Cum se scrie o observație

Conţinut

• etape
• Metoda 1 Faceți observații unui angajat prin
• Metoda 2 Faceți o observație ca parte a unei evaluări a performanței
• Metoda 3 Faceți observații unui student

O observație este foarte importantă pentru a ajuta elevii și lucrătorii să se îmbunătățească. Pe lângă faptul că este esențial, o observație este necesară în locurile de muncă și în sălile de clasă. Acest lucru este mai evident dacă vă aflați într-o poziție ierarhică sau dacă învățați oamenii. Cu un număr mare de angajați care lucrează de la distanță, realizarea feedback-ului în e-mailuri a devenit deosebit de importantă. Dacă supervizați alți lucrători, puteți scrie feedback ca parte a unei evaluări a performanței. Dacă ești profesor, va trebui adesea să le faci comentarii cursanților.

etape

Metoda 1 Faceți observații unui angajat prin

1. 
   

   
   Indicați motivul e-mailului dvs. Puteți face acest lucru în câmpul subiect sau în corpul e-mailului. În general, este acceptat să informăm angajatul în subiectul e-mailului, astfel încât să știe la ce să se aștepte în rândurile de urmat.
   • Iată un exemplu de subiect de e-mail: „observații privind proiectul preliminar. Bun început! "

2. 
   

   
   Introduceți e-mailul cu o remarcă prietenoasă. Acest lucru va face destinatarul să înțeleagă că faceți aprecieri într-un mod prietenos și nu critic. Acest lucru îi va îmbunătăți predispoziția de a percepe criticile tale ca fiind constructive.
   • Puteți începe cu o propoziție de genul: „Sper că săptămâna dvs. va merge foarte bine! "

3. 
   

   
   
   
   Salutați munca depusă de angajat. Este foarte probabil ca persoana căreia îi faci observații să depună eforturi considerabile în realizarea activității pe care o evaluezi. Faceți-o chiar din start, exprimând recunoștința pentru efortul depus.
   • De exemplu, puteți spune: „Vă mulțumim pentru munca depusă pentru acest proiect. Munca ta este remarcabilă.

4. 
   

   
   Faceți mai întâi comentarii pozitive. A spune persoanei ce sunt bune la început stabilește scena pentru viitorii critici. Fii sincer, dar caută pozitivul. Vă puteți concentra pe activitatea curentă sau pe eforturile furnizate anterior.
   • Încercați această formulare: „Acest nou proiect este de calitate. Ați îndeplinit obiective excelente și am suficiente detalii în metodologia voastră. "

5. 
   

   
   
   
   Formulează comentarii negative sub formă de sfaturi. Deși poate fi mai eficient să enumerăm toate modificările care trebuie făcute, poate fi dificil pentru angajat să le citească și să le descurajeze. În schimb, introduceți comentarii ca modificări pe care le-ați face.
   • Ați putea scrie: „aș schimba secțiunile 1 și 2, apoi aș include bugetul în secțiunea 3” sau „aș șterge al doilea paragraf, dar aș adăuga o revizuire a evoluției proiectului pentru a încheia secțiunea”.

6. 
   

   
   Explicați comentariile negative. Spune-i clar persoanei în care se află problema, oferind explicații detaliate, după cum este necesar. Dacă critica se referă la o schimbare de direcție sau a așteptărilor, spuneți acest lucru explicând motivul schimbării.
   • Puteți spune acest lucru: „Facem o schimbare în cadrul companiei pentru proiecte mai detaliate, deci trebuie să existe mai multe în anumite secțiuni. Am evidențiat porțiuni în care trebuie să includeți mai multe informații. "
   • Dacă comentariul tău privește comportamentul angajatului, ilustrează-ți întotdeauna scrierile cu câteva exemple. De exemplu, dacă are legătură cu îmbrăcămintea necorespunzătoare când întâlnești cu clienții, ar trebui să dai exemple despre ceea ce acuzi. Îi poți spune acest lucru: „La ultima întâlnire cu un client, ai purtat flip-flops și cu timpul înainte, ai purtat un tricou. Acest tip de ținută relaxată nu este potrivit pentru a oferi o imagine profesională a societății noastre.

7. 
   

