Cum să vă organizați biroul

Conţinut

• etape
• Partea 1 Goleste biroul
• Partea 2 Reamenajarea biroului
• Partea a 3-a Promovarea eficienței

După cum se spune adesea, „un birou dezordonat este un semn al unui spirit dezordonat”. Păstrarea unui spațiu de lucru curat și organizat va avea un efect incredibil asupra productivității, concentrării și abilității dvs. de a găsi tot ceea ce aveți nevoie. S-ar putea să fiți surprinși de propria eficiență în munca dvs. după ce curățați mizeria de pe birou. Tot ce îți trebuie este puțin timp, disciplina pentru a arunca lucrurile de care nu ai nevoie și un sistem pentru a te asigura că totul se potrivește.

etape

Partea 1 Goleste biroul

1. Începeți de la zero. Îți va fi mai ușor să te organizezi dacă începi cu un birou gol. Îndepărtați totul de pe ea. Scoateți obiectele din sertare (dacă există). Puneți totul pe o masă separată sau pe podea pentru a le sorta mai târziu. După ce ați eliminat toate lucrurile din birou, vă va fi mai ușor să vă imaginați cum doriți să îl organizați.
   • Probabil că vă va lua mai mult timp pentru a sorta lucrurile care sunt pe birou una după cealaltă și a decide care dintre ele să arunce.

2. 
   

   
   Curățați biroul de sus în jos. Bucurați-vă că aveți biroul gol curat bine. Praf și ștergeți partea superioară cu un produs de curățare cu mai multe suprafețe. Tratați petele încrustate și zgârieturi lustruite pe birourile de lemn. Va părea nou după terminarea.
   • Asigurați-vă că ați eliminat totul din birou înainte de a începe curățarea. În caz contrar, va trebui să curățați în jurul bazarului.

3. 
   

   
   
   
   Renunțați la lucrurile vechi pe care nu le utilizați. Scoateți toate lucrurile pe care le aveți din birou și împărțiți-le în două grămezi: unul pentru lucrurile pe care le veți arunca în coșul de gunoi și unul pentru lucrurile pe care doriți să le păstrați. Nu fi mișcat. Scapă de cât mai multe lucruri inutile până când rămâi cu elementele esențiale goale. În acest fel, vă va fi mai ușor să vă păstrați biroul curat.
   • Oamenii sunt adesea atașați de obiecte pe care nu le folosesc și care nu le sunt obișnuite. Învingeți afacerile inutile pentru a vă oferi mai multă liniște sufletească după ce ați terminat.
   • Nu uitați să aruncați gunoiul pe care îl găsiți în timp ce curățați biroul. De asemenea, pot conta pentru o mare parte din tulburare.

   
   

   
   Actualizați-vă spațiul. Aruncați o privire în jurul biroului dvs. și găsiți tot ce este învechit. Aceasta include calendare din anii trecuți, e-mailuri la care ați răspuns sau nu ați răspuns și chiar fotografii vechi. Înlocuiți aceste obiecte cu versiuni actualizate. Aruncați-le în coșul de gunoi sau depozitați-le într-un loc special. Totul de pe birou trebuie să fie nou și gata de utilizare.
   • Aveți dreptul de a ține de lucrurile care au valoare sentimentală. Dacă aveți o fotografie veche, un cadou sau un suvenir pe care doriți să îl păstrați, păstrați-l într-un loc sigur și nu lăsați-l să se îngrămădească pe birou.

Partea 2 Reamenajarea biroului

1. 
   

   
   
   
   Schimbă aspectul biroului tău. Acum a sosit timpul să vă puneți lucrurile pe birou, dar nu trebuie să le puneți înapoi unde au fost. Gândiți-vă la noi modalități de a vă reorganiza biroul pentru a profita de spațiul pe care îl aveți. S-ar putea să decideți să puneți lucrurile la locul lor, dar în partea opusă a biroului sau puteți alege o nouă locație pentru ei. Dezvoltați un aranjament care vă va ajuta să rămâneți concentrat în timp ce lucrați.
   • Reorganizarea lucrurilor tale pe birou este o mică schimbare care ar trebui, totuși, monotonia pe care o simți atunci când stai la muncă și vezi întotdeauna aceleași lucruri în aceleași locuri.
   • În China, există chiar și o artă dedicată organizării de obiecte din viața de zi cu zi. Acesta este „feng shui” și aceste efecte psihologice terapeutice au fost bine demonstrate.

2. 
   

   
   Completează noi afaceri. Îți lipsește hârtie, pixuri sau capse? Accesați un magazin de birou și alegeți echipamentul de care aveți nevoie. Faceți o listă pentru a nu uita nimic. Concentrează-te pe lucrurile pe care le folosești mult și tinde să fugi rapid. Când este timpul să lucrezi, vei avea tot ce ai nevoie.
   • Chiar dacă locul de muncă vă oferă toate materialele de birou de care aveți nevoie, ar trebui să păstrați unele care vă aparțin la îndemână (de exemplu, tipul dvs. preferat de stilou vă poate face mai confortabil).

