Cum se scrie un raport de progres

Conţinut

• etape
• Partea 1 Începeți procesul
• Partea 2 Redactarea raportului
• Partea a 3-a Evită greșelile comune

Rapoartele de progres sunt foarte importante pentru gestionarea unui proiect profesional sau academic. În plus, ei vă vor ajuta să vă informați mai bine superiorii, colegii sau clienții dvs. cu privire la evoluția proiectului pe care îl realizați. Raportul dvs. ar trebui să specifice munca depusă și pașii care trebuie luați pentru a finaliza proiectul.

etape

Partea 1 Începeți procesul

1. 
   

   
   Determinați scopul raportului dvs. Cineva vă poate solicita să descrieți un raport de progres din mai multe motive. Evident, și în cele mai multe cazuri, este să arătați progresele pe care le-ați făcut în realizarea unui proiect specific. Cu toate acestea, va trebui să luați în considerare obiectivul dvs. un pic mai aproape.
   • Un raport privind evoluția unui program sau a unui proiect de cercetare va fi ușor diferit de un raport asupra unui proiect profesional. În acest caz, vi se va solicita să furnizați informații fără a ține cont neapărat de alte elemente, cum ar fi costurile, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.
   • Un raport către un client va fi diferit de un raport scris pentru un superior. În ambele cazuri, va trebui să luați în considerare motivele pentru care vă redactați raportul.

2. 
   

   
   
   
   Determinați cititorii. Când ați stabilit obiectivul raportului dvs., va trebui să alegeți informațiile de care au nevoie cititorii dvs., pentru a le include în e-ul dvs. Planul raportului de progres va fi practic același, indiferent de tema prezentată. Cu toate acestea, va trebui să luați în considerare particularitățile proiectului dvs.
   • Care sunt relațiile cititorilor dvs. cu proiectul? Care este impactul proiectului asupra lor? De exemplu, acest impact va fi diferit dacă este superior sau client.
   • Imaginează-ți decizia pe care o vor lua cititorii după citirea raportului tău. De exemplu, pot exista logistică, finanțare sau termene.
   • Stabiliți ce informații vor avea nevoie de cititorii dvs. pentru a lua parte la proiect și urmați-o în mod eficient. Care sunt aspectele tehnice pe care cititorii dvs. trebuie să le cunoască? Sunt obișnuiți cu jargonul folosit în activitatea în cauză?

3. 
   

   
   
   
   Găsiți cel mai bun mod de a comunica cu publicul dvs. Un raport de progres nu este doar un document scris pe care îl transmiteți supraveghetorului sau profesorului. Poate lua diferite forme, după caz.
   • Un raport de progres ar putea fi o prezentare orală realizată în timpul unei ședințe de lucru săptămânale sau lunare.
   • De asemenea, poate lua forma unui e-mail trimis periodic colegilor.
   • De asemenea, puteți decide să scrieți o memorie și să vă adresați supraveghetorului dumneavoastră.
   • De obicei, veți scrie un raport oficial pentru un client sau o agenție guvernamentală.

4. 
   

   
   Consultați-vă cu bucătarul. Cu excepția cazului în care ați scris deja acest tip de raport și în acest caz știți totul despre această problemă, încercați să obțineți maximum de informații de la superiorii dvs. Compania dvs. poate solicita o prezentare specifică, caz în care trebuie să vă conformați.

5. 
   

   
   Alegeți tonul raportului. Toate rapoartele de progres nu sunt neapărat formale. În realitate, rapoartele interne către colegi sau supraveghetorii direcți sunt adesea scrise pe un ton relaxat. Acesta este motivul pentru care va trebui să verificați cu liderul dvs. ce așteaptă din raportul dvs.
   • Dacă este un raport către un client sau către un comitet de revizuire a tezei, se recomandă adoptarea unui ton formal.
   • Cu toate acestea, un ton formal sau informal nu contează, deoarece principalul lucru este să fie clar, precis și onest.

Partea 2 Redactarea raportului

1. 
   

   
   Alegeți prezentarea documentului. Înainte de a începe să scrieți, va trebui să alegeți o prezentare adecvată și să setați conținutul și tonul raportului.
   • Puteți utiliza o listă cu puncte. Această metodă vă permite să vă prezentați informațiile într-un mod clar. Cititorul va putea răsfoi ușor e-ul dvs. pentru a obține informațiile necesare. Cu toate acestea, o astfel de listă poate lipsi de formalism în cazul unui raport provizoriu. Prin urmare, dacă raportul este pentru liderii dvs. de linie, cel mai bine este să utilizați o informație. Dar, dacă comunicați cu colegii, optați pentru un e-mail.
   • De asemenea, nu uitați să includeți diagrame sau tabele. Acest lucru este relevant în special dacă scrieți un raport de progres pentru un proiect pentru care încercați să obțineți finanțare sau dacă încercați să justificați cititorului finanțarea pe care ați primit-o.

2. 
   

