Cum să răspunzi adecvat

Conţinut

• etape
• Metoda 1 Discutați cu cineva în persoană
• Metoda 2 Răspundeți la SMS
• Metoda 3 Răspundeți prin

Modul în care răspundeți cuiva va avea un impact asupra modului în care vă percepe pe voi și pe ceilalți. Din fericire, puteți învăța să răspundeți în mod corect la momentul potrivit. Dacă vorbești cu cineva în persoană, acordă-i atenție și lasă-i să se exprime înainte de a încerca să răspundă. Într-o conversație prin SMS, există, de asemenea, reguli nerostite de urmat pentru a comunica corect. L este un mod de comunicare mai formal și va trebui să respectați o etichetă profesională pentru a transmite informațiile eficient și pentru a răspunde în mod corespunzător.

etape

Metoda 1 Discutați cu cineva în persoană

1. 
   

   
   Ascultă cu atenție. Când cineva vorbește cu tine, privește-i în ochi și fii atent la ceea ce spune. Îi vei arăta că îl asculți și că îi înțelegi cuvintele.
   • Dedică-ți toată atenția interlocutorului tău, pentru ca acesta să vorbească cu ușurință.
   • Dacă nu te descurci bine, apropie-te de el (ea) și întreabă-l dacă vrea să meargă într-un loc mai liniștit.

2. 
   

   
   Rețineți indicii non-verbale. Limbajul corporal poate spune la fel de mult, dacă nu mai mult, decât cuvintele. Când cineva vă vorbește, urmăriți-i limbajul corpului pentru a ști mai bine să răspundă.
   • De exemplu, dacă apelantul tău privește în jur sau îți mișcă constant picioarele, se poate ca acesta să fie nervos sau frică. Ai putea să-l întrebi dacă totul este bine, înainte de a încerca să-i răspunzi cuvintelor.
   • De asemenea, acordați atenție modului în care vorbește. Dacă vocea lui este tare sau agresivă, conversația poate începe să se enerveze. Pentru a preveni escaladarea situației, va trebui să încercați o altă abordare.

3. 
   

   
   
   
   Nu vă pregătiți răspunsul în timp ce cealaltă persoană vorbește. Dacă sunteți prea nerăbdător să răspundeți atunci când interlocutorul dvs. nici măcar nu a terminat de vorbit, îl va observa și s-ar putea să se enerveze. Așteptați până când persoana a terminat de vorbit și ați auzit totul înainte să vă gândiți la ce veți răspunde.
   • Este foarte nepoliticos să tai pe cineva să-i spună despre gândurile sale.

   Consiliu: în timp ce vorbește, ascultă-ți interlocutorul și notează mental punctele la care vrei să răspunzi. Totuși, nu-l tăiați pentru a-i da un răspuns spiritual sau rapid.

4. 
   

   
   Așteptați până când a terminat de vorbit pentru a răspunde. Când vorbiți cu cineva, lăsați-i întotdeauna să vorbească înainte de a răspunde. Astfel, veți avea toate informațiile pe care a dorit să le transmită cu dvs. și veți putea oferi un răspuns complet și adaptat.
   • Interlocutorul tău ar putea adăuga o ultimă informație după ce ai terminat de împărtășit gândurile tale. De exemplu, el ar putea spune „oh wait, am uitat să spun ceva. Lasă-l să termine ce are de spus.

5. 
   

   
   
   
   Răspundeți gânditor și încrezător. Înainte de a răspunde, luați un moment pentru a regândi toate informațiile care v-au fost prezentate. Oferind un răspuns incomplet, veți anunța persoana că nu ascultați bine.
   • A lua un moment pentru a reflecta asupra răspunsului dvs. vă va permite, de asemenea, să faceți observații inteligente.

6. 
   

   
   Puneți întrebări. Dacă aveți nevoie de clarificări sau mai multe informații, puneți întrebări. Dacă nu ai înțeles sau nu ai înțeles ce spunea persoana respectivă, nu încercați să răspundeți pe baza înțelegerii dvs. parțiale sau greșite a ceea ce spunea. Rugați-l să repete ce a spus sau să explice ce înseamnă, pentru a putea răspunde corect.
   • Dacă nu sunteți sigur de intențiile cuiva sau doriți ca acestea să-și clarifice intențiile înainte de a răspunde, puneți-le o întrebare deschisă, cum ar fi „ce vreți să spuneți prin asta? "
   • Nu este rău să ceri cuiva să repete ceea ce a spus dacă nu auziți sau nu înțelegeți ce spune.

7. 
   

