilor, există reguli pentru primirea apelurilor pe care toți angajații trebuie să le respecte. Arătați întotdeauna sinceritate, chiar dacă sunteți forțați să urmați instrucțiunile prost, pentru că clientul va putea spune dacă sunteți cu adevărat entuziast sau dacă citiți doar instrucțiunile: „Bine ați venit la linia telefonică de Bun Burger, casa de patiserie bună! Va suna ridicol dacă nu o spui cu convingere.

4. 
   

   
   
   
   Răspundeți cu suficientă corectitudine. Arată-ți răbdare, respectuos și convingător. Faceți tot posibilul pentru a vă face util. Încercați să nu vorbiți în mod excesiv de casual până când nu știți cine este pe linie.
   • Dacă cealaltă persoană nu apare, spuneți: „Pot afla cine este la telefon? Este important să știți cine sună în cazul în care trebuie să îl contactați din nou sau să-l transferați pe o altă linie. Această atitudine permite, de asemenea, persoanei să simtă că este tratată personal și, prin extensie, că este specială. Este important să creați relații profesionale pozitive cu oameni care vă sună de mai multe ori.
   • Încercați să nu fiți nepoliticos, chiar dacă vă simțiți frustrați. Nu uitați că în afaceri, cuvintele și acțiunile dvs. reflectă în mod direct imaginea afacerii dvs. Dacă dați o imagine proastă a afacerii dvs., veți strica afacerea, iar managerii dvs. nu o vor accepta.

5. 
   

   
   Pregătiți-vă să primiți unul. Dacă cineva sună pentru a vorbi cu managerul sau colegul, dar sunteți singura persoană disponibilă pentru a primi această persoană în acest moment, întrebați politicos cine este la telefon și rugați-i să spună ce solicită. Ascultă cu atenție și notează cât mai multe informații:
   • Dacă persoana la care încearcă să ajungă nu este disponibilă, spuneți-i: „Îmi pare rău, dar domnul O'Halloran nu este disponibil în acest moment. Ți-ar plăcea să-l lași pe unul? "
   • Asigurați-vă că înregistrați numele, numărul de telefon și subiectul apelului acesteia. Evaluează urgența apelului: simți că apelantul are nevoie de asistență în următoarele două ore sau doar într-o săptămână? Dacă acesta este un apel urgent, va fi necesară rezolvarea problemei cât mai rapid și eficient posibil, deci asigurați-vă că continuați cât mai curând posibil.

6. 
   

   
   Ferește-te de apelurile care au ca scop colectarea informațiilor. Dacă nu recunoașteți cine apelează și solicitați informații despre dvs. sau alții, aveți grijă să nu dați prea multe informații despre modul în care funcționează afacerea dvs. internă.
   • Chiar dacă interlocutorul își dă numele și numele companiei sale, trebuie să fii atent dacă nu este un contact de încredere. Dacă aveți îndoieli, puneți apelul în așteptare pentru un minut și cereți-i un sfat colegului: „Am mai lucrat cu o persoană pe nume Dave Neal? El pune multe întrebări despre procedurile noastre și capacitatea noastră și vreau să mă asigur că pot avea încredere în el. "
   • În afaceri, trebuie să spui: „Îmi pare rău, domnule sau doamnă. Conform regulii companiei, nu sunt autorizat să dau aceste informații. Pot să știu scopul pentru care căutați aceste informații? Apoi, scoateți-vă analiza.

Metoda 2 Răspundeți la telefon în mod privat

1. 
   

   
   Salut, oricine sună. Dacă știți cine sună, luând în considerare identitatea și experiența lui, salutați-l așa cum ați face dacă ați fi în fața ei. Dacă nu cunoașteți persoana care sună, răspundeți mai formal și așteptați să spună subiectul apelului ei.
   • Ca un salut standard, recunoscut internațional: spune „allo? Răspundeți cu o ușoară inflexiune la sfârșitul salutului, ca și cum ai pune o întrebare. Termenul „allo? Îl va conduce pe interlocutor să răspundă și în cele mai multe cazuri va continua să vă spună scopul apelului său.
   • Dacă apelantul este prieten, salută-l întâmplător: „salut, Tom! Ce mai faci? "
   • Dacă apelantul este un manager, un cunoscut sau un potențial angajator, îi salută într-o manieră mai formală, dar familiară: „Bună seara, domnule Lynch, cum sunteți?” "
   • Dacă nu cunoașteți persoana care apelează, vă limitați la un simplu „allo? "

2. 
   

   
   După ce ai spus „salut? ", Așteptați răspunsul interlocutorului. Acest mod de a începe conversația încurajează interlocutorul dvs. să se prezinte. Priviți următorul exemplu. Ceea ce trebuie să spui este menționat în grăsime și ce trebuie să spună interlocutorul italice :
   • Alo?
   • Bună, Carl, e Tom.
   • Oh, salut, Tom! Ce este nou?
   • Sun doar pentru a vedea dacă vei fi disponibil mai târziu. M-am gândit să-ți sugerez să mergi la vizionarea noului film Star Wars.
   • Da, sunt gata să vizionez filmul Star Wars!

3. 
   