   
   Precizați modul în care angajatul poate rezolva problemele. Sfatul dvs. poate să nu vă ajute dacă nu abordați soluțiile pentru rezolvarea problemelor. În funcție de scopul feedback-ului dvs., acesta ar putea fi o listă de lucruri specifice sau o listă generală de verificare a articolelor pe care să le vizați.
   • Puteți oferi exemple de soluții posibile. Acesta este un mod bun de a proceda atunci când aveți o idee clară. Așadar, puteți spune acest lucru: „Pentru următoarea dvs. prezentare, utilizați doar culori neutre și evitați tranzițiile. Deoarece clienții sunt prezenți la aceste întâlniri, nu trebuie să folosiți jargonul companiei.
   • De asemenea, puteți pune întrebări angajaților pentru a-i ajuta să găsească metode de rezoluție. Acesta este un alt mod minunat de a aborda problemele care pot fi rezolvate în o mie de moduri. De exemplu, „Care sunt modalitățile de a vă ajuta să vă îmbunătățiți documentația pentru viitor? Sau ce schimbări intenționați să încorporați în următoarea dvs. prezentare? "

8. 
   

   
   Reamintiți-le angajaților toate consecințele posibile. Unele probleme de afaceri pot fi în detrimentul companiei, iar angajații trebuie informați. De cele mai multe ori, există consecințe minore, dar uneori puteți pierde un client sau oferi un serviciu mai puțin eficient pentru clienți din cauza incompetenței lucrătorilor. În funcție de situație, pot exista repercusiuni asupra lucrătorului dacă acesta nu aplică reajustările necesare. Deci, trebuie să-l informați despre probleme.
   • Le puteți informa că compania poate pierde clienții din cauza erorilor din documente.
   • De asemenea, îl puteți anunța că, dacă nu îmbunătățește documentația, va fi eliminat din proiectele noi.

9. 
   

   
   Încheiați prin clarificarea și explicarea aprecierii dvs. Este o modalitate prietenoasă de a încheia e-mailul dvs. pentru a informa angajații că sunteți de partea lor. În plus, le va oferi o ușurință să vă solicite clarificări dacă nu au înțeles un aspect al comentariilor dvs.
   • Scrie o propoziție de acest fel: „îmi poți pune orice întrebări sau clarificări suplimentare cu privire la o problemă”.

Metoda 2 Faceți o observație ca parte a unei evaluări a performanței

1. 
   

   
   Definiți un obiectiv. Acest obiectiv este motivul care justifică evaluarea. Cunoașterea lui te poate ajuta să-ți formulezi mai bine observațiile și să-l ajute pe lucrător să-ți cunoască așteptările.
   • De exemplu, vă concentrați pe îmbunătățirea angajatului? Faceți o evaluare generală a companiei pentru a determina ce fel de îmbunătățiri profesionale vor beneficia societatea? Este o evaluare trimestrială?
   • Informează lucrătorul despre scopul evaluării atunci când face comentarii. Puteți spune: „Compania intenționează să ofere sesiuni de recalificare în funcție de nevoile angajaților, motiv pentru care revizuiesc performanțele celuilalt”.

2. 
   

   
   Verificați observațiile făcute. Aceasta poate fi o notificare a unei evaluări anterioare, precum și o observație care a fost formulată informal în perioada de evaluare. De asemenea, trebuie să apreciezi considerarea lor asupra acestei opinii. Au folosit acest lucru pentru a îmbunătăți? Au ignorat-o?
   • Dacă au luat în considerare o opinie anterioară, aceasta poate fi considerată un punct pozitiv al acestei revizuiri.
   • Dacă au ignorat recomandările anterioare, puteți aborda atât întrebarea inițială, cât și lipsa de inițiativă pentru a lua în considerare observația.

3. 
   

   
   Explicați comentariul pozitiv oferind exemple specifice. Se recomandă să începeți întotdeauna cu comentariile potrivite. Spuneți angajaților ce au făcut bine și ce au făcut. În timp ce rămâi sincer, încearcă să faci cât mai multe lucruri pozitive ca tine pentru lucrurile negative.
   • Oferiți ilustrații după cum urmează: „Ați demonstrat inițiativă prin conducerea voluntară a proiectului și ați demonstrat o conducere dovedită în coordonarea echipei dvs., luând în considerare sugestiile și delegând finalizarea sarcinilor”.
   • Încurajați comportamentele pe care doriți să le perpetuați.

