Cum să vă organizați timpul în mod eficient

Conţinut

• etape
• Partea 1 Evaluează gestionarea curentă a timpului tău
• Partea a 2-a Evitarea distragerilor
• Partea a 3-a Folosindu-vă eficient timpul

Toată lumea a auzit vreodată pe cineva să se plângă că nu sunt suficiente ore în zi pentru a face tot ce trebuie să facă. Câteva sfaturi de bază pentru organizarea și gestionarea timpului dvs. vă pot ajuta să vă profitați la maxim de timp. Învățând cum să vă organizați timpul în mod eficient, veți putea realiza multe alte lucruri.

etape

Partea 1 Evaluează gestionarea curentă a timpului tău

1. 
   

   
   Respectați-vă activitățile zilnice. Urmăriți ce faceți în fiecare zi și observați diferitele moduri în care vă petreceți timpul. Veți fi surprins să vedeți cât timp pierdeți în ziua în care îl comparați cu timpul pe care îl petreceți făcând ceea ce aveți de făcut.
   • Nu uitați să observați activitățile mai inutile, de exemplu atunci când vă pregătiți micul dejun, când faceți treburile casnice, când faceți duș etc.

2. 
   

   
   Notează-ți toate activitățile într-un caiet. După ce ați observat toate activitățile și ați estimat cât timp petreceți să le faceți, scrieți-l într-un caiet. Puneți toate informațiile în același caiet, deoarece veți putea identifica mai ușor modele care se repetă și momentele în care pierdeți timp dacă le vedeți pe toate pe aceeași pagină.
   • Nu-ți amintește nimic și notează clar fiecare intrare din caiet. Nu grupați evenimentele separate într-o intrare, nu subestimați sarcinile minore și scrieți orele exacte atunci când evaluați cum vă descompun ziua.
   • Poate fi util să grupezi anumite activități în categorii. De exemplu, este posibil să observați lucrări casnice albastre, activități de lucru roșii și hobby-uri în negru. Acest lucru vă va ajuta să vizualizați mai bine modul în care vă petreceți timpul.

3. 
   

   
   
   
   Evaluează-ți timpul. Îți petreci o oră fără să faci nimic? Două ore pentru a decide unde să mănânci? Opt ore pentru a naviga pe Internet? Găsiți șabloane care vă spun cum vă petreceți timpul și determinați ce activități sunt necesare și ce activități nu sunt necesare.
   • Pierdeți timpul pentru că vă lipsește controlul asupra dvs.? Pui lucrurile prea des peste noapte? Acceptați prea multă responsabilitate? Acestea sunt întrebări pe care trebuie să le întrebi în timp ce evaluezi modul în care îți petreci timpul.
   • S-ar putea să vă dați seama că vă împărțiți ziua într-un mod care nu are sens. De exemplu, poate să nu fie înțelept să lucrezi o jumătate de oră înainte de a petrece zece minute făcând lucruri neimportante înainte de a te întoarce la serviciu o jumătate de oră. Vei fi mai concentrat și mai productiv dacă lucrezi o oră și ai grijă de lucruri mai puțin importante mai târziu.
   • Este mai bine să vă confruntați cu sarcinile dvs. prin descompunerea lor. Această metodă vă solicită să alocați o anumită perioadă de timp unei singure sarcini fără a fi distras.

4. 
   

   
   
   
   Gândiți-vă la ajustări. Acum că știți exact ce faceți în timpul dvs., începeți să faceți ajustări active la programul dvs. Asigurați-vă că identificați zone pe care nu le puteți reduce. Nu se datorează faptului că ceva durează mult, ci este timpul pe care îl pierzi.

5. 
   

   
   Găsiți ce nu este în regulă. Dacă petreceți trei ore pe zi trimitând documente de muncă, este puțin probabil să puteți reduce timpul petrecut pentru această activitate. Cu toate acestea, dacă trimiteți patru sau cinci membri ai personalului între locuri de muncă, este posibil să puteți reduce timpul petrecut pentru această activitate.

