Cum se organizează o demonstrație

Conţinut

• etape
• Partea 1 Pregătiți luni înainte
• Partea a 2-a Organizați cu două săptămâni înainte
• Partea 3 cu 24 de ore înainte de eveniment
• Partea a 4-a Gestionarea desfășurării evenimentului

Probabil credeți că organizarea unui eveniment este o sarcină copleșitoare. Acesta poate fi cazul dacă nu aveți un sentiment de organizare sau de planificare. Însă fiți siguri, pentru că vom vedea împreună cum se face, de la pregătire, care poate dura luni întregi, până în ziua evenimentului.

etape

Partea 1 Pregătiți luni înainte

1. 
   

   
   Definiți obiectul evenimentului. O frază cheie sau două vă pot ajuta să definiți clar scopul evenimentului dvs. și să îl mențineți în context. Intenționați să instruiți membrii comunității dvs.? Încerci să-i convingi pe donatori să finanțeze unele dintre proiectele tale? Vrei să onorezi unii oameni sau un grup de oameni? Încercă-te să minimalizezi sfera acțiunii tale. Indiferent de ceea ce veți face, educa, convinge sau onora etc., răspundeți la întrebarea: de ce ai de gând să organizezi acest eveniment?
   • Luați-l ca o declarație de misiune. Cadrul dvs. pentru succes Când știi clar ce vrei să faci, îți va fi mai ușor să acționezi!

2. 
   

   
   
   
   Stabiliți-vă obiectivele. Ce vrei să obții exact ? Nu care va fi numărul de participanți sau chiar dacă evenimentul va avea loc, ce doriți să iasă din acest eveniment? 5 persoane care își întorc spatele pe o nouă componentă a organizației dvs.? O colectie de 1.000 €? O schimbare de mentalitate? Un public entuziast?
   • Identificați primele trei lucruri pe care doriți să le realizați prin organizarea evenimentului dvs. și concentrați-vă pe realizarea acestora. Este posibil să aveți un obiectiv financiar, un obiectiv social și un obiectiv personal. Depinde doar de tine!

3. 
   

   
   Adună voluntari. Veți avea nevoie de o echipă bună, cu abilități diferite. Voluntarii dvs. vă pot ajuta într-o varietate de moduri, cum ar fi pregătirea programelor, invitații și afișe sau găzduirea participanților și organizarea după eveniment. Cu alte cuvinte, ele te pot ajuta să îți îndeplinești treaba. Și dacă poți, ai voluntari pe care poți conta!
   • Asigurați-vă că managerii și membrii echipelor dvs. respectă programul dvs. de lucru. Colaborarea poate face mai multe lucruri mai ușoare. Când le ceri să dea o mână, să fie clar de la bun început cu privire la așteptările și gradul lor de implicare.
   • Dacă nu puteți angaja voluntari, angajați o echipă! Totul depinde de natura evenimentului pe care îl organizați. Managerii site-ului gazdă a evenimentului dvs. vă pot pune la dispoziție o echipă, altfel puteți trece printr-o agenție de lucru temporară.

4. 
   

   
   
   
   Pregătiți un buget. Trebuie să includeți în bugetul dvs. toate cheltuielile posibile, veniturile, donațiile și cheltuielile neprevăzute. Dacă nu faceți buget, veți ajunge cu un pachet de facturi în mâini, un portofel gol și fără idee despre cea mai recentă problemă. Fii realist din start pentru a evita surprizele din ziua evenimentului.
   • Căutați modalități de a vă reduce costurile. Puteți recruta voluntari care vor lucra gratuit? Poți opta pentru un site de acasă mai ieftin, cum ar fi casa unuia dintre prietenii tăi? Amintiți-vă că un meci simplu, dar de succes, este mai impresionant decât un eveniment care este pe drum, dar care se transformă într-un fiasco.

5. 
   

