Cum să răspundeți la un e-mail care necesită confirmarea prezenței

Conţinut

• etape
• Partea 1 Decideți cum și când să răspundeți
• Partea 2 Pregătirea unui răspuns
• Partea 3 Gestionarea e-mailurilor automate și rezolvarea problemelor

Cu popularitatea din ce în ce mai mare a e-mail-ului ca alternativă la serviciile poștale tradiționale, invitațiile la evenimentele de e-mail sunt extrem de populare pentru întâlniri de vacanță, zile de naștere, nunți și multe altele. Astăzi, organizatorii de evenimente sunt mult mai mulțumiți de e-mailurile care solicită confirmarea participării (altfel cunoscut sub numele de RSVP, care înseamnă „vă rugăm să răspundeți”) decât înainte. Cu toate acestea, deoarece e-mailurile care cer răspunsuri sunt atât de noi, mulți oameni nu știu să răspundă în mod corespunzător. Sperăm că ați putea răspunde mai bine la acest lucru dacă știți ora și cum să o faceți, pregătiți-vă răspunsul și verificați primirea invitației.

etape

Partea 1 Decideți cum și când să răspundeți

1. 
   
   

   
   Vedeți dacă veți merge cu adevărat la eveniment. Prima decizie sau pas va fi să stabilești dacă vei merge cu adevărat la eveniment. Ar trebui să vă gândiți la posibilitatea de a participa la eveniment imediat ce primiți invitația de e-mail RSVP.
   • Rețineți unde va avea loc evenimentul și dacă trebuie să călătoriți. Dacă, de exemplu, cineva te invită la o nuntă în afara orașului, poate fi necesar să cumperi un bilet de avion pentru a ajunge acolo, care poate fi scump.
   • Asigurați-vă programul pentru a vă asigura că nu aveți alte evenimente în aceeași zi și în aceeași oră.
   • Discutați cu soțul / soția și cu ceilalți membri ai familiei pentru a vă asigura că vor fi disponibili. Unii pot refuza, iar alții pot accepta.

2. 
   
   

   
   Identificați tipul de invitație. Circumstanțe diferite necesită diferite nuanțe și niveluri de formalitate. Prin urmare, ar trebui să vă gândiți la tipul de eveniment înainte de a răspunde invitației. Acest lucru vă va permite să fiți siguri că nu faceți o greșeală socială.
   • Vedeți dacă este un eveniment social informal, cum ar fi o invitație la un grătar, pe care un vecin îl face fără un motiv și vă trimite o invitație informală prin e-mail. Aveți opțiunea de a răspunde informal la aceste tipuri de invitații și este posibil să aveți mai puțin timp pentru a trimite răspunsul.
   • Dacă este un eveniment social formal, cum ar fi invitații la nunți, petreceri de naștere, comuniuni sau confirmări, acestea necesită un răspuns pe un ton formal, la fel cum a fost primită invitația.

3. 
   
   

   
   
   
   Răspundeți la momentul potrivit. După ce ai luat o decizie și te-ai gândit la invitație, ar trebui să răspunzi în timp util. În cele din urmă, acesta este unul dintre cele mai importante aspecte atunci când răspundeți la un e-mail RSVP, deoarece ar trebui să oferiți persoanei confirmarea necesară a participării dvs. sau nu la eveniment.
   • Citiți invitația pentru a vedea dacă a data este necesară pentru a răspunde la e-mailul RSVP. Această dată nu este o sugestie. Asigurați-vă că răspundeți în timpul indicat.
   • Răspundeți cât mai curând posibil. Deși persoana care te-a invitat ar putea da una sau două luni pentru a răspunde, asta nu înseamnă că ar trebui să iei toată această perioadă. Dimpotrivă, ar trebui să răspundeți imediat ce luați o decizie concretă dacă mergeți acolo sau nu.

Partea 2 Pregătirea unui răspuns

1. 
   
   

   
   Completați câmpul subiect. După ce ați decis când și cum veți răspunde, ar trebui să pregătiți un schiț al răspunsului pe care îl veți da. Pentru a face acest lucru, începeți să scrieți în câmpul obiect. Aceasta ar trebui să includă acceptarea sau respingerea invitației și să reflecte tonul evenimentului.
   • Pentru evenimente formale, ar trebui să folosiți un ton formal. De exemplu, scrie Anne și Roger nu vor putea participa la banchet pe 11 mai.
   • Pentru circumstanțe informale precum un grătar la un vecin, puteți scrie Nu se poate participa la grătar la data de 11.

2. 
   
   

   
   
   
   Scrie scrisoarea. Este important să răspundeți corespunzător, deoarece reflectă tonul răspunsului. În plus, dacă utilizați un salut corespunzător, veți oferi persoanei care v-a invitat o idee despre modul în care îl vedeți.
   • Alegeți un salut care poate include Bunul meu prieten, À sau dragă.
   • Un eveniment informal necesită un răspuns simplu la persoana care v-a trimis e-mailul. De exemplu, puteți scrie Dragi Martine și Jean.

3. 
   