   
   Organizează-ți e-ul în paragrafe. Un raport bun privind evoluția ar trebui să fie cât se poate de clar. Cel mai bine este să vă împărțiți e-ul în paragrafe, pentru a grupa informații la aceeași întrebare.
   • Pentru a vă face mai clar, gândiți-vă să adăugați subtitrări, astfel încât cititorii dvs. să aibă o idee despre conținutul fiecărei secțiuni. Dacă un punct interesează în mod deosebit pentru ei, îl vor putea accesa direct.

3. 
   

   
   Scrie titlul. În general, titlul este plasat în partea de sus a primei pagini, dacă prezentați documentul în următoarele pagini. Din nou, aceasta va depinde de regulile de prezentare ale companiei sau universității. Prin urmare, efectuați verificările necesare la timp.
   • Titlul trebuie să includă data, adică data depunerii raportului, numele și funcția destinatarului, numele autorului, funcția acestuia și scopul raportului.

4. 
   

   
   Introduceți introducerea. Această secțiune vine după titlu. Adesea, poate fi scris cu caractere italice pentru ao diferenția de restul e. Servește pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra proiectului și a progresului său. Veți prezenta progresul și obiectivele atinse.
   • Asigurați-vă că includeți subiectul raportului. Introduceți și proiectul, reamintind că este o actualizare a progresului său.

5. 
   

   
   Scrie corpul e-ului tău. Această parte poate fi împărțită în secțiuni și sub-secțiuni. De fapt, este în esență doar o introducere mai detaliată. Examinați conținutul acestuia și eliminați-l.
   • Precizați sarcinile finalizate de la ultimul raport, precum și cele care sunt în desfășurare.
   • Analizați problemele întâmpinate, întrebările de răspuns și soluțiile care pot fi reținute.
   • Evocați și justificați modificările care au avut loc în timpul proiectului.
   • De asemenea, poate doriți să includeți alte elemente, cum ar fi cifra de afaceri a personalului, depășirea costurilor, întârzieri, dificultăți în obținerea documentelor sau probleme legate de computer și securitate.

6. 
   

   
   Faceți următorii pași ai proiectului. Această secțiune face parte din corpul raportului. Acesta va servi la informarea cititorului despre fazele rămase ale proiectului. Nu uitați să menționați problemele care pot afecta bugetul, managementul sau termenul limită pentru finalizarea proiectului.
   • Mai presus de toate, nu ignorați nicio schimbare în termenul limită al proiectului.
   • Evitați problemele de udare. Cu toate acestea, nu vă faceți griji pentru cititor inutil și nu faceți promisiuni pe care nu le veți putea respecta.

7. 
   

   
   Introduceți numărul total de ore lucrate. Va trebui să arătați cât timp ați petrecut, iar echipa dvs., în proiect. Cititorii dvs. vor ști că ați muncit din greu, indiferent dacă a fost managerul dvs. de linie, clienții dvs. sau o agenție guvernamentală care vă poate oferi bani.

Partea a 3-a Evită greșelile comune

1. 
   

   
   Aveți grijă să nu vă abateți de la subiect. Scrierea ta va fi corectă atât timp cât respecti punctele descrise mai sus. Încercă-te să nu te îndepărtezi de subiect, tratând probleme marginale, chiar dacă sunt interesante.
   • De exemplu, dacă proiectul dvs. este pentru organizația voluntară a unui eveniment de artă, puteți fi tentat să începeți o analiză a stării deplorabile a finanțării artelor, dar nu vă va ajuta cu adevărat să identificați progresul proiectului.

2. 
   

   
   Fii simplu. Un raport intermediar își propune să prezinte progresul pe care l-ați făcut, fără a îneca cititorul într-un flux de cuvinte și idei de prisos. Tot ce trebuie să faceți este să vă concentrați pe progresul proiectului, pe pașii care trebuie făcuți și pe modificările care trebuie făcute.
   • În funcție de destinatarul raportului, vi se poate cere să nu depășiți un anumit număr de cuvinte. O regulă bună este de a prezenta informațiile necesare cât mai concis.

3. 
   

   
   Evitați să fiți prea vagi. Asigurați-vă că clarificați starea actuală a proiectului. De exemplu, evitați să spuneți ceva de genul „progresăm pentru finanțarea evenimentului nostru artistic”. În schimb, prezentați-vă informațiile într-un mod mai explicit: „Mulțumită celor două subvenții de 5.000 € acordate de aceste instituții diferite, nu avem nevoie decât de 2.000 € pentru a ne atinge obiectivul, care a fost stabilit la 12.000 €”.

4. 
   

   
   Ștergeți expresiile expansive. Nu uitați, doriți să scrieți un raport clar și concis. Evident, încercați să nu vă înghesuiți e-ul cu expresii care nu adaugă nimic în raport. De exemplu, termeni precum „dezastru total” sau „succes copleșitor” sunt prea emoționali sau prea vagi pentru a fi incluși într-un raport către un client sau director.

5. 
   

   
   Citați-vă sursele. Identificați corect sursele externe de informații, date și grafică încorporate în raportul dvs. Puteți adăuga o pagină unde veți indica aceste surse.