Cum să răspunzi la telefon în timp ce lucrezi

Conţinut

• etape
• Partea 1 Ridicați telefonul
• Partea a 2-a Discuție la telefon

Proiectarea unei imagini profesionale la locul de muncă este importantă pentru orice succes profesional. Indiferent de poziția pe care o au în companie, răspunsul la telefon este o sarcină pentru aproape toți angajații. Răspunsul bine vă va permite să puneți un ton pozitiv pe apelul telefonic, să îl ajutați pe corespondent să se simtă confortabil și să vă permită să răspundeți cu ușurință la diferitele sale întrebări.

etape

Partea 1 Ridicați telefonul

1. 
   

   
   Raspunde rapid. Nu este politicos să ții oamenii ocupați atunci când ești în afaceri sau într-un cadru profesional. Ridicați receptorul și răspundeți la apel înainte de al treilea sunet.

2. 
   

   
   Puneți receptorul pe ureche. Este important să răspundeți rapid la telefon, dar ar trebui să fiți încă suficient de răbdători pentru a pune de fapt microfonul lângă gură. Nu începeți să vorbiți până când nu sunteți absolut sigur că receptorul telefonului este blocat de dvs. și de ureche, astfel încât cealaltă parte să nu piardă nicio informație.

3. 
   

   
   
   
   Respirați profund înainte de a răspunde. Începeți să respirați profund înainte de a vă prezenta, după ce telefonul vă este aproape de gură. Acest lucru vă va permite să vă păstrați calmul și să vă stăpâniți, ceea ce vă va permite să vă adunați mințile și să vorbiți calm.

4. 
   

   
   Prezentă-te pe tine și pe afacerea ta. Va trebui să vă asigurați că corespondentul dvs. a sunat la locul potrivit și la persoana potrivită, de aceea este important să le spuneți cine sunteți și care este afacerea dvs. Asigurați-vă că specificați mai întâi numele companiei. S-ar putea să vă gândiți să vă creați propria casă, așa că nu trebuie să vă gândiți ce să spuneți când sună telefonul și să îl schimbați ușor în funcție de circumstanțe.
   • Dacă lucrați ca operator de recepție sau de comandă, este important să stăpâniți foarte bine funcționarea afacerii, deoarece sunteți cel care va trebui să ajute apelantul să obțină toate informațiile de care au nevoie. Puteți spune pur și simplu, „salut, iată Companii , Iosif la dispozitiv. Cum te pot ajuta? Astfel, corespondentul va ști cu cine vorbește și care este identitatea companiei dvs. ceea ce îi va oferi posibilitatea de a continua conversația. Dacă lucrați ca secretar privat, specificați persoana pentru care lucrați (de exemplu, „biroul domnului Smith, Joseph pe dispozitiv”), deoarece este posibil ca acesta să fie tocmai cel pe care îl căutați cu adevărat corespondentul dvs. se alăture.
   • Dacă faceți parte dintr-un serviciu, spuneți-i persoanei ce faceți, astfel încât să știe ce tipuri de întrebări trebuie. Identificați-vă spunând „salut, aceasta este contabilitatea lui Jessica”. Permiteți-i recurentului să știe dacă a contactat biroul sau persoana pe care o dorește și dacă ar trebui să discute cu altcineva.

5. 
   

   
   
   
   Țineți un notebook și un stilou lângă telefon. Acest lucru vă va permite să luați note rapid în cazul în care persoana ar dori să vă părăsească sau să vă ofere alte informații. Evitați să aveți corespondentul care așteaptă timpul să caute ceva pentru a scrie.

Partea a 2-a Discuție la telefon

1. 
   

   
   Zambeste in timp ce vorbesti. Chiar dacă nu aveți o dispoziție bună, doar zâmbind și prefăcând că este așa, vă poate face corespondentul să creadă că sunteți drăguț. De asemenea, v-ar putea ajuta să vă îmbunătățiți starea de spirit.

2. 
   

   
   Vorbește clar și profesional. Întrucât vă aflați într-un cadru profesional, este important ca dvs. și corespondentul dvs. să vă înțelegeți reciproc în mod clar și precis. Vorbiți calm și pronunțați-vă cuvintele, astfel încât să fiți sigur că a mers bine și l-a înțeles.
   • Evitați să folosiți expresii familiare de argou precum "da", "sigur" sau "nah". Vorbește-i în schimb folosind cuvinte și expresii clare precum „da” și „nu”. Indiferent de informațiile pe care le schimbați cu corespondentul în timpul dialogului, evitați confuziile dintre dvs. Nu uitați să spuneți frazele obișnuite politicoase, cum ar fi „mulțumesc” și „nimic”, dacă este cazul.
   • Dacă doriți să comunicați persoanei informații specifice, cum ar fi litere sau numere de telefon (cum ar fi un nume sau un număr de telefon), poate fi util să aveți o bună comandă a alfabetului fonetic. În acest fel, puteți evita confundarea literelor care se pronunță aproape în același mod ca „M” și „N”, aplicând sfaturi utile precum „M place să mănânci”.

3. 
   

   
   Vorbeste profesional cu corespondentul. Folosiți numele persoanei („Mr. Smith”) și nu prenumele său, mai ales dacă nu cunoașteți corespondentul personal. Nu uitați numele său și adresați-l folosindu-l în timpul conversației.
   • Poate doriți să scrieți numele persoanei de îndată ce vă spune, pentru a vă aminti. Acest lucru poate fi foarte util.

4. 
   

   
   Transferați apelul dacă este necesar. Dacă cineva te sună la serviciu, este foarte posibil să încerce să rezolve o anumită problemă sau să aibă întrebări de transmis unei persoane. Dacă nu știți cum să răspundeți la o întrebare sau o îngrijorare, nu încercați să răspundeți. În schimb, sugerați-vă să transferați apelul către cineva care va fi mai capabil să vă răspundă și să vă ajute. De asemenea, îi va arăta că îți pasă de problema lui și că e dispus să-l ajute să o rezolve.
   • Majoritatea telefoanelor desktop au astăzi o caracteristică de transfer de apeluri. Aflați dacă această funcție este disponibilă în biroul dvs. și cum funcționează. Dacă nu este cazul, luați numărul persoanei pe care corespondența dvs. o va suna și transmiteți-i informațiile.
   • Nu uitați să fiți cât mai politicoși, făcând acest lucru și oferiți-vă să transferați apelul. De exemplu, puteți spune: „Mi-e teamă că nu pot să vă răspund la întrebare. Doriți să vă transfer telefonul către Jacques, care vă poate ajuta mai bine? "
   • Dacă nu este disponibil altcineva, sugerează să iei unul. Nu uitați să transmiteți acest lucru mai târziu.

5. 
   

   
   Încheiați apelul în mod profesional. Îi poți spune clar și politicos că conversația s-a încheiat și că se poate agăța spunând pur și simplu „mulțumesc” sau „la revedere”. Nu trebuie să existe nicio confuzie dacă conversația trebuie să continue sau nu.
   • Lăsați corespondentul să se spânzure. El are apelul, așa că trebuie să-l lași să obțină ceea ce și-a dorit atunci când a sunat în primul rând și a închis conversația. Dacă te închizi, deși nu este pregătit să încheie conversația, poate părea nepoliticos sau ai putea lăsa informațiile vitale să te scape.