   
   Vorbește clar și direct. După ce ai luat în considerare ceea ce ți s-a spus și te-ai gândit la ce ai vrut să spui, vorbește clar și încrezător. Nu folosiți termeni vagi și contradictori pentru a părea mai inteligent sau mai spiritual. Oamenii apreciază sinceritatea. Răspundeți clar, pentru a arăta celeilalte persoane că îl înțelegeți și acordați importanță ceea ce spune.
   • Asigurați-vă că persoana este atentă atunci când vorbiți, astfel încât nu trebuie să vă repetați.
   • Dacă altcineva vrea să vorbească, observă-l și lasă-i să vorbească.
   • Lasă cealaltă persoană să răspundă la ceea ce ai spus. Nu pleca imediat ce îți termini propoziția. Nu încheiați conversația imediat ce ați avut ocazia să vorbiți.

8. 
   

   
   Acceptați că cineva nu este de acord cu dvs. Chiar dacă te-ai gândit la ce ai vrut să spui, există întotdeauna posibilitatea ca cineva să nu fie de acord cu ceea ce spui. Acest lucru este perfect normal! Fii pregătit ca cineva să te contrazică sau să încerce să te denigreze pentru ceea ce spui.
   • Păstrează-ți un cap rece și nu-ți pierde cumpătul dacă cineva încearcă să te provoace.
   • Lasă cealaltă persoană să-și împărtășească opiniile și credințele. Nu încercați să-l forțați să vă accepte punctul de vedere.

Metoda 2 Răspundeți la SMS

1. 
   

   
   Folosiți un limbaj ocazional în SMS. S, scrisorile și chiar conversațiile față în față pot avea o structură formală. Datorită naturii scurte și limitate a SMS-urilor, un limbaj casual este cel mai potrivit și transmite cel mai bine tonul personal al conversației.
   • De exemplu, puteți tasta „I V”, în loc de „mă duc” pentru a câștiga spațiu, tastați mai repede sau pentru a da un ton mai relaxat.
   • Normele de punctuație sunt în general mult mai puțin stricte în SMS. De exemplu, prea multe virgule vor face conversația să fie formală și prea înclinată.
   • Nu vă gândiți neapărat că o conversație prin SMS va fi în mod necesar foarte relaxată, dar dacă interlocutorul dvs. utilizează limbajul informal, faceți același lucru pentru a se simți confortabil.

2. 
   

   
   Puneți întrebări deschise pentru a deschide conversația. Dacă doriți să continuați conversația prin SMS, puneți întrebări deschise, astfel încât interlocutorul dvs. să vă spună mai multe și să-și exprime opinia cu privire la acest subiect. Punând întrebări închise, care spun „da” sau „nu”, conversația va dispărea.
   • De exemplu, dacă vorbești cu un coleg despre un subiect profesional, s-ar putea să-l întrebi ceva de genul: „Ce crezi despre noul proiect? "
   • Dacă doriți să aflați mai multe despre ce gândește persoana despre un subiect, trimiteți-i un „Cum sunt de acord, dar de unde credeți că vine?” "

3. 
   

   
   Evitați să trimiteți răspunsuri prea scurte. SMS-urile ar trebui să fie relativ scurte, dar un răspuns brusc sau prea scurt ar putea sugera că sunteți supărat pe interlocutorul dvs. Pentru a răspunde expeditorului SMS-ului, scrieți un răspuns complet în cel puțin una sau două propoziții.
   • Uneori este perfect acceptabil să răspunzi cu „OK”, dacă conul este cel potrivit. Dar de multe ori un „da”, „nu” sau „OK” poate părea brusc și rece.

   Consiliu: dacă răspunsurile tale sunt de obicei scurte, rudele tale sunt probabil obișnuite cu asta.

4. 
   

   
   Marcați tonul cu punctuație și emoticoane. Datorită naturii impersonale a schimburilor de SMS-uri, interlocutorii dvs. pot interpreta greșit tonul emoțiilor sau emoțiilor pe care doriți să le transmiteți. Pentru a evita neînțelegerea, folosiți punctuația și emoticoanele cu înțelepciune, dacă există riscul de ambiguitate.
   • De exemplu, ai putea răspunde „OK am găsit, mulțumesc :)”, astfel încât destinatarul să nu creadă că ești supărat sau uscat.
   • Uneori, un punct final poate sugera că sunteți frustrat. De exemplu, va suna mult mai relaxat dacă spuneți „nu, nu este așa”, că „nu, nu este așa. "

5. 
   

   
   Citiți din nou înainte de a trimite. Înainte de a apăsa „trimite”, luați un moment pentru a-l reciti. Asigurați-vă că nu există greșeli, că informațiile sunt explicate corect și că tonul este corect.
   • Odată ce este trimis, nu veți putea anula expedierea. Pentru aceasta, este important să o citiți din nou înainte de a o trimite.

6. 
   

   
   Nu trimiteți mulți oameni unul după altul. Prea multe notificări și o serie întreagă de SMS-uri vor risca să enerveze destinatarul. Răspundeți cu un container tot ce trebuie să spuneți, mai degrabă decât multe dintre cele scurte.
   • Puteți, desigur, să trimiteți o a doua dacă ați uitat informații sau dacă aveți nevoie să clarificați un punct.
   • Dacă destinatarul dvs. nu răspunde 2 secunde, este posibil să nu vrea să vorbească cu dumneavoastră sau să nu-și ia telefonul pe el. Într-un caz ca în celălalt, acordați-i timp să vă răspundă.

