Cum să răspund la apelul telefonic al șefului meu

Conţinut

• etape
• Partea 1 Exersarea etichetei profesionale la telefon
• Partea a 2-a Discutați cu supraveghetorul dumneavoastră
• Partea a 3-a Răspunsul la un apel telefonic în afara programului de lucru

Primirea unui apel telefonic de la șeful tău este uneori o sursă de anxietate, mai ales dacă de multe ori te face să fii nervos și te face să-ți pierzi încrederea. Cel mai bun mod de a răspunde la apelurile telefonice de la angajatorul tău este să exersezi etichetele profesionale la telefon în orice moment și să fii mereu gata să accepte sarcini și să răspundă la întrebări legate de munca lor.

etape

Partea 1 Exersarea etichetei profesionale la telefon

1. 
   

   
   Ridicați apelul. Lăsați telefonul să sune de două până la trei ori înainte de ridicare. Acest lucru îi va da impresia că ești ocupat și performant. Ridicați apelul prea devreme, dați impresia că nu sunteți foarte ocupat sau nu faceți nimic deloc, așteptați prea mult înainte de a face acest lucru sugerează că apelantul nu este o prioritate pentru dvs.
   • Nu uitați să aplicați această regulă de fiecare dată când vă aflați într-un cadru profesional, oricine vă sună. Nu o faceți și nu aplicați regulile sale de comoditate doar atunci când șeful dvs. încearcă să vă contacteze telefonic, ci cu toată lumea, inclusiv colegii, clienții și furnizorii, care vor fi mai receptivi dacă vă veți comporta corespunzător. În plus, nu poți ști niciodată cu siguranță când te va suna angajatorul de pe o altă linie.

2. 
   

   
   
   
   Salutați-l profesional. Când răspundeți la telefon, faceți efortul pentru a fi cât mai profesionist și plăcut. De exemplu, dacă te sună colegii sau angajatorul tău, spune: „Aici Jean Poisson. Cum te pot ajuta? "
   • Dacă lucrați într-o organizație mare cu mai multe departamente, specificați numele departamentului sau departamentului dumneavoastră în salut. Spune: „Aici Jean Poisson de la departamentul comercial. Ce pot face pentru tine? "
   • Când răspundeți la un apel telefonic de la o linie exterioară, introduceți numele afacerii dvs., chiar dacă credeți că șeful dvs. vă poate apela. De exemplu, spuneți „salut! Aici Serviciul ABC, Jean Poisson la dispozitiv. Cum te pot ajuta? "

3. 
   

   
   Înghiți mâncarea sau scuipă-ți guma de mestecat. Faceți cel mai bine înainte de a ridica telefonul, dar dacă nu puteți face acest lucru la timp, terminați acțiunea în cel mai discret și liniștit mod posibil. A vorbi cu gumă de mestecat sau cu mâncare în gură este inadecvat și dă o imagine de sine proastă. Mai bine interlocutorul își va da seama.

4. 
   

   
   
   
   Vorbiți clar și direct în microfon. Acest lucru vă va ajuta să evitați problemele de comunicare între dvs. și supraveghetorul dvs., care pot provoca probleme ulterior. În plus, șeful tău va fi frustrat dacă are probleme în comunicarea cu tine din cauza problemei sunetului sau a calității audio slabe.
   • De asemenea, amintiți-vă să zâmbiți când răspundeți și vorbiți la telefon. Majoritatea apelanților, inclusiv șeful tău, vor ști că zâmbești cu vocea și tonul. Acest lucru va avea un efect pozitiv asupra șefului tău, mai ales dacă lucrezi într-o industrie legată de vânzări și servicii pentru clienți.

5. 
   

   
   Acordă-i toată atenția. Fii foarte atent când vorbești la telefon cu șeful tău. Opriți tot ceea ce faceți, chiar dacă este o sarcină pe care v-a dat-o mai devreme. Fii pregătit să asculți ce are de spus.
   • În general, evitați să vă distrageți de factori externi atunci când comunicați cu șeful. De exemplu, dacă unul dintre colegii tăi vine în biroul tău în timp ce ești la telefon, spune-i cu un gest politicos că nu poți vorbi cu el chiar acum.

Partea a 2-a Discutați cu supraveghetorul dumneavoastră

1. 
   