   
   Decide unde și când. Acesta este lucrul cel mai important de făcut, când vine vorba de evenimentul tău.Care este locul și care este data care va face pe cineva să spună: „Da, o să văd asta! Alege un moment în care toată lumea este liberă, un loc ușor accesibil și ceva la îndemâna ta!
   • Verificați calendarul evenimentelor din zona dvs. și determinați-vă audiența. Dacă vă orientați către persoane care își petrec timpul acasă, cea mai bună opțiune este să vă organizați întâlnirea în cartier, în timpul zilei, oferind poate îngrijire pentru copii. Dar dacă vă vizați studenți, cel mai bine este să vă organizați întâlnirea noaptea în centrul orașului. Dacă puteți, mergeți unde audiența dvs. deja găsit.
   • Desigur, în unele cazuri veți fi obligat să vă rezervați site-ul. Contactați persoana responsabilă de locul pe care îl veți folosi cât mai curând posibil. Nu uita că este probabil la fel de ocupat ca tine!

6. 
   

   
   Gândiți-vă la logistică. Ai nevoie de logistică pentru tot. Care vor fi posibilitățile de parcare? Care sunt mijloacele de acces pentru persoanele cu dizabilități? Ce poți face în funcție de dimensiunea locului de întâlnire? Ce echipament vei avea nevoie? Ce articole suplimentare, cum ar fi băuturi, insigne, broșuri, veți avea nevoie și veți necesita cheltuieli suplimentare? De câte persoane ai nevoie pentru ca evenimentul să funcționeze fără probleme?
   • Gândiți-vă la toate aceste probleme cu echipa dvs. și discutați toate aspectele problemei. Puteți anticipa unele evenimente neprevăzute și le puteți evita? Există invitați speciali la care să fie prezenți? Trebuie să faci excepții?

7. 
   

   
   Gândiți-vă la marketing și publicitate. În timp ce ești la ea, fă un poster. Acesta trebuie să conțină data, locul, ora, numele invitatului, titlul și tema sau sloganul evenimentului. Deoarece sunteți încă în faza preliminară, puteți să vă alocați timp pentru a rezolva aceste detalii. Cu toate acestea, este interesant să faceți rapid o înregistrare temporară pentru a avea o viziune cuprinzătoare a organizației dvs.!
   • Gândiți-vă și la alte modalități de diseminare a informațiilor. Un ing? Un mail? Facebook, sau o jumătate de duzină de alte site-uri web pentru evenimente (mai multe informații un pic mai departe)? De ce ai nevoie înainte evenimentul pentru a atrage participanți și care vor fi nevoile tale pentru evenimentul pentru a-și menține interesul?

8. 
   

   
   Ia organizat. Este probabil că, deocamdată, totul îți este confuz în cap și nu știi cum să începi. Respirați adânc și deschideți Excel. Pregătiți un calendar provizoriu al evenimentului dvs. Creați câteva foi de calcul pentru a vă organiza ideile. Acest lucru poate părea inutil, dar în două luni vă veți felicita pentru că ați făcut această treabă.
   • Pentru fiecare activitate, pregătiți un program cu termene. Scrieți numele colaboratorilor dvs. și specificați sarcinile lor și perioadele de execuție. Astfel, puteți organiza și răspunde la toate întrebările pe care le-ar putea avea.

Partea a 2-a Organizați cu două săptămâni înainte

1. 
   

   
   Asigurați-vă că totul este în regulă. Setați data și locația evenimentului dvs., alegeți-vă oaspetele de onoare, personalul dvs., tema și sloganul evenimentului dvs. Care sunt problemele care pot cauza probleme? Care sunt întrebările care pot apărea în ultima clipă? În acest moment, trebuie să finalizați toate detaliile.

2. 
   

   
   Alătură-te cu echipa ta. Obțineți bugetul, programul etc. aprobat de membrii echipei și managerii. A sosit momentul să examinăm și să rezolvăm toate problemele. Au înțeles angajații ce trebuie să facă? Se simt confortabil cu întreaga procedură?
   • Încă o dată, adunați-vă cu colaboratorii și voluntarii dvs. pentru a discuta orice probleme posibile. Este, de asemenea, momentul perfect pentru a dezvolta un plan de acțiune.
   • Asigurați-vă că echipa dvs. nu are probleme interne. Rămâneți în legătură cu liderii și membrii fiecărui grup, precum și cu voluntarii dvs.

3. 
   

