Cum se scrie o confirmare a scrisorii de angajare

Conţinut

• etape
• Partea 1 Pregătirea pentru a scrie scrisoarea
• Partea a 2-a Scrierea unei confirmări a scrisorii de angajare

O confirmare a scrisorii de angajare este un document oficial adesea trimis de angajator către o altă instituție pentru a valida istoricul locului de muncă al unui angajat. În general, această corespondență este necesară atunci când o persoană solicită un împrumut, încearcă să închirieze o proprietate sau candidează pentru o nouă poziție. O astfel de scrisoare este, de asemenea, necesară pentru a verifica istoricul muncii. Când scrieți o confirmare a scrisorii de angajare, trebuie să vă prezentați, să oferiți informații exacte despre îndatoririle angajatului și să confirmați angajarea. Nu uitați să folosiți antetul oficial, asigurați-vă că furnizați informațiile dvs. de contact și semnați scrisoarea. Vă invităm să continuați să citiți pentru a vă familiariza cu modul de a scrie o confirmare completă și exactă a scrisorii de angajare.

etape

Partea 1 Pregătirea pentru a scrie scrisoarea

1. 
   

   
   Stabiliți de ce doriți să scrieți o confirmare a scrisorii de angajare. Conținutul și stilul dvs. pot varia în funcție de destinatarul scrisorii. Dacă este o instituție financiară, este mai bine să adopți un stil formal. Probabil va trebui să includeți informații financiare, precum salarii, comisioane, creșteri și bonusuri. Pe de altă parte, dacă scrisoarea se referă la un angajat care solicită un nou loc de muncă, îl puteți scrie într-un stil prietenos și omite informațiile financiare.
   • Înțelegând scopul și sfera de aplicare a scrisorii, veți putea scrie un document care să răspundă exact nevoilor destinatarului.

2. 
   

   
   
   
   Identificați cea mai bună persoană pentru a scrie scrisoarea. În general, această scrisoare este scrisă de angajator în numele salariatului. În acest caz, angajatul vă solicită, în calitatea dvs. de angajator, să îi eliberați un certificat de muncă pentru un anumit scop. Pe de altă parte, este posibil și pentru un angajat să descrie scrisoarea în sine. În această situație, angajatul scrie scrisoarea și apoi solicită angajatorului să o semneze. Acesta poate modifica dacă este necesar. Dar, în general, revine angajatorului să scrie scrisoarea în numele angajatului și nu invers.
   • Dacă scrieți o astfel de scrisoare unuia dintre angajații dvs., o puteți personaliza la standardele dvs. și puteți controla conținutul. În plus, scrisoarea va avea mai multă greutate pentru că sunteți autorul, ca angajator. Cu toate acestea, este timpul să finalizați această sarcină. Ca angajator, veți avea probabil un program ocupat. Pe de altă parte, scrierea acestor scrisori poate fi obositoare. Cu toate acestea, trebuie recunoscut faptul că, în general, confirmarea scrisorilor de angajare este scurtă. Drept urmare, scrierea nu va dura mult timp, mai ales dacă ați scris astfel de scrisori înainte.
   • Dacă vă scrieți propria scrisoare ca angajat, veți alege mai ușor informațiile pe care să le dezvăluiți destinatarului. În plus, nu va trebui să-i spuneți angajatorului dvs. idei despre această problemă. Mai mult, scrierea propriei scrisori îl poate elibera de orice presiune în legătură cu termenele pentru pregătirea scrisorii. Cu alte cuvinte, șeful tău va fi fericit pentru că nu va scrie scrisoarea pentru tine. Totuși, va trebui să îl semneze și poate fi reticent în acest sens, având în vedere ceea ce ați scris. Dacă acesta este cazul, probabil va trebui să rescrieți scrisoarea și să pierdeți timp sau să-l determinați pe angajator să o scrie pentru dumneavoastră.

3. 
   

   
   
   
   Adunați informațiile necesare. Când cunoști destinatarul, va trebui să aduni elementele necesare pentru a scrie scrisoarea în întregime.
   • Dacă sunteți angajatorul, luați în considerare intervievarea angajatului pentru a determina conținutul scrisorii. În special, va trebui să specificați informațiile despre destinatar, scopul scrisorii, punctele care trebuie incluse și data expedierii.
   • Dacă sunteți angajat și trebuie să scrieți scrisoarea singură, veți avea toate informațiile necesare, chiar dacă trebuie să discutați mai întâi cu angajatorul pentru a afla ce așteaptă de la această scrisoare. Acest lucru vă va ajuta să scrieți o scrisoare care îndeplinește cerințele angajatorului dvs. și nu va cauza probleme la semnare.

Partea a 2-a Scrierea unei confirmări a scrisorii de angajare

1. 
   

   
   Folosiți o antet de la companie. Pentru a descrie scrisoarea dvs., purtați întotdeauna o hârtie care poartă șeful oficial al companiei. Dacă sunteți angajatorul, încercați să aplicați această regulă în mod automat. Dacă sunteți angajat, trebuie să cereți șefului dvs. să folosească o antet de la companie. O scrisoare scrisă pe o astfel de lucrare va fi mai formală și va încuraja destinatarul să aibă încredere în conținut.
   • Dacă nu aveți o antet, puteți crea una folosind computerul. Lute ar trebui să includă numele companiei, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. De asemenea, ar trebui să conțină informații despre autorul scrisorii, funcția acesteia și data la care a fost scrisă scrisoarea.

2. 
   