7. 
   

   
   Cereți celeilalte persoane să-i vorbească prin telefon. SMS-ul este scurt și concis prin natură. Dacă conversația începe să devină prea complicată pentru ca dvs. să vă exprimați corect gândurile prin SMS, cereți persoanei să vă sune pentru a putea avea o conversație cu acestea.
   • Trimite-i unul, deoarece „mi-ar fi mai ușor să vorbesc la telefon. Dă-mi un telefon când poți! Vă mulțumim! "

Metoda 3 Răspundeți prin

1. 
   

   
   Răspundeți la unul în 48 de ore. Este important să răspundeți unuia într-un timp rezonabil, din politețe și profesionalism. Nu va fi necesar să răspundeți imediat, dar asigurați-vă că veți răspunde în două zile.
   • Dacă nu v-a preocupat sau v-a fost trimis din greșeală, răspundeți expeditorului, astfel încât să știți că nu sunteți destinatarul potrivit.

2. 
   

   
   Folosiți un salut profesionist. Unul este de obicei mult mai formal decât un SMS sau un apel telefonic. Începeți răspunsul cu „salut” sau „salut”, urmate de numele persoanei, pentru a începe calea corectă.
   • Dacă persoana la care răspunde preferă un anumit salut sau te-a solicitat să o suni cu numele ei, respectă-ți dorința. De exemplu, dacă ea preferă să-i spui „François” decât „Jean-François”, faceți acest lucru.

3. 
   

   
   Folosiți cu ușurință punctele de exclamație. În școala ta, urmează regulile de gramatică, ortografie și punctuație. Totuși, aveți grijă să nu folosiți prea des punctul de exclamare sau să dați impresia de a fi nesimțit sau nerăbdător. Folosiți acest semn de punctuație numai atunci când situația este corectă.
   • Un punct de exclamare va fi binevenit atunci când felicitați pe cineva sau veți împărtăși vești bune. Dar folosind-o prea des, își va pierde tot efectul.

4. 
   

   
   Nu folosiți poliție neplăcută. Utilizați un font clasic pentru a vă părea profesionist. Nu folosiți fonturi sau fonturi multicolore precum Comic Sans pentru a răspunde la unul.
   • Cea mai clasică alegere va fi utilizarea Arial sau Times New Roman, în dimensiunea 10 sau 12.

5. 
   

   
   Nu pune pe nimeni în copie. Uneori este util să introduceți o a treia persoană într-o copie a răspunsului la una, pentru a o introduce în conversație. Cu toate acestea, punând un supraveghetor sau un coleg de serviciu într-o copie atunci când nu este necesar, riscați să înțepați sau să denigrați persoana la care răspundeți.
   • Dacă trebuie să includeți un terț într-un lanț, puteți utiliza opțiunea „Bcc” sau copie de carbon invizibil.

6. 
   

   
   Decide cine va răspunde într-un grup. Dacă cel mai indicat pare să răspundă tuturor persoanelor cărora le-a fost trimis, faceți clic pe „răspunde tuturor” când îl trimiteți. Pe de altă parte, dacă trebuie să puneți o întrebare sau să explicați un subiect sau o problemă specifică unei singure persoane, răspundeți direct, singură.
   • Dacă sunt mulți destinatari, dar trebuie doar să răspunzi la unii dintre ei, selectează contactele la care vei răspunde.

7. 
   

   
   Răspundeți unuia pentru a spune „mulțumesc” doar dacă este necesar. Cele foarte scurte, care nu adaugă prea mult conversației, sunt în general inutile. Cu excepția cazului în care expeditorul v-a solicitat să confirmați că ați primit și înțeles răspunsul prin „mulțumesc” va fi inutil și deseori enervant.

   Consiliu: dacă expeditorul vă trimite o solicitare de confirmare, confirmați primirea l făcând clic pe caseta de dialog.

8. 
   

   
   Examinați-vă și asigurați-vă că îl trimiteți destinatarului potrivit. Dacă este răspândit cu greșeli ortografice sau gramaticale, va părea neprofesional. Înainte de a face clic pe „trimite”, luați un moment pentru a citi răspunsul. Verificați ortografia și gramatica și asigurați-vă că o trimiteți persoanei potrivite.
   • Nu vă bazați pe corectorul automat pentru a observa cea mai mică greșeală!
   • Citiți-vă cu voce tare înainte de a o trimite, astfel încât să vă dați seama de efectul produs.
   • În multe cazuri, aplicațiile și programele de e-mail completează automat adresele pe măsură ce tastați în câmpul „destinatari” și atunci este foarte ușor să trimiteți persoana greșită.