   
   Delegați responsabilitățile unora dintre colaboratorii dvs. și alocați pe cei mai experimentați dintre aceștia să coordoneze toate activitățile. Dacă este un eveniment gigant, încărcați mai multe persoane pentru a coordona mai multe activități, sub supravegherea unei singure persoane responsabile. Nu uitați că membrii unui grup trebuie să aibă încredere în liderul grupului.
   • În ziua evenimentului, luați în considerare alocarea uneia sau a două persoane pentru a se întâlni și a saluta participanții la sosirea lor la fața locului. În principiu, comisia de primire este responsabilă de a înveseli pe toată lumea și de a oferi participanților sentimentul de a fi pe mâini bune.

4. 
   

   
   Asigurați-vă că mențineți site-urile web legate de eveniment la zi. Probabil sunteți pe Facebook și, dar există mai multe alte site-uri pe care le puteți utiliza pentru a vă promova mai bine evenimentul. Eventbrite, Evite și Meetup sunt 3 dintre cele mai importante site-uri la care trebuie să te gândești. Dacă încă nu le cunoașteți, accesați internetul chiar acum!
   • Și, desigur, nu uitați de site-ul propriu, blogul sau pagina dvs. de Facebook, dacă aveți. Puteți trimite mementouri, posta imagini și gestiona solicitările de răspuns (RSVP). Cu cât ești mai activ, cu atât vei fi mai bine remarcat de toată lumea.

5. 
   

   
   Cereți delegaților să finanțeze și să sponsorizeze anumite activități. Va trebui să faceți mai multe cheltuieli în zilele următoare și nu veți plăti totul din buzunar! Adunați cel puțin câțiva bani pentru a acoperi costurile de pornire, cum ar fi închirierea camerei și a echipamentelor și, poate, catering. Este posibil să fiți nevoit să plătiți pentru anumite lucruri sau servicii.
   • Asigurați-vă că aveți o procedură administrativă adecvată pentru primirea, confirmarea și facturarea serviciilor de care aveți nevoie. Trebuie să țineți cont de tot ceea ce faceți, pentru a vă putea referi la acesta mai târziu, astfel încât să vă organizați mai devreme, mai ales dacă partenerii dvs. de afaceri fac ceva greșit.

6. 
   

   
   Publică-ți evenimentul. Pregătiți broșuri, difuzați reclame, informați mass-media, efectuați e-mailuri directe, efectuați apeluri telefonice, trimiteți grupuri în grupuri și vizitați potențiali participanți sau sponsori. Ce să mai facem pentru a încuraja oamenii să vină? Aveți grijă să difuzați informații complete care lasă puțin loc pentru întrebări. Însă, la urma urmei, căutați, de asemenea, să trezești curiozitatea publicului tău!
   • Definiți-vă publicul țintă. Dacă încercați să ajungeți la persoanele în vârstă, nu vă veți pierde timpul trimitându-le snapchats. Mergeți în locurile frecventate de participanții dvs. și folosiți instrumentele cu care sunt familiarizați. Încercă-te să fii foarte accesibil și să te porți normal.

7. 
   

   
   Adună tot ce ai nevoie pentru evenimentul tău. De exemplu, medalii, jocuri, mici suveniruri, premii sau certificate. Există o mulțime de lucruri și gadgeturi care pot trece neobservate pentru un ochi neexperimentat, dar știi fiecare zgomot și cranie și tot ce poate intra acolo. Și nu uitați de mesele, scaunele, sistemul de sunet, afișele, fețele de masă și toate aceste lucruri importante!
   • Această întrebare merită singură o întreagă sesiune de lucru cu personalul dumneavoastră. Nu te opri să te gândești la asta până nu observi 5 lucruri precum pixuri, trusă de prim ajutor, baterii, înghețată și extensii. Trebuie să vă asigurați, cu orice preț, că aveți totul acoperit.

8. 
   

   
   Organizează-te pentru toate. Faceți aranjamente pentru a face fotografii și videoclipuri. Organizați mișcările invitaților. Pregătiți și aranjamente pentru mâncare și echipa de curățenie. Lista poate fi prelungită de la o zi la alta, dar este normal, pentru că îți organizezi evenimentul!
   • Aveți grijă de mâncare și băuturi răcoritoare. De asemenea, este timpul să planificați facilități speciale, precum cele pentru persoanele cu dizabilități etc. De asemenea, verificați dacă unii participanți sunt vegetarieni sau au nevoi dietetice speciale.
   • Asigurați scaune, mese, seturi, microfoane, boxe, calculatoare, proiectoare cu cristale lichide (LCD-uri), podiumuri, toate echipamentele necesare pentru configurarea corectă a site-ului evenimentului.