3. 
   

   
   Gândește-te la organizarea afacerii tale. După ce aveți o idee bună despre aspectul pe care doriți să-l oferiți biroului, înființați-vă afacerea acolo pentru a vă maximiza productivitatea în timp ce eliminați orice mizerie. De exemplu, rezervați mijlocul biroului pentru computer, păstrând obiectele și documentele importante la îndemână. Pe lângă faptul că îți vei face munca mai ușoară, te va ajuta să nu pierzi timpul căutând obiectele tale, deoarece acestea vor fi stocate logic.
   • De obicei, intuiția ta va fi cel mai bun ghid pentru a-ți spune unde ar trebui să îți împachetezi lucrurile. Dacă sunteți în căutarea anumitor lucruri în anumite locuri, acesta este probabil cel mai bun loc pentru a le îndepărta.

   
   

   
   Adăugați puțin stil. Scopul tău este să obții un birou curat și organizat, dar asta nu înseamnă că trebuie să fie plictisitor. Adăugați câteva atingeri decorative pentru a-i conferi mai multă personalitate. Unele rame foto, o mică statuie sau o ceașcă de cafea distractivă pot să lumineze spațiul și să îl facă mai cald.
   • Dacă lucrați într-o cutie sau într-un birou, puteți aduce unele obiecte de uz casnic pentru a lupta cu starea de spirit a muncii.
   • Agățați afișe și afișe pe perete care vă vor motiva să muncească din greu.

Partea a 3-a Promovarea eficienței

1. 
   

   
   Păstrați esențialul la îndemână. Dacă vă dați seama că trebuie să vă deplasați adesea pentru a ajunge la un obiect, trebuie să vă asigurați că acesta rămâne mai accesibil. Gândiți-vă la mișcările pe care le faceți adesea pentru a ajunge la ceva de pe birou și aranjați lucrurile în ordinea importanței. Urmând această abordare vă va ușura găsirea și utilizarea afacerii dvs.
   • Stilourile și creioanele, hârtia, caietele, dispozitivele de comunicare și accesoriile digitale ar trebui depozitate în locații deschise sau undeva unde puteți ajunge cu ușurință.
   • Separați creioanele și stilourile într-o cană pentru a le păstra împreună și gata de utilizare, fără a ocupa prea mult spațiu.
   • Lăsați agrafe și capsele de hârtie în apropierea imprimantei sau în locul în care vă ocupați documentele.
   • Puteți câștiga până la o oră pe zi, reducând timpul necesar pentru a găsi lucrurile în mizeria biroului.

2. 
   

   
   Stocați obiectele pe care le utilizați des la îndemână. Articolele neesențiale pe care le utilizați adesea pot fi depozitate în sertare, astfel încât să le puteți scoate atunci când aveți nevoie. Păstrați sertarele de top pentru lucrurile care ocupă spațiul și lucrurile pe care le utilizați des, dar nu trebuie să fie păstrate deasupra biroului.
   • De exemplu, s-ar putea să descoperiți că utilizați computerul, tableta sau alte dispozitive electronice mai des decât pixurile sau hârtia pentru a vă completa munca. În acest caz, aceste materiale secundare trebuie să fie depozitate la îndemână pentru a lăsa loc pe birou pentru dispozitivele electronice.
   • Dacă aveți o mulțime de articole mai mici, puteți cumpăra tăvi de depozitare pentru sertarele dvs. Acestea se vor adapta spațiului din acestea din urmă și au compartimente de diferite dimensiuni pentru a vă păstra toate bunurile vizibile și bine organizate.
   • Creează-ți o listă mentală a locației prioritare a fiecărui lucru. Dacă folosești des un articol sau este important să-l ții la îndemână, îl poți lăsa pe birou. Dacă aveți nevoie de el din când în când, îl puteți păstra în siguranță într-un sertar. Dacă îl folosești rar sau nu se potrivește pe birou, trebuie să găsești un alt loc pentru a-l păstra.

   
   

   
   Depozitați mizeria inutilă departe de birou. Orice ai decide să păstrezi, dar pe care nu îl folosești des, trebuie păstrat în altă parte, astfel încât să nu se acumuleze și să nu te înghesuie.Aceasta include obiectele personale, gustările, băuturile și gadgeturile pe care le folosești doar în rare ocazii. Documentele scrise trebuie păstrate în dosarele pe care le aranjați împreună într-un dulap mic, în timp ce restul ar trebui să fie depozitate în sertarul de jos sau în alt dulap, dacă nu veți folosi. Evitați pe cât posibil să puneți lucruri pe birou, cu excepția celor de care aveți nevoie.
   • Încercați să luați obiceiul de a vă păstra obiectele după ce le folosiți. În caz contrar, vor tinde să se acumuleze pe birou sau să-și umple sertarele repede dacă nu acordați atenție.