4. 
   

   
   Efectuați o critică constructivă dând exemple specifice. Accentuați critica asupra a ceea ce poate beneficia organizația și realizarea obiectivelor de muncă. Spune-le ce ai identificat ca fiind o dificultate și cum este aceasta o problemă.
   • Dați exemple specifice. Iată câteva exemple: „În cele 3 prezentări anterioare, ați ignorat estimările bugetare, care au întârziat proiectul” sau „numărul mediu de conturi achiziționate în trimestrul precedent este de 6, dar ați păstrat doar 2 Acesta este un semn al slabei performanțe.

5. 
   

   
   Stabiliți obiective de performanță pentru următoarea evaluare. Acest lucru îi va ajuta pe lucrători să știe ce au nevoie pentru a-și concentra eforturile pentru a permite companiei dvs. să obțină ceea ce își dorește de la angajații săi. Va ajuta, de asemenea, ca evaluările să fie utile angajaților, deoarece aceștia știu acum ce doriți să învețe de la examen.
   • Obiectivele trebuie să fie scurte și precise. De exemplu, „angajații trebuie să promoveze în medie 4 vânzări pe zi”, „lucrătorii trebuie să crească comunicările cu clienții” sau „personalul trebuie să urmeze instruire în leadership”.
   • Asigurați-vă că următoarea evaluare se concentrează pe aceste obiective de performanță, deoarece acest lucru se așteaptă de către personal.

6. 
   

   
   Oferiți oportunități de formare profesională. Bazează-ți recomandările pe critica constructivă pe care ai oferit-o. În funcție de resursele dvs., acestea pot include ateliere, traininguri, stagii sau consiliere. Dacă nu aveți suficiente resurse, puteți căuta cursuri online gratuite.
   • Fii gata să schimbi aceste propuneri după discuția cu lucrătorii despre evaluare. De exemplu, ei pot solicita un program de dezvoltare profesională pe care nu l-ai luat în considerare.
   • De asemenea, trebuie să luați în considerare obiectivele de angajare ale angajaților dumneavoastră. De exemplu, dacă un lucrător dorește să fie într-o poziție de conducere, puteți alege formarea de conducere ca opțiune de dezvoltare a carierei. În plus, dacă angajatul dvs. este interesat de designul grafic, îi puteți autoriza să urmeze un curs de pregătire pentru a pune abilitățile dobândite în serviciul companiei dumneavoastră.

7. 
   

   
   Închei cu o notă de încurajare. Oricare ar fi rezultatul evaluării, nimeni nu vrea să audă aceste defecte sau ce trebuie să îmbunătățească. Încheierea cu o notă de încurajare poate ajuta angajatul să se simtă important în loc să se simtă copleșit și descurajat.
   • Puteți spune: „Trimestrul precedent a fost marcat de neplăceri neașteptate, dar ai făcut o treabă excelentă în ajustarea productivității. Apreciem eforturile depuse și așteptăm cu nerăbdare să vedem rezultate mult mai bune în acest trimestru ".

8. 
   

   
   Încurajează-ți interlocutorul să răspundă. Ar putea fi un răspuns verbal după discuția de evaluare sau puteți cere angajaților să completeze un formular de returnare. Veți avea răspunsuri mai bune dacă le permiteți să se gândească la evaluare și să scrie comentarii în absența dumneavoastră.
   • Cereți-le să comenteze comentariile pe care le-ați făcut. Iată câteva exemple: „Dacă puteți îmbunătăți ceva la feedback-ul meu, care ar fi acesta? Și remarca era clară și utilă? "

Metoda 3 Faceți observații unui student

1. 
   

   
   Concentrați-vă pe învățarea studentului. Scopul observațiilor este de a ajuta elevii să studieze. Prin urmare, oferiți sfaturi utile care vizează îmbunătățirea activității lor în loc să identifice doar erori. Formulează-le ca instrucțiune și nu doar o critică.
   • Puteți scrie un raport de observație despre diverse tipuri de teme, cum ar fi misiunile scrise, prezentările și proiectele.

2. 
   