9. 
   

   
   Pregătiți lista de persoane de contact. Veți avea nevoie de numere de telefon, adrese și de toți angajații dvs. De asemenea, pregătește lista VIP-urilor și furnizorilor tăi. Aceste liste vor fi utile în cazul în care cineva este sabent sau întârzie.
   • Să presupunem că furnizorii dvs. de întârziere? Știi cum să o faci? Îți iei lista frumoasă și le dai un apel. Chiar credeau că te duci căuta acești 100 kg de carne de porc trase? Ei bine, nu contează. Dai lista lui François și îi ceri să meargă cu camionul său la adresa indicată. Și asta este! Acum știți ce trebuie să faceți, fie încetați să le utilizați, fie mai precis, comunicându-vă detaliile!

10. 
    

    
    Mergeți la locul evenimentului împreună cu angajații. Faceți un tur și verificați cu atenție zonele de parcare, toalete, camere verzi, asigurarea intrărilor și ieșirilor. Găsiți locuri din apropiere unde puteți face fotocopii sau puteți face apeluri telefonice și puteți face cumpărături în caz de urgență. Într-un cuvânt, străduiește-te să cunoști terenul drept buzunarul tău.
    • De asemenea, discutați cu persoana de contact. El / ea trebuie să cunoască locul mai bine decât oricine. Există o anumită problemă pe care trebuie să o cunoașteți? Există restricții de timp? Ar trebui să țineți ușile închise în anumite momente? Vor fi, Doamne interzise, ​​exerciții de foc de rutină în timpul protestului?

Partea 3 cu 24 de ore înainte de eveniment

1. 
   

   
   Păstrați-vă calmul. Ați ajuns aproape la sfârșitul propozițiilor. Este extrem de important să îți păstrezi clar ideile și să rămâi pe cale. Ai petrecut luni pregătindu-te! Totul va fi bine. Dacă vă mențineți calmul, echipa dvs. se va comporta ca tine, iar evenimentul va avea loc în condiții bune. Mai mult, totul se va termina foarte repede!
   • Serios, ai ajuns aproape la sfârșitul propozițiilor. Ai planificat totul, te-ai gândit la toate problemele posibile. Dacă se întâmplă ceva, veți depăși dificultatea. Și amintiți-vă, nimeni nu vă va da vina. Un oaspete zgomotos, mâncare mediocră, nu vă îngrijorați prea mult, pentru că participanții știu că nu puteți controla totul. Deci, relaxați-vă, totul va fi bine.

2. 
   

   
   Efectuați ultimele verificări cu echipa dvs. Asigurați-vă că le-ați spus tuturor ora evenimentului și cum să ajungeți. Nu doriți ziua evenimentului, toți angajații dvs. vă întreabă în același timp unde este această ușă a serviciului sacru.
   • Chiar dacă nu primiți întrebări, faceți tot posibilul pentru a evalua comportamentul angajaților. Sunt mulțumiți de descrierea sarcinilor lor? Miroase între ei? Dacă nu, discutați cu ei și încercați să rezolvați dificultatea împreună. Poate cineva ar fi mai confortabil să facă altceva sau să lucreze cu altcineva.

3. 
   

   
   Verificați toate invitațiile și răspunsurile pe care le-ați primit. Alcătuiește lista de invitați și taxează pe cineva să-i numere pe cei prezenți. În majoritatea cazurilor, numărul de persoane prezente va fi diferit dintre oamenii care au răspuns. Este posibil să fi primit 50 de răspunsuri afirmative și să ajungeți la 5 sau 500 de persoane prezente. Deci, chiar știind numărul de răspunsuri pe care le-ați primit, fiți pregătiți pentru situații extreme!
   • În timp ce ești acolo, reamintește-ți evenimentul oaspeților tăi de seamă. Vei fi surprins de numărul de oameni care vor spune: „O, da, așa este! E mâine nu? Puteți evita supravegherea dând un apel telefonic simplu sau trimitând un SMS.

4. 
   