   
   Ia notițe. Ia-ți caietul și fii gata să iei notițe când vorbești cu el. Făcând acest lucru vă va permite să fiți gata în orice moment să observați orice informație importantă pe care ar dori să o comunice în timpul conversației, cum ar fi: ore, date, adrese sau instrucțiuni pentru o sarcină specifică. Acest lucru vă va permite, de asemenea, să scrieți toate întrebările importante pe care doriți să le puneți în schimb.
   • Amintiți-vă întotdeauna să aveți pe birou, într-un sertar de sus sau într-un loc ușor accesibil, un blocnotes și un stilou. Având un notebook în apropiere vă va permite să înregistrați informații importante de fiecare dată când luați un apel telefonic programat sau neplanificat.
   • Dacă nu aveți un notebook la îndemână, dar stați în fața computerului, deschideți o pagină goală sau un document Word și faceți note ca și cum ați folosi un notebook. Fiți conștienți, însă, că va putea să vă audă tipând, deci fiți foarte atenți și ascultați cu atenție, astfel încât să fie mai puțin înclinat să se întrebe dacă sunetele tastaturii dvs. sunt într-adevăr legate de conversația voastră.

2. 
   

   
   Stai calm. Respirați adânc și calm pentru câteva momente și beți puțin apă, pentru a vă calma. Este ușor să recunoști o persoană neliniștită la telefon, mai ales dacă respiră tare sau are o voce tremurândă și ezitantă. Rămâneți calm vă va ajuta, de asemenea, să vă simțiți mai încrezător și să controlați situația.
   • Dacă știți că angajatorul dvs. vă va suna în curând, eliberați-vă de anxietate umblând puțin înainte de a primi apelul. Ridicați-vă și plimbați-vă puțin în biroul sau serviciul dvs., vă va ajuta. Doar asigurați-vă că vă întoarceți la timp pentru apel.
   • Dacă simțiți nevoia să vă calmați rapid înainte sau în timpul apelului, inspirați câteva adânciri. Inhalați cât mai încet prin nas timp de patru până la cinci secunde. Păstrează-ți respirația încă trei secunde, apoi expiră ușor încă patru-cinci secunde. Inhalarea oxigenului vă va ajuta să ameliorați tensiunea și vă va permite să vă curățați capul.

3. 
   

   
   Practicați ascultarea activă tot timpul. Deoarece nu vă vorbește în față, este important să înțelegeți clar tot ceea ce vă spune la telefon. Nu ezitați să-i cereți să repete și să explice lucruri pe care nu le-ați auzit sau înțeles.
   • De fapt, cereți clarificări sau confirmați unele detalii din când în când, chiar dacă înțelegeți instrucțiunile sale. Încercați doar să vă rezumați instrucțiunile în propriile cuvinte înainte de a vă agăța. Practicând ascultarea activă, îi vei arăta că îl asculți asiduu și că ești profesionist.

4. 
   

   
   Raspunde-i scurt. Nu ocoliți tufișul, ajungeți direct la punct și răspundeți direct lui. Acest lucru dă impresia că sunteți bine pregătit și vă va permite șefului dvs. să se concentreze asupra scopului apelului său fără a fi prea distras. În cele mai multe cazuri, angajatorul tău este foarte ocupat și te sună doar pentru că dorește anumite informații specifice de la tine. Dacă nu vă cere în mod specific să-i dați toate detaliile, dați-i exact ce dorește.
   • Încă o dată, acest lucru nu înseamnă că nu ar trebui să ceri clarificări dacă este nevoie. Angajatorul dvs. este cu siguranță foarte ocupat, dar este mai bine să petreceți cu 60 de secunde mai mult acum, punându-vă întrebarea decât să fiți nevoit să petreceți ore întregi pentru a vă corecta greșelile cu șeful. Dacă aveți o mulțime de întrebări, dar nu aveți suficient timp pentru a pune, întrebați-vă liderul dacă vă puteți apropia de un anumit coleg sau consultați un document scris pentru a fi mai informați.

5. 
   

   
   Faceți noduri verbale. Faceți acest lucru pe parcursul conversației. Încuviințările verbale sunt afirmații ca „da”, „sunt de acord”, „înțeleg” și „văd”. Toate arată că îl asculți activ.
   • Desigur, aceste noduri verbale ar trebui făcute la orele corespunzătoare în timpul conversației. Așteptați o pauză după o instrucțiune sau explicație înainte de a face acest lucru.

6. 
   

   
   Aveți o atitudine pozitivă pe parcursul apelului. A avea o atitudine pozitivă și dinamică arată șefului tău că ești încrezător, competent și nu îți este frică să faci față provocărilor de a lucra. De exemplu, dacă te sună pentru a discuta o problemă, vorbește cu el despre posibile soluții pe care le poți implementa.
   • Fii cât mai receptiv posibil, chiar dacă îți critică munca sau atitudinea. Acceptați critica rezumând-o cu propriile tale cuvinte, apoi discutați cum să o remediați. Vă puteți exprima sincer îngrijorările cu privire la calea de urmat în viitor, dar evitați scuzele pentru greșelile sau problemele din trecut.
   • Formulează-ți propoziția folosind pronumele „eu” în loc de „tu” când vrei să îți exprimi îngrijorările sau să explici problemele din trecut. Acest lucru îi va permite liderului tău să nu se pună pe defensivă, să-ți răspundă negativ sau pe lovitura furiei. De exemplu, dacă te sună pentru a discuta cu tine despre o sarcină pe care nu ai reușit să o termini la timp, spune: „Am avut probleme să adun informațiile necesare” în loc să spui „tu nu mi-a dat informațiile necesare la timp ".