6. 
   

   
   Schimbă-ți obiceiurile. Indiferent de problema dvs. cu gestionarea timpului dvs., există întotdeauna o soluție. După ce ați găsit timpul în care vă pierdeți timpul sau modul în care ar trebui să vă petreceți timpul, va trebui să faceți un efort concertat pentru a vă schimba obiceiurile de gestionare a timpului.
   • Dacă petreci prea mult timp făcând treburile casnice sau pregătindu-te să mănânci, ia în considerare să angajezi un menajer sau un bucătar. Pentru unii, timpul lor valorează mai mult decât banii lor.
   • S-ar putea să petreci o bună parte din ziua ta navigând fără scop pe Internet. Vă puteți restricționa accesul la anumite site-uri sau rețele sociale atunci când ar trebui să lucrați sau să faceți altceva.

Partea a 2-a Evitarea distragerilor

1. 
   

   
   Identificați distragerile din viața voastră. Distragerile constante reprezintă cea mai mare amenințare la gestionarea timpului bun. Trebuie să înțelegeți ce activități sau care indivizii tind să își piardă timpul. Fie că este vorba de un prieten care nu încetează să vorbească sau de o plăcere vinovată care te îndepărtează de locul de muncă, trebuie să găsești modalități de a evita orice care îți pierde timpul.
   • Dacă petreci mult timp pentru ceva care nu produce rezultate dorite, este probabil să te distragi în viața ta.
   • Dacă lucrați într-un birou, vă veți gândi probabil la mulți dintre colegi ca niște distrageri. Evitați conversațiile inutile atunci când aveți lucruri de făcut. Totuși, nu uitați că atitudinea dvs. în birou este la fel de importantă pentru progresul carierei dvs. ca și abilitățile de management al timpului, așa că nu ar trebui să fiți răi.

2. 
   

   
   Evitați conversațiile lungi la telefon. Dacă petreceți mult timp agățat de telefon, este posibil să fie nevoie să vă ajustați obiceiurile de conversație. Adesea, puteți obține rezultate mai rapide cu discuții față în față mai degrabă decât cu discuții telefonice, motiv pentru care trebuie să reduceți timpul pe care îl petreceți agățat pe linie.
   • Multe conversații telefonice, în special la început sau la sfârșit, includ discuții inutile sau inutile. Oamenii tind să se abată de la subiect în timp ce stau la telefon, așa că trebuie să fiți atenți. În întâlnirile față în față, vă simțiți mai datori să discutați doar subiectul care vă interesează. Acest lucru se întâmplă deoarece nu există alte distrageri atunci când vă aflați în fața apelantului.

3. 
   

   
   Nu petreceți prea mult timp pe Internet. Multe persoane folosesc netul ca instrument important pentru îndeplinirea sarcinilor care trebuie îndeplinite. Cu toate acestea, sunt la fel de mulți care se dedau să citească articole inutile sau știri sportive sau să urmărească imagini cu stele, pisici sau cățeluși. Rămâneți concentrat în timp ce utilizați internetul. Există programe pe care le puteți instala care blochează anumite aplicații, site-uri și domenii pentru a ajuta la reducerea distragerilor oferite de web.
   • Evitați Facebook-ul și alte site-uri de rețele sociale atunci când se presupune că vă concentrați pe altceva.
   • De asemenea, veți pierde mult timp căutând diverse subiecte pe Google. S-ar putea să vă gândiți să faceți o căutare rapidă pe un singur subiect și înainte de a-l cunoaște, ați petrecut trei ore căutând profunzimile rețelei.

4. 
   