   
   Mergi la locul de muncă și asigură-te că totul este gata. Camera este curată și disponibilă? Echipamentul electronic este instalat? Au fost efectuate testele de bună funcționare? Puteți instala echipamentul în avans, dacă este necesar? Personalul este gata?
   • Verificați dacă numărul de persoane prezente pentru a supraveghea evenimentul este suficient. Desigur, este întotdeauna mai bine să ai mai mulți oameni. Este posibil să ai nevoie de cineva care să poată face o cursă urgentă, să găzduiască un oaspete de onoare sau să aplaneze un eveniment neprevăzut; sau pentru a lua cafea, pur și simplu.

5. 
   

   
   Pregătiți kiturile participanților. Fiecare kit poate include o sticlă cu apă, o gustare ușoară, un caiet, un stilou, o broșură și informațiile necesare. Puteți include, de asemenea, mici amintiri. Este cu adevărat detaliul care îi va determina pe participanți să creadă că evenimentul a fost bine proiectat și bine organizat. Și vor crede cu adevărat că aveți grijă de amândouă!
   • Acest lucru poate fi rezervat pentru oaspeți sau personalul dvs. sau ambele! Cui nu îi place să primească un bar granola și un stilou?

6. 
   

   
   Faceți un scenariu. Este o listă care conține toate informațiile necesare clasificate în funcție de program și cameră. Pregătiți un program cronometrat pentru activități importante. Structura formularului depinde de tine. Încercă-te să nu o încarci pentru o citire ușoară.
   • Dacă sunteți cu adevărat arătos și foarte harnic, puteți stabili mai mulți script-uri. Vorbitorii vă pot solicita o listă de alți vorbitori cu locația și programul lor. Echipa ta va dori lista echipamentelor, programele și regulile operațiunilor de curățare. Dacă aveți timp să le pregătiți, aceste liste pot fi utile.

7. 
   

   
   Pregătiți o listă de verificare a acțiunilor de efectuat în timpul evenimentului. Ar fi un dezastru dacă ai fi acolo, totul este acolo, toată lumea este acolo și dintr-o dată îți dai seama că ai uitat acasă cei 1.200 de spiriduși pentru pauza de cafea. Ai fi stricat totul. Deci, faceți o listă de verificare și luați cu voi tot ce veți avea nevoie!
   • Dacă lucrurile tind să se acumuleze, atribuie o sarcină specifică fiecărui membru al echipei tale. Deci, în ziua evenimentului, nu veți pierde timpul alergând la dreapta și la stânga, punctând crizele. Încă două mâini ușurează povara ... după cum se spune.

Partea a 4-a Gestionarea desfășurării evenimentului

1. 
   

   
   Fiți devreme pe site-ul evenimentului cu personalul și voluntarii. Verificați dacă toată lumea este prezentă și asigurați-vă că echipamentul electronic funcționează corect. Există întrebări de ultimă oră? Dacă ați rămas timp, dați o băutură, spuneți-le câteva cuvinte de încurajare, apoi dați-le o pauză! Ai meritat-o. Ești gata.
   • Asigurați-vă că organizatorii poartă un ecuson sau alte însemne, astfel încât participanții să le poată găsi cu ușurință atunci când este nevoie. Uneori, purtarea de oboseală nu este suficientă.

2. 
   

   
   Instalați totul. Înăuntru și afară. Trebuie să agățați baloane la căsuța poștală sau un panou publicitar la colț? Și ce părere aveți despre ușile și holul principal de intrare? Dacă participanții trebuie să parcurgă o cale complicată, puneți cât mai multe semne pentru a le ghida mai bine.
   • Nu uitați pancarte de bun venit și bannere informative care sunt foarte utile. Nu uitați să faceți mai ușor pentru participanți găsirea locației evenimentului. Este de la sine înțeles!
   • Instalați un birou de recepție și înregistrare. La sosirea pe site, participanții trebuie să noteze ce au nevoie pentru a se ghida. În caz contrar, s-ar putea să alerge în cercuri și să se simtă inconfortabil.Vă amintiți de comisia de recepție despre care am vorbit mai devreme? Plasați pe cineva la intrare pentru a salva participanții și a răspunde la întrebările sale.
   • Postează muzică! Poate risipi orice jenă care altfel ar fi sporit starea de spirit.

3. 
   