7. 
   

   
   Multumeste. Nu uita să-i mulțumești bucătarului tău pentru că îți faci timp să te sune. Deși el este cel care te-a sunat și nu invers, mulțumindu-i că te-a sunat este o modalitate excelentă de a-i arăta aprecierea ta pentru timpul pe care ți l-a oferit. De exemplu, spuneți: „Știu că aveți o zi aglomerată, vă mulțumesc că ați luat timpul să mă sunați. "
   • Faceți acest lucru de fiecare dată când v-a sunat supraveghetorul și, mai ales, când face acest lucru pentru a-și exprima îngrijorarea, pentru a vă critica munca sau pentru a explica un proiect. Scopul este să-ți arătăm cât de dornic să îndeplinești sarcinile care ți-au fost oferite și să-i mulțumești pentru timpul pe care ți l-a acordat este o modalitate de a recunoaște că apelul său te va ajuta să faci bine treaba.

Partea a 3-a Răspunsul la un apel telefonic în afara programului de lucru

1. 
   

   
   Răspundeți la apel dacă este posibil. Dacă șeful tău te sună după orele de lucru, ridică-te și discută cu el dacă nu interferează cu celelalte priorități. A face acest lucru este și mai important dacă ați fost în această poziție mai puțin de șase luni.
   • Disponibilitatea dvs. de a comunica cu șeful dvs. după orele obișnuite de afaceri vă va arăta cât de dedicat sunteți pentru afacerea și munca dvs.
   • Dacă nu poți să-i răspunzi când te sună, semnează-l cât de repede poți. În mod ideal, ați asculta vocea pe care ați rămas-o și ați suna înapoi cât mai curând posibil. În funcție de cultura companiei și de natura apelului, ar trebui să puteți obține trimițând un e-mail sau un e-mail pentru a explica de ce nu ați putea lua apelul dacă nu îl puteți apela înapoi.

2. 
   

   
   Examinați-vă cultura corporativă. În unele companii, angajatorul cere angajatului să țină legătura prin telefon și e-mail, indiferent de timp sau zi. Deși acest lucru poate părea nedrept, va trebui totuși să îl acceptați ca parte a culturii companiei dvs. dacă doriți să continuați să lucrați la aceasta.
   • Dacă nu știți ce reguli trebuie să urmați, apropiați-vă de colegi. Este posibil să aflați că puteți aștepta câteva ore înainte de a răspunde sau că toată lumea răspunde imediat. Găsiți informațiile potrivite și aplicați-le.

3. 
   

   
   Rămâi pozitiv și acționează în funcție de situație. Fii întotdeauna politicos și pozitiv când asculti angajatorul tău, chiar și în afara programului de lucru. Acestea fiind spuse, trebuie să priviți fiecare situație individual înainte de a decide cum să răspundeți la aceasta.
   • De exemplu, dacă angajatorul dvs. vă critică sau vă oferă instrucțiuni despre un loc de muncă, luați note în timpul conversației, dar nu ezitați să continuați activitățile extra-profesionale odată ce apelul s-a încheiat. Dacă sarcina pe care ți-a dat-o nu este urgentă, o poți pune deoparte și să o îndeplinești în timpul programului normal de lucru.
   • Pe de altă parte, dacă este o situație de urgență, trebuie să te pui în același timp și să rezolvi problema fără a pierde o secundă, în conformitate cu dorințele șefului tău.

4. 
   

   
   Evaluează satisfacția ta. Șeful tău nu se poate aștepta în mod rezonabil să fii disponibil 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, cu toate acestea, nu există nicio garanție că așteptările sale vor fi rezonabile. Dacă șeful tău te sună regulat după ore și te face să te simți inconfortabil sau neliniștit, ia în considerare căutarea unui alt loc de muncă.
   • Opriți telefonul mobil dacă știți că angajatorul dvs. va apela după ore, dar, dacă nu sunteți sindicalizat, probabil puteți fi concediat în orice moment. Șeful dvs. se poate retrage dacă observă că nu răspundeți la apeluri după orele de lucru sau nu vă trimit înapoi pentru asta.