   

   
   Scrieți conținutul. Corpul e-ului dvs. este poate cea mai importantă parte a e-mailului RSVP. Aceasta reflectă tonul invitației și răspunde direct la aceasta. Unele exemple de acceptare sau de respingere a unei invitații implică acestea.
   • Un eveniment informal garantează un răspuns informal de acest fel Thomas, apreciem cu adevărat invitația la grătar, dar vom fi în afara orașului în acea zi.
   • Un eveniment formal merită un ton similar. De exemplu, puteți scrie Familia Dupont acceptă invitația ta la nunta lui José și Belinda din 5 noiembrie 2019. Un alt exemplu este următorul Jean și Sara Appleby acceptă cu bucurie invitația ta la ziua de naștere a Marta Rodriguez.
   • Un refuz formal al unei invitații poate fi după cum urmează Familia Parker nu va putea participa la nunta lui José și Belinda pe 5 noiembrie 2019.

4. 
   
   

   
   Semnează și scrie numele tău. După scrierea, ar trebui să semnați e-mailul RSVP. Aceasta este mai mult decât o simplă formalitate, deoarece semnătura arată tipul de relație pe care îl ai cu persoana care te-a invitat. Este, de asemenea, un semn despre cum te simți față de acea persoană.
   • Optați pentru un salut formal. De exemplu, puteți scrie cordial, Cele mai bune urări ale mele, Vă rugăm să acceptați, domnule sau doamnă, cele mai bune salutări, sau Vă rugăm să acceptați, domnule sau doamna, expresia sentimentelor mele distincte.
   • Alegeți o formulă informală de genul Foarte sincer, Salutările mele, Purtați bine sau cu sinceritate.
   • Alegeți un final adecvat dacă acceptați sau respingeți invitația. De exemplu, scrie Cu mult regret sau mulțumesc.
   • Semnează cu numele tău după formula finală. Pentru mai multe evenimente informale, nu ezitați să semnați cu prenumele și numele altor persoane care au fost, de asemenea, invitate. Pentru ocazii mai formale, semnați cu prenumele tuturor oaspeților și prenumele după ultima persoană. În unele cazuri, cum ar fi cele în care aveți o relație de familiaritate strânsă cu persoana care v-a invitat, aveți posibilitatea de a scrie Familia Sanchez.

Partea 3 Gestionarea e-mailurilor automate și rezolvarea problemelor

1. 
   
   

   
   Faceți clic pe respinge sau accepta. Faceți acest lucru dacă e-mailul are un buton automat. Majoritatea organizatorilor de evenimente oficiale se bazează tot mai mult pe serviciile automate de RSVP pentru a trimite e-mailuri. Dacă cineva folosește un serviciu similar pentru a-ți trimite mesaje de e-mail RSVP, este probabil să fie generat de un terț. În plus, e-mailul va include probabil opțiuni cu butoane care vă permit să faceți clic pentru accepta sau gunoaielor invitația.
   • Nu aveți obligația de a răspunde persoanei prin e-mail dacă primiți una dintre acestea.
   • După ce ați acceptat sau respins invitația, răspunsul va fi trimis către terțul care gestionează e-mailul și îl va transmite persoanei care organizează evenimentul.
   • Serviciile de e-mail RSVP automate sunt adesea utilizate pentru circumstanțe semi-formale, precum petreceri de naștere, întâlniri naționale și alte evenimente similare.

2. 
   
   

   
   Faceți clic pe opțiunea de confirmare Dacă sunteți îngrijorat să primiți răspunsul dvs., puteți să faceți clic pe buton Confirmare de primire pe pagina de e-mail. Făcând clic pe acesta, serviciul dvs. de e-mail va genera o confirmare de trimitere atunci când persoana la care răspundeți va primi sau va deschide e-mailul. În acest fel, vei ști că ea te-a primit.
   • Confirmarea expedierii poate fi găsită în diferite locații, în funcție de serviciul pe care îl utilizați.
   • Este posibil ca această opțiune să nu fie disponibilă pentru unele servicii.

3. 
   
   

   
   Trimiteți un e-mail de urmărire dacă schimbați programe. În rare ocazii, poate fi necesar să modificați răspunsul. Dacă ați acceptat invitația și v-ați dat seama că nu veți putea participa sau dacă ați refuzat și brusc, aveți posibilitatea de a merge, ar trebui să contactați persoana care v-a invitat pentru informați despre acest lucru.
   • Dacă ați făcut clic din neatenție pe butonul Acceptare automată într-un e-mail RSVP, ar trebui să trimiteți unul direct către persoana respectivă pentru a vă corecta eroarea.
   • Dacă trebuie să refuzați o invitație acceptată inițial, anunțați destinatarul. Puteți, de exemplu, să-i trimiteți un e-mail punând ca obiect Schimbare de răspuns și scriind ceva de genul Din cauza evenimentelor neprevăzute, Sara și cu mine nu vom mai putea participa la sărbătorirea a 20 de ani de la data de 14. Ne cerem scuze pentru schimbare și așteptăm cu nerăbdare să ne vedem în curând.
   • Dacă trebuie să acceptați o invitație pe care ați respins-o deja, spuneți-i persoanei. De exemplu, trimiteți un e-mail și puneți-l ca obiect Schimbarea răspunsului meu și scrie Aș dori să particip la eveniment dacă mai aveți disponibilitatea de a primi mai mulți invitați.
   • Modificările aduse invitațiilor RSVP trebuie făcute cât mai curând posibil. Invitațiile la evenimente informale pot fi schimbate după câteva zile. Cu toate acestea, pentru evenimente formale (cum ar fi nunți), acestea trebuie să fie făcute cu cel puțin o lună înainte.