   
   Asigurați-vă că oamenii importanți sunt la curent cu evenimentele. Dacă un vorbitor întârzie, ajustează-ți programul și informează părțile interesate. Dacă masa durează mai mult decât era de așteptat, trebuie să-i avertizezi cu privire la schimbarea programului. Este rar ca lucrurile să meargă în funcție de program, așa că asigurați-vă că informați oamenii pe măsură ce se petrec schimbările.

4. 
   

   
   Faceți fotografii! Probabil vrei să păstrezi amintiri despre evenimentul tău. Și a vedea pe cineva care se plimbă cu un aparat foto poate încânta participanții. Nu uitați banner-ul sponsorului, al vostru, intrarea, recepția etc. Poate le poți folosi anul viitor!
   • Dacă este posibil, cereți unuia dintre prietenii dvs. sau unui fotograf profesionist să aibă grijă de toate aceste detalii. Acolo ai destule de făcut! Dar trebuie să aveți grijă de oaspeții dvs., așa că faceți pe cineva să aibă grijă de fotografii etc.

5. 
   

   
   Oferiți un suvenir. Este posibil ca participanții dvs. să fi învățat ceva participând la evenimentul dvs. și doriți ca aceștia să lase să se gândească la ceva sau să pună întrebări sau să se gândească să ia măsuri. Distribuie așadar un pliant sau ceva ce pot lua cu ei pentru a le oferi idei acționa după eveniment.
   • Nu uitați să creați un forum pentru feedback. Oferă-le participanților oportunitatea de a urmări, spune ce cred ei, sugerează îmbunătățiri și împărtășește-și dorințele pentru următorul eveniment. Și desigur, cum pot simplifica!

6. 
   

   
   Curățați zona de recepție! Ridicați contorul electric, ridicați bannerele, îndepărtați mesele etc. Puneți locurile înapoi în situația lor inițială, așa cum au fost înainte de eveniment. Acest lucru este deosebit de important dacă ai închiriat camera și ai dori să te întorci. Proprietarii îți pot percepe o taxă, pe care ai fi putut-o evita altfel. Împărțiți sarcinile pentru a face operația cât mai ușoară posibil.
   • Verificați dacă nimic prețios nu a fost uitat pe loc și, dacă da, configurați un serviciu de proprietate pierdut
   • Aduceți la cunoștința responsabilului locului, daunele care ar putea ajunge în timpul evenimentului. Este mai bine să fii sincer și direct.
   • Ai grijă de gunoi și acționează în conformitate cu mijloacele tale. Serviciul de curățenie va avea grijă de această problemă.

7. 
   

   
   Aveți grijă de toate sarcinile care decurg din organizarea evenimentului dvs. De fapt, depinde de natura evenimentului în cauză. S-ar putea să nu aveți prea multe de făcut, dar puteți ajunge și cu o listă lungă de oameni de mulțumit și o rețetă de gestionat. Iată câteva idei pentru a începe.
   • Mulțumesc tuturor membrilor echipei, voluntarilor și sponsorilor. Nu ai fi putut face evenimentul tău fără ele!
   • Actualizați și finalizați-vă conturile. Această sarcină trebuie finalizată cât mai repede posibil. Este mai bine să aveți un minim de detalii pe care să le reglați.
   • Organizați o primire de mulțumire pentru toți cei care v-au ajutat, personalul dvs. trebuie să se simtă apreciat și donatorii dvs. simt că au participat la o cauză bună.
   • Oferiți persoanelor în cauză suveniruri sau broșuri.
   • Distribuie sponsorilor și persoanelor în cauză partea lor din rețetă.
   • Postează fotografiile evenimentului pe site-ul tău.

8. 
   

   
   Organizați o întâlnire de evaluare după eveniment pentru a vă îmbunătăți organizația în viitor. Acum că ai realizat totul, există lucruri pe care le-ai fi putut face diferit? Ce lucruri au funcționat bine și care nu au funcționat? Ați fi de acord să organizați din nou un astfel de eveniment? Ce ai învățat?
   • Dacă primiți feedback, luați în considerare acest lucru. Dacă oaspeții nu o fac, rugați-vă personalul să o facă! Ce cred ei despre eveniment? Cel puțin, s-au apreciat pe ei înșiși? Desigur, de când aveau un bar granola și un stilou, nu-i așa?