Cum se completează o chitanță

Conţinut

• etape
• Partea 1 Completarea unei chitanțe
• Partea a 2-a Înțelegerea loialității și elementelor cheie ale unei chitanțe

O chitanță este o confirmare de primire scrisă care certifică faptul că a fost primită o sumă de bani sau un bun specific. Dacă conduceți o afacere sau faceți o vânzare, vi se recomandă să aveți o chitanță pe care dvs. și cumpărătorul dvs. o puteți folosi pentru a vă păstra conturile. Prin urmare, chitanța va fi considerată un contract între cumpărător sau vânzător și dvs. și vă va permite, de asemenea, să urmăriți diferitele cheltuieli pe care le faceți.

etape

Partea 1 Completarea unei chitanțe

1. 
   

   
   Cumpărați încasări de hârtie carbon pentru a accelera procesul. Dacă completați încasările de mână, luați în considerare achiziționarea unui bloc de încasări din hârtie carbon. Datorită acestui lucru, completând o chitanță, veți avea două exemplare care vor fi gata, una pentru dvs. și cealaltă pentru client.
   • Încasările din hârtie carbon sunt, de asemenea, deseori etichetate și poartă informațiile necesare pentru o primire în numerar. Dacă nu, acestea vor prezenta un șablon pe care îl puteți completa clar și corect.

2. 
   

   
   Completează toate chitanțele scrise de mână cu un stilou negru de cerneală. Pentru a vă asigura că chitanța dvs. va fi lizibilă, trebuie să o completați folosind un stilou de cerneală neagră. Chitanța dvs. trebuie să fie o înregistrare permanentă și pentru a face acest lucru, trebuie să evitați umplerea cu un creion sau pixuri de cerneală colorate care s-ar putea estompa în timp.
   • Când completați o chitanță de mână, asigurați-vă că o descrieți grasă și lizibilă, astfel încât să fie mai ușor de citit. Dacă utilizați chitanțe de hârtie carbon, apăsați vârful stiloului în timp ce scrieți pentru a face ca cerneala să apară la a doua sau a treia copie.

3. 
   

   
   
   
   Utilizați o ștampilă. Puteți utiliza o ștampilă tipărită de la compania dvs. sau chitanțe necomprimate imprimate care poartă numele companiei dvs. Pentru a da un caracter mai formal încasărilor, trebuie să aplicați ștampila companiei dvs. De asemenea, aveți opțiunea de a utiliza chitanțe preimprimate care poartă sigla și numele companiei dvs. Acest lucru va indica în mod clar clientului că produsele provin de la compania sau compania dvs. și este o referință utilă în cazul în care chitanța va fi utilizată în viitor.

4. 
   

   
   Integrați toate informațiile necesare pentru încasările de vânzări. Indiferent dacă completați o chitanță de mână sau creați o copie într-un document pe un computer, va trebui să vă asigurați că încorporați elemente de bază, cum ar fi:
   • detaliile vânzătorului
   • detaliile cumpărătorului
   • data la care a fost efectuată tranzacția
   • detaliile despre produs
   • valoarea tranzacției
   • modalitatea de plată
   • semnătura vânzătorului și cea a cumpărătorului

5. 
   

   
   
   
   Asigurați-vă că aveți toate informațiile. Verificați dacă aveți toate informațiile necesare pentru o chitanță. Pentru chiriaș este necesară o chitanță de chirie dacă acesta din urmă plătește cu numerar sau un cec bancar și dorește să țină evidența acestor plăți. De asemenea, este util pentru proprietar, deoarece servește drept dovadă pentru chiria încasată. În plus, unele țări solicită proprietarilor să emită chirii chiriașilor către chiriași. Dacă încercați să eliberați o chitanță pentru chiriaș sau proprietar, trebuie să vă asigurați că conține informațiile de bază de mai jos:
   • suma totală a chirii plătite
   • data plății
   • numele complet al locatarului
   • numele complet al proprietarului
   • adresa locuințelor de închiriere
   • perioada de plată a chirii
   • metoda de plată folosită (cec, numerar etc.)
   • semnătura chiriașului și cea a proprietarului

6. 
   

   
   Nu uitați să imprimați gratuit o copie a chitanței. Dacă doriți să creați chitanțe tipărite pentru compania sau compania dvs., fiți conștienți de faptul că există mai multe copii ale chitanțelor care sunt disponibile gratuit pe internet. Trebuie doar să le imprimați și să le ștampilați cu numele companiei dvs. pentru a le personaliza pentru tranzacțiile dvs. zilnice.

Partea a 2-a Înțelegerea loialității și elementelor cheie ale unei chitanțe

1. 
   