   
   Fiți specific prin introducerea adresei destinatarului. Dacă îi cunoști numele, trimite-i scrisoarea direct. Dacă nu, indicați adresa companiei în timp ce menționați scopul scrisorii.
   • De exemplu, dacă știți adresa și numele destinatarului, introduceți-le sub antet. Apoi continuați cu un formular de apelare la fel de „scump”.
   • Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, trimiteți scrisoarea unuia dintre departamentele companiei, indicând obiectul pe o linie. De exemplu, dacă intrați într-o instituție financiară pentru a obține un împrumut pentru angajați, puteți trimite scrisoarea sucursalei locale a respectivei instituții. Puteți indica scopul scrisorii cu o expresie precum „confirmarea scrisorii de angajare în scopul obținerii unui împrumut”.

3. 
   

   
   Prezentați-vă. Dedicați primul paragraf al scrisorii dvs. pentru a explica cine sunteți și care este scopul scrisorii. Trebuie să indicați poziția, vechimea în companie și durata relației dvs. cu angajatul. Chiar dacă ești angajat, vei scrie scrisoarea din punctul de vedere al angajatorului tău, întrucât el îl va semna.
   • De exemplu, ai putea scrie: „Numele meu este Robert Martin și sunt directorul vânzărilor și marketingului la ABC. Lucrez la această companie de 12 ani. Îl cunosc pe angajat de șapte ani și sunt managerul său direct timp de trei ani.

4. 
   

   
   Confirmați angajarea părții interesate. În secțiunea următoare veți rezuma funcția angajatului în cadrul companiei. Vei indica în special datele schimbării angajaților în diferitele funcții pe care le-a deținut, titlul său actual în companie, indiferent dacă face parte din personalul temporar sau permanent și își desfășoară activitatea în continuare. În acest alineat, veți include informațiile financiare ale angajatului, dacă este necesar.
   • Iată un exemplu despre ceea ce poți scrie. "Confirmăm, prin urmare, că angajatul a fost la ABC Company timp de șapte ani, începând cu 7 septembrie 2003. El a fost asistent de vânzări permanent din 7 ianuarie 2011."
   • Iată un alt exemplu. „Prin prezenta certificăm că angajatul a lucrat pentru ABC Company timp de șapte ani, în perioada 7 septembrie 2003 - 7 ianuarie 2011. În acea perioadă, el a ocupat funcția de director de vânzări asistent cu normă întreagă. și a primit un salariu anual de 65.000 de euro. "

5. 
   

   
   Rezumă sarcinile părții interesate. În acest paragraf veți descrie îndatoririle angajatului în cadrul companiei. Aceste informații vă vor fi foarte utile dacă scrieți o scrisoare despre cineva care solicită un alt loc de muncă. Deși o scrisoare de confirmare a angajării este diferită de o scrisoare de recomandare, este întotdeauna bine să includeți aprecieri favorabile subiectului. Acest lucru vă va îmbunătăți reputația de angajator și vă va ajuta angajatul să găsească un nou loc de muncă, o proprietate sau un împrumut.
   • Iată un exemplu al acestui paragraf. „La ABC Company, angajatul a fost inițial responsabil pentru vânzarea caloriferelor în Provence. El a deținut o funcție de conducere și a fost responsabil pentru o echipă de șapte până la nouă persoane. Responsabilitățile sale includ asigurarea satisfacției clienților, procesarea cererilor lor și raportarea trimestrială la sediul central al companiei cu privire la tendințele de vânzare din regiunea lor. "

6. 
   

   
   Nu comunicați informații sensibile sau ilegale despre angajat. Majoritatea țărilor au legi cu privire la natura informațiilor pe care o companie le poate dezvălui despre angajații lor către un potențial angajator. Unele reglementări vă permit să furnizați informații despre un angajat doar cu acordul acestuia. Alții nu oferă practic nicio ocazie unui angajator de a dezvălui nimic despre angajații lor, atât timp cât sunt sinceri și de bună credință. Înainte de a dezvălui informații sensibile, consultați legile țării dvs. în acest sens. Pentru a avea mai multe probe, accesați acest site web.
   • De exemplu, în Alaska (SUA), un angajator poate furniza informații despre performanța locului de muncă. El nu va fi tras la răspundere până când nu divulgă în cunoștință de cauză sau intenționat informații sau informații false sau înșelătoare care încalcă drepturile civile ale salariatului.
   • Un alt exemplu este dat de statul Connecticut, unde angajatorul are voie să dezvăluie orice informație veridică.

7. 
   

   
   Dă-ți detaliile destinatarului. Ultimul alineat al scrisorii dvs. trebuie să conțină informații despre datele de contact ale angajatorului. Este necesar să includeți aceste informații pentru a permite destinatarului să vă contacteze în caz de nevoie. Asigurați-vă că specificați că destinatarul poate face acest lucru.
   • Iată un exemplu. "Dacă aveți întrebări sau doriți mai multe informații, nu ezitați să mă sunați la (555) 555-5555 sau să scrieți la următoarea adresă de e-mail: [email protected]. "

8. 
   

   
   Semnați scrisoarea și trimiteți-o. După terminarea scrisorii dvs., trebuie să o închideți și să o semnați. Puteți să o dați direct părții interesate sau să o trimiteți destinatarului.
   • Încheiați scrisoarea dvs. cu amabilitate, de exemplu: „Vă rog să adorați, doamnă, cele mai bune cuvinte ale mele.
   • Semnați întotdeauna scrisoarea dvs. cu semnătura oficială și poziția dvs. în cadrul companiei.
   • Asigurați-vă că faceți verificările corespunzătoare și că ștampilele oficiale sunt ștampilate conform standardelor pe care compania dvs. le aplică pentru acest tip de scrisoare.