   
   Personalizează-ți salutul. După ce ați acumulat mai multă experiență în răspunsul la apeluri telefonice, puteți începe să creați propriile modele de salut și expresii specifice pe care le puteți folosi de mai multe ori.
   • Nu uitați să vă identificați prin salutul dvs.: „salut, este Carl” sau „Carl la telefon”.
   • Vă gândiți să experimentați cu variații familiare ale salutului „salut? "Bună" sau "salut" sau "cucu, ce se întâmplă?" Sau "salut, ce mai faci?" Aceste saluturi familiare sunt mai potrivite între prieteni și cunoștințe non-profesionale.

4. 
   

   
   Proiectarea unei vocale pentru vremurile când vei fi plecat. Oricine vă este prieten, părinți sau angajatori poate cădea pe robotul dvs., deci asigurați-vă că vocea dvs. este politicoasă și concisă. Evitați vocalele care nu glumesc sau glumesc, cu excepția cazului în care sunteți absolut sigur că numai prietenii dvs. vor apela.
   • Spune, „ești la robotul lui Carl. Îmi pare rău că nu vă pot răspunde chiar acum. Lasă unul și îți voi răspunde cât mai curând.
   • Gândiți-vă să proiectați o familie vocală în cazul în care utilizați un telefon de familie. Spune: „Bună, aceasta este familia Rogers. Ne pare rău că nu vă putem răspunde în acest moment, dar lăsați unul și vă vom suna înapoi cât mai curând! Efectuați înregistrări distractive cu vocile tuturor membrilor familiei. Încercați să faceți ca întreaga familie să vorbească în cor sau să-i spuneți fiecărui membru al familiei o parte din familie.
   • Nu uitați să solicitați direct informațiile apelantului, în loc să-i cereți pur și simplu să lase un: „Vă rugăm, lăsați numele, numărul dvs. de telefon și subiectul apelului dvs. și vă voi suna înapoi cât mai curând posibil. " Aplicarea acestei abordări mai specifice poate părea mai potrivită pentru un număr de telefon pe care vă așteptați să primiți multe apeluri de afaceri.

Metoda 3 Răspundeți la un apel telefonic de la un număr necunoscut

1. 
   

   
   Luați în considerare persoana care v-ar putea suna. Dacă așteptați un apel de la cineva (o cunoaștere nouă, o organizație sau un potențial angajator), răspundeți la telefon cu acest lucru. Califică-te pentru a ști dacă această situație necesită un salut ceva mai formal sau puțin mai puțin formal, totuși rămâi formal, pentru că nu știi niciodată.
   • Răspundeți politicos și într-un mod mai puțin formal, în acest caz. Un simplu „allo? Ar fi potrivit. Nu trebuie să raportați imediat. Dacă persoana care te sună cunoaște sau vede numele tău pe un card, ea va întreba: „Pot să vorbesc cu Carl? "
   • Dacă apelul apare ca ca necunoscut sau mascat, nu te simți obligat să răspunzi. Răspundeți, dacă doriți, sau doar așteptați să vedeți dacă apelantul va lăsa o voce. Puteți să îl apelați întotdeauna, în cazul în care este un apel important.

2. 
   

   
   Feriți-vă de farse. Dacă răspundeți la apel și constatați că este de fapt un apel ridicol sau agresiv, poate fi o glumă. Unele farse sunt vulgare și evidente, în timp ce altele vor încerca să te păcălească să creadă că acesta este un apel legitim important. Tratează-i pe glume așa cum ai face cu bătăușii: dacă rămâi online și joci jocul lor, îi va încuraja. Cu toate acestea, ar fi totuși util să rămâneți online și să jucați jocul, în caz că vă oferă o idee despre cine apelează. Unele telefoane din SUA oferă un serviciu de selectare a apelurilor: Dacă apelați * 69 după ce vă închideți, un serviciu de apel automat vă va oferi toate informațiile publice despre ultimul număr care v-a sunat.

3. 
   

   
   Feriți-vă de telemarketeri. Dacă răspundeți la un apel telefonic de la un număr necunoscut și persoana de la celălalt capăt începe să vă pună întrebări despre dvs., este posibil să caute o modalitate de a vă scoate din telefon. bani.
   • Telemarketers numesc zeci de oameni în fiecare zi și majoritatea acestor oameni nu sunt interesați de ceea ce vând. Nu vă jenăți să spuneți, „mulțumesc că sunati, dar nu mă interesează. Va doresc o zi buna! Apoi puteți să vă agățați pentru a nu pierde timpul sau a lor.
   • Dacă nu mai doriți să mai primiți apeluri de la această companie anume, cereți telemerketerului să vă pună numărul pe „lista sa neagră”. Majoritatea companiilor vor avea tendința de a respecta solicitarea dvs. și vor înceta să vă deranjeze.
   • Dacă sunteți interesat de ceea ce oferă telemarketerul, puteți să stați online și să îl ascultați. Amintiți-vă, cu cât rămâneți mai mult pe internet, cu atât doriți să vindeți produse!
   • Dacă îți cer informații despre tine sau altcineva din familia ta, întreabă-i despre numele lor și numele afacerii lor înainte de a le spune ceva. Ultimul lucru pe care trebuie să-l faceți este să oferiți prea multe informații telemarketerilor! Dacă sunt suspecte sau nu doriți să le spuneți cine sunt, nu uitați că nu trebuie să continuați să le vorbiți.