   
   Înțelegeți validitatea unei chitanțe. Încasările sunt foarte importante, deoarece vă vor permite să urmăriți veniturile în scopuri fiscale. Păstrați toate încasările, mai ales dacă conduceți o afacere, deoarece va trebui să vă justificați cheltuielile din veniturile dvs. fiscale. Dacă sunteți responsabil pentru o companie, va trebui totuși să emiteți o chitanță clienților dvs. și majoritatea companiilor vă vor furniza o chitanță pentru achizițiile dvs.
   • Când cumpărați articole scumpe sau oferiți servicii scumpe, este absolut important să primiți o chitanță. De fapt, este o măsură de precauție că, în cazul unor probleme legale referitoare la tranzacție, ambele părți pot arăta chitanța ca probă în instanță.

2. 
   

   
   Rețineți că, de obicei, există patru tipuri de încasări. Teoretic, puteți completa o chitanță pentru aproape fiecare tranzacție pe care o faceți, fie că este vorba de chiria dvs., serviciile de amenajare a teritoriului sau tunsori. În general, există patru tipuri de încasări care vă vor fi emise cel puțin o dată când faceți vânzări sau cumpărături.
   • O chitanță de plată: Pentru a procesa o tranzacție, persoana care vinde un articol va emite o chitanță de plată. Acesta din urmă trebuie să includă o referință, data emiterii și suma colectată. Dacă plata s-a efectuat în numerar, ar trebui să existe o notă care precizează că. Cu toate acestea, în cazul în care plata se face prin cec sau ordin banal, ar trebui să se facă referire la numărul de ordine de bani sau la numărul de cec. În cazul în care tranzacția a fost plătită prin intermediul unui card de credit, trebuie menționat tipul de card utilizat (Visa, MasterCard, Skrill) și ultimele patru cifre ale acesteia din urmă.
   • O chitanță medicală: aceasta este o factură care justifică achiziționarea de produse medicale precum medicamente, rețetă sau un instrument de intervenție chirurgicală. Acest tip de primire trebuie să includă detalii precum codul de diagnostic, data și ora consultării și suma totală de bani plătită.
   • O chitanță de vânzare: cu siguranță veți primi acest tip de chitanță de fiecare dată când faceți cumpărături și dacă conduceți o afacere, veți emite un bon de vânzare unui client odată ce livrați produsele în cauză. Chitanța va fi utilizată ca dovadă a achiziției și trebuie să includă detalii precum data la care a fost făcută vânzarea, suma colectată, numele și prețul produselor și identitatea persoanei care a gestionat tranzacția.
   • O chitanță de chirie: acest tip de chitanță va fi eliberat chiriașului de către proprietarul său. Acesta va servi drept dovadă că chiriașul a plătit chiria și trebuie să includă numele proprietarului și al chiriașului, adresa apartamentului închiriat, perioada de facturare, valoarea chirii, precum și datele de intrare în vigoare și expirarea contractului de închiriere. .
   • Dacă vindeți sau cumpărați accesorii online, veți face sau primiți o chitanță electronică. Încasările electronice sunt de fapt chitanțe digitale care conțin aceleași informații disponibile pe un bon de plată obișnuit și justifică achiziționarea de produse sau accesorii făcute pe internet.

3. 
   

   
   Înțelegeți elementele cheie ale primirii unui client și a unui furnizor. În sensul acestui articol, ne vom concentra pe chitanțele de plată schimbate între un furnizor și un client. Ca furnizor al unui serviciu sau produs, va trebui să emite o chitanță care conține informațiile esențiale.
   • Datele de contact ale furnizorului: la acest nivel, trebuie să existe în partea de sus a chitanței numele furnizorului (sau cel al companiei sale), adresa acestuia, numărul său de telefon sau adresa sa. De asemenea, ar trebui să aveți grijă să includeți numele administratorului magazinului sau al proprietarului afacerii sau companiei.
   • Informații de contact ale furnizorului: Aceasta include numele complet al clientului sau al lacului.
   • Data tranzacției: aceasta este ziua, luna și anul în care a fost efectuată tranzacția. Aceste informații vor fi utile în timpul procedurilor fiscale.
   • Detalii despre produs: La acest nivel, trebuie să scrieți o scurtă descriere a serviciilor oferite sau a produselor vândute, inclusiv numele, cantitatea, referința produsului și orice alte informații care ar identifica produsul. Acest ultim articol va fi foarte util dacă trebuie să vă amintiți vânzarea pe viitor.
   • Suma tranzacției: descompun valoarea totală a tranzacției prezentând prețul inițial al produsului, impozitul, costurile forței de muncă, precum și orice promoții sau reduceri făcute. Această descompunere a prețului va valida și mai mult vânzarea și o va face unică.
   • Metoda de plată: notificați metoda de plată folosită de client. Acest lucru poate fi în numerar, prin cec, prin card de debit sau de credit.
   • Semnătura furnizorului și a clientului: odată ce chitanța a fost pregătită sau tipărită și clientul a plătit, acum trebuie să puneți în partea de jos a bonului o notă „plătită” și să cereți clientului să îi semneze semnătura. Puteți, de asemenea, să semnați o copie a chitanței pentru comoditatea dvs. și să o păstrați în evidența dvs.