   
   Faceți o apreciere a conținutului și a tehnicii. Într-adevăr, elevii trebuie să se perfecționeze în aceste două aspecte. Acest lucru este și mai important dacă studentul este mai puternic într-o zonă decât în ​​cealaltă. De exemplu, un student poate avea idei foarte bune cu o dezvoltare foarte bună atunci când face prea multe greșeli de ortografie, punctuație, taie prea multe propoziții și construiește propoziții interminabile.
   • Dacă comentați o prezentare orală sau un proiect, asigurați-vă că faceți o observație cu privire la toate aspectele sarcinii.
   • De exemplu, comentariile cu privire la o prezentare orală ar trebui să abordeze conținutul și abilitățile de vorbire publică, în timp ce cele ale unui proiect ar trebui să se concentreze pe conținut, creativitate și implementare.

3. 
   

   
   Fiți specific cu privire la observațiile pozitive și negative. Scrierea de comentarii precum „muncă bună”, „îmbunătățire grea” sau „poate face mai bine” nu arată elevului ce are nevoie pentru a îmbunătăți sau ce a făcut bine. Pentru ca observațiile dvs. să fie eficiente, el trebuie să știe ce credeți că este bun sau nu.
   • Iată un exemplu: „Disertația dvs. este clar, bine scrisă și urmează formatul pe care v-am învățat-o. Pe de altă parte, prezentarea subiectului trebuie revizuită, deoarece nu se referă la teza dvs. "
   • O altă formulare: „ideile dvs. sunt bine dezvoltate, dar vă recomand să participați la tutoriale, astfel încât să lucrăm la punctuația pe care o faceți de multe ori și la fragmentarea propozițiilor pe care nu le reușiți”.
   • Faceți un amestec de comentarii pozitive și critici constructive.

4. 
   

   
   Sugerați modalități de a îmbunătăți în loc să corectați greșelile. Puteți evidenția unele erori, dar evitați corectarea tuturor lucrărilor studentului. Descrieți problema pe care ați găsit-o în foaie, cum ar fi utilizarea excesivă de virgule și apoi sugerați ce să îmbunătățiți.
   • Puteți spune acest lucru: „Ați folosit prea mult virgula în scrisul dvs. Vă recomand să consultați regulile de utilizare a virgulei. Dacă participați la tutoriale, vom lucra împreună la un paragraf ".

5. 
   

   
   Stabiliți prioritățile pentru următoarea misiune sau proiect. Acest lucru permite elevului să se concentreze pe ceva pentru a merge mai departe în muncă. Puteți să vă bazați pe obiectivele de învățare sau pe nevoile cursanților pentru a stabili priorități în funcție de munca pe care o faceți.
   • Puteți spune: „Din acest moment, vreau să încetați să faceți propoziții rupte și să vă concentrați pe utilizarea modului activ”.

6. 
   

   
   Limitați-vă observația la o singură secțiune sau abilitate. Concentrați-vă atenția asupra obiectivelor actuale de învățare sau nevoile cursanților pe care le evaluați. Asigurați-vă că elevii dvs. știu că v-ați limitat evaluarea la o parte din lucrare, astfel încât să nu presupună că celelalte părți nu sunt de reproș.
   • Puteți evidenția sau marca porțiunea comentând.
   • Înainte de a oferi cursanților temele, informați-i că ați făcut doar observații cu privire la porțiuni ale misiunii.
   • De asemenea, puteți să le permiteți să aleagă noțiunea sau capitolul care va face obiectul observațiilor.

7. 
   

   
   Evitați să copleșiți elevul. Dacă face multe greșeli, nu faceți toate observațiile simultan. Făcând o mulțime de observații simultan, poate supraîncărca elevul și descuraja-l. În schimb, începeți cu cele mai simple patch-uri sau modificări.
   • De exemplu, puteți începe concentrându-vă pe evitarea fragmentării propozițiilor și căutând într-un dicționar cuvinte pe care nu știți să le scrieți.
   • De asemenea, vă puteți concentra doar pe obiectivul de învățare al misiunii.

8. 
   

   
   Încurajează-ți elevii să continue să lucreze. Încheiați o notă pozitivă, motivându-i să continue să lucreze. Puteți menționa alte îmbunătățiri pe care le-ați specificat în activitatea lor, încurajându-i să facă mai mult.
   • Puteți scrie următoarele: „Având în vedere modul în care s-a îmbunătățit scrierea dvs. în acest an, știu că veți face o treabă excelentă, ținând cont de sugestiile mele. Abia aștept să-ți citesc următoarea copie! "