3. 
   

   
   Folosiți un coș de poștă pentru documentele dvs. Pentru a vă face mai ușor să faceți cunoștință cu toate documentele dvs., ar trebui să investiți într-un coș de e-mail. Este vorba despre coșuri cu mai multe niveluri superficiale care vă permit să alegeți un etaj pentru documentele recente și altul pentru returnarea documentelor, precum și pentru e-mailurile fără răspuns sau pe care le-ați returnat deja. Prin stocarea documentelor într-un coș de e-mail, foldere și un mic dulap, veți evita ruperea biroului sub hârtii.
   • Coșul de poștă sau mai multe coșuri stivuite unul peste altul vă pot ajuta să eliminați dezordinea creată de documentele de pe birou.
   • Rezervați un coș de cumpărături pentru documentele completate sau pe care trebuie să le completați, altul pentru e-mailul la care trebuie să răspundeți sau ați răspuns deja, etc.

4. 
   

   
   Păstrați controlul asupra zonei de lucru partajate. Unii oameni trebuie să folosească un birou comun sau o cutie comună la locul de muncă sau biroul tău poate ajunge lângă alte birouri, lăsându-ți un spațiu de lucru destul de limitat. Puteți lua în continuare pași pentru a controla acest spațiu partajat.
   • În primul rând, trebuie să vă asigurați că aveți limite clare pentru cine deține ce. Apoi puteți începe să vă organizați propria secțiune, maximizând stocarea și eficiența acesteia.
   • Puneți o etichetă pe obiectele personale și păstrați-le lângă locul unde stați. Identificați documentele care vă aparțin și păstrați-le în lianți individuali pe care îi veți pune apoi în sertare sau într-un dulap.
   • Decideți un spațiu comun pentru a stoca obiectele pe care le împărtășiți, astfel încât tulburarea să nu se simtă încet în spațiul personal.
   • Purtați o geantă sau un prosop pentru a vă ajuta să vă păstrați obiectele. Dacă lucrați într-un spațiu comun, este posibil să nu puteți păstra atâtea provizii și accesorii pe care doriți pe birou și în sertare.
   • Obțineți obiceiul de a depozita și de a face curățenie în mod regulat pentru a vă păstra curat biroul sau locul de muncă. Cu cât mai mulți oameni sunt concentrați într-un spațiu restrâns, cu atât mai multe deșeuri, hârtii și dezordine se acumulează.

• Păstrați un minim de obiecte și decorațiuni personale atunci când vă organizați biroul la locul de muncă. Cu cât aveți mai multe obiecte pe desktop, cu atât mai mult spațiu vă veți simți haotic și dezorganizat.
• Asigurați-vă că găsiți un scaun de birou care vă oferă un sprijin bun pentru spate. Dacă nu păstrați o postură bună, v-ar putea afecta sănătatea și starea de spirit.
• Configurați un sistem de stocare pentru a ști întotdeauna ce este deja terminat, ce trebuie finalizat și ce puteți arunca. Organizați proiecte bazate pe importanța și progresul lor.
• Păstrați un coș de hârtie de deșeuri lângă birou pentru a-l arunca imediat. Dacă îl amânați, se vor acumula.
• Pune etichete pe sertare pentru a afla unde îți stau lucrurile, astfel încât să nu fii nevoit să privești peste tot ori de câte ori ai nevoie.
• Cumpărați și utilizați cutii simple de stocare pentru a vă ajuta să gestionați mizeria. Va trebui să păstrați unele articole la îndemână în timp ce le depozitați undeva. Le puteți pune sub birou, alături sau chiar într-o altă cameră.
• Dacă doriți să faceți scânteie, puteți încerca să vă faceți propriile ajutoare de stocare cu materiale unice și personalizate.
• Dacă nu aveți suficient spațiu pe birou pentru o lampă, cumpărați una cu o pereche de clește pe care o atașați de margine.
• Scapă de toate distragerile posibile. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți organizat mental.
• Cumpărați un dulap de depozitare, un pumn și divizoare pentru a vă organiza documentele.
• Dacă aveți un computer pe desktop, trebuie să vă organizați fișierele. De asemenea, ar trebui să luați în considerare curățarea interiorului computerului și a laptopului.
• Încercați să păstrați un notepad la îndemână în cazul în care doriți să scrieți ceva.

• Asigurați-vă că vă amintiți unde vă depozitați lucrurile. Dacă aveți o mulțime de instrumente, gadgeturi sau dosare pe care trebuie să le rețineți, puteți face o listă cu locația tuturor lucrurilor din biroul dvs. pentru a vă ajuta să rămâneți organizat.
• Mizeria de pe birou vă va reduce productivitatea. Mergeți ușor și veți fi mai eficienți în munca dvs.