   
   Folosiți un semn „nu deranjați”. Probabil știți acest semn care atârnă de ușa camerelor de hotel. Poate fi la fel de eficient la birou sau la locul de muncă. Puteți ridica acest tip de semn selectând unul de la hotelul următor unde veți sta sau prinprinzând unul la domiciliu pe care îl puteți agăța de ușa biroului dvs. când va fi necesar. Acest lucru vă va ajuta să evitați riscul de conversații inutile care vă vor distrage de la munca dvs.
   • Dacă lucrați acasă, este esențial să aveți un spațiu dedicat doar pentru muncă. Nu lucrați în zonele comune ale casei, deoarece televizorul, telefonul sau consola de jocuri video v-ar putea distrage cu ușurință de la munca dvs.

5. 
   

   
   Faceți timp pentru inevitabilele distrageri. Există unele distrageri pe care oamenii pur și simplu nu le pot evita. Uneori, șeful tău vine la tine pentru a discuta despre lucruri, iar alții sau un membru mai vechi al familiei tale, care are nevoie de ajutor cu lucruri simple. Oricare ar fi aceste distrageri inevitabile, dacă vă pregătiți din timp, acestea nu vor interfera cu timpul necesar pentru alte proiecte sau activități pe care trebuie să le finalizați.

Partea a 3-a Folosindu-vă eficient timpul

1. 
   

   
   Scrie totul. Nu vă bazați pe memoria dvs. pentru a finaliza sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți. Scrieți tot ce trebuie să faceți într-un singur loc și fiți pregătiți să consultați des această listă pentru a vă atinge obiectivele.
   • Chiar dacă sarcina în cauză vi se pare minoră sau secundară, observați-o. Calendarul dvs. ar trebui să fie completat cu mici comentarii, cum ar fi „sunați John”, „căutați marjele de profit” sau „trimiteți unul la șef”.
   • Țineți un notebook în mod constant pentru a nota sarcinile care apar. Crezi că îți vei aminti să le scrii mai târziu, dar nu o vei face.

2. 
   

   
   Folosiți un calendar. Prin adăugarea unui calendar simplu instrumentelor dvs. care vă ajută să vă organizați, vă puteți organiza timpul mai eficient. Scrieți noi termene, teme sau întâlniri atunci când vă adăugați programul. Luați timp în fiecare dimineață pentru a citi din nou calendarul pentru a afla ce va mai rămâne.

3. 
   

   
   Evitați excesul de lucru. Organizează-ți programul pentru a evita să ai prea multe lucruri de făcut sau să fii responsabil pentru prea multe proiecte în același timp. Verificați calendarul înainte de a accepta ceva pentru a vă asigura că aveți timp. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să aruncați o privire regulată la calendarul dvs.

4. 
   

   
   Elimina distragerile. Organizați-vă productiv timpul eliminând elemente care ar putea fi distrageri sau care vă pot face să pierdeți din vedere obiectivul dvs. sau să întârziați. Țineți televizoarele și console de jocuri departe de camera în care studiați sau plătiți facturile pentru a vă concentra doar pe sarcinile care trebuie făcute mai întâi și pentru a păstra hobby-urile pentru mai târziu.

5. 
   

   
   Organizează-ți sarcinile. Gestionează-ți timpul eficient organizându-te pentru a face mai întâi anumite sarcini importante sau urgente. Notă-l în calendarul tău evidențiind-o cu un marker special pentru culori sau prin plasarea unui autocolant. Aveți grijă mai întâi de aceste activități urgente pentru a vă oferi timp suficient pentru a le termina, apoi lucrați la activități mai puțin urgente odată ce ați terminat primele.
   • Nu ezitați să vă schimbați din când în când prioritățile. Există lucruri care pot apărea în ultima clipă și care îți solicită rapid atenția. Va trebui să încetați să faceți ceea ce faceți și să vă concentrați uneori energia și timpul pentru o activitate de ultimă oră. Doar asigurați-vă că nu se întâmplă prea des.
   • Dacă vă dați seama că vă reorganizați în mod constant prioritățile în timpul zilei, ceva nu este în regulă. Chiar dacă trebuie să vă așteptați la ajustări minore în utilizarea timpului, dacă trebuie să efectuați modificări constante, poate se datorează faptului că nu ați organizat în mod corespunzător activitățile de la început.

6. 
   

   
   Fii realist. Acordați-vă un timp realist pentru a finaliza fiecare sarcină. Dacă credeți că o activitate va dura jumătate de oră până la o oră pentru a finaliza, acordați-vă o oră. Restând realist cu privire la cât timp va dura o activitate, evitați să fiți supraîncărcați sau întârziați.
   • Prevenirea este întotdeauna mai bună decât vindecarea și vă oferă mai mult timp decât aveți nevoie. Dacă terminați sarcina mai devreme, puteți trece la următoarea sarcină, care nu ar trebui să vă afecteze productivitatea.

7. 
   

   
   Organizați activitățile de bază. Nu uitați să numărați timpul necesar pentru activități de bază, cum ar fi mese sau duș. Acest lucru vi se poate părea firesc, dar este important să vă faceți timp pentru a le face printre celelalte activități pentru a vă asigura că nu le uitați sau nu ajungeți târziu.

8. 
   

   
   Folosiți un sistem de mementouri. Configurați un sistem simplu de memento-uri în plus față de programul dvs. pentru a vă ajuta să vă amintiți sarcini și termene importante. Folosiți post-its sau alerte pe telefon în anumite momente ale zilei pentru a vă aminti să faceți ceva sau să planificați o activitate. Acest sistem vă va ajuta să nu uitați nimic.
   • Evitați să vă bazați pe alții pentru a vă aminti ce aveți de făcut. Probabil că te vor uita așa cum ai uita de tine.
   • Dacă aveți ceva foarte important de făcut, organizați multe memento-uri. Puteți ignora un post-it sau o alertă la telefon.

9. 
   

   
   Cere ajutor. Rugați pe cineva să vă ajute sau să delegați sarcini mai simple, dacă este necesar. Vă veți ajuta în gestionarea programului dvs. dacă vă mândriți cu dvs. și cereți cuiva să facă sarcini simple, cum ar fi să vă ajutați cu treburile casnice sau să pregătiți cina când sunteți ocupat.
   • Asigurați-vă că vă delegați responsabilitățile către persoane calificate. Nu este suficient să terminați sarcina în cauză, de asemenea, doriți să o faceți bine.
   • Nu vă luați obiceiul de a cere în mod constant ajutor colegilor. Acest lucru indică faptul că nu știți cum să vă gestionați timpul. Vei fi leneș și nemotivat.

10. 
    

    
    Evaluează-ți productivitatea. Din când în când, este necesar să faceți un pas înapoi și să analizați ce ați realizat, calitatea performanței dvs. și timpul pe care l-ați luat. Conștientizând aceste aspecte ale muncii și vieții voastre, veți putea face modificări în programul și obiceiurile dvs. zilnice, ceea ce ar putea produce rezultate surprinzător de eficiente.

11. 
    

    
    Rasplateste-te. Dacă muncești din greu sau prea mult, vei ajunge la un stadiu de epuizare și îți va fi greu să te concentrezi chiar și pe cele mai simple sarcini. Atunci trebuie să-ți faci o clipă din când în când pentru a sărbători ceea ce ai realizat și pentru a te răsplăti făcând ceva ce iubești cu adevărat.
    • Asigurați-vă că vă petreceți timpul liber distrându-vă. Opriți telefonul și evitați să vă răspundeți la întrebări. Dacă amesteci muncă și plăcere, nu te vei bucura și vei acumula oboseală.
    • Dacă lucrați luni sau vineri, odihniți-vă weekendul. Dacă tocmai ai lucrat trei luni fără pauză la același proiect, ia-ți câteva vacanțe după ce ai terminat.