Cum să te pregătești pentru o întâlnire

Conţinut

• etape

este un wiki, ceea ce înseamnă că multe articole sunt scrise de mai mulți autori. Pentru a crea acest articol, 17 persoane, unele anonime, au participat de-a lungul timpului la ediția și îmbunătățirea sa.

Pregătirea este foarte importantă pentru ca o întâlnire să fie un succes. Întâlnirile sunt, de asemenea, o parte importantă a multor cariere, deci nu este o afacere mică!

etape

1. Întrebați-vă dacă este necesar sau nu. Dacă programați o întâlnire doar pentru a transmite informații, nu pierdeți timpul altor persoane. Trimite-le o notă.
2. Pregătiți o opinie. Ar trebui să includă data, ora, ordinea de zi și locația reuniunii. Distribuieți această notificare participanților cu suficient timp în avans.
3. Atașați notele de la ședința anterioară, dacă a existat una. Acest lucru va oferi participanților posibilitatea de a identifica punctele pe care nu le înțeleg sau cele cu care nu sunt de acord.
4. Puneți elementele de bază în loc. Aranjați scaune și mese înainte de începerea ședinței. Obțineți hârtie și pixuri pentru toată lumea. Puneți o carafă de apă în mijlocul mesei și pahare de-a lungul mesei.
5. Anunțați deschiderea sesiunii. Aceasta înseamnă că persoana care prezidează ședința cere tăcere pentru ca ședința să poată începe. Determinați obiectivele trimestriale ale echipei.Agenda zilei este o listă de subiecte pe care le veți aborda, într-un timp prestabilit, pentru atingerea acestui obiectiv. De exemplu: 1) Revizuirea situației obiectivelor trimestrului precedent (15 minute), 2) Turul tabelului pentru sugestii de goluri (20 minute), 3) Selectarea a 5 obiective (10 minute).
6. Treceți cartea de prezență. Puteți utiliza, de asemenea, o bucată de hârtie la începutul întâlnirii și faceți ca toți cei prezenți să-și descrie numele și semnul. Aceste nume vor fi incluse în raport.
7. Gândiți-vă la raport. Cereți secretarului responsabil cu procesul-verbal să descrie punctele principale ale ședinței și să le tipeze mai târziu.
8. Întrebați, la sfârșitul ședinței oficiale, dacă cineva are întrebări. Aceasta este cunoscută sub denumirea de probleme diverse. Determinați o dată pentru următoarea ședință și completați formal aceasta.

sfat

• O agendă delimitează o întâlnire și ne împiedică să vorbim prea mult despre un anumit subiect.
• Este comună stabilirea unui președinte în Adunarea generală anuală. Președintele conduce ședința, se asigură că agenda este respectată și că doar o singură persoană vorbește la un moment dat.
• Dacă nu a fost numit niciun președinte, întrebați dacă altcineva ar dori să îndeplinească acest rol pentru ședință.
• Același principiu se aplică secretarului responsabil pentru raport.
• Este important să avem un cont precis pentru a evita dezacordurile ulterioare.
• Aceste instrucțiuni se referă la o întâlnire formală.
• Chiar și în contextul unei întâlniri informale, mai întâi trimiteți o notificare indicând ora și data întâlnirii este o idee bună. La locul de muncă, solicitarea participanților la o întâlnire informală poate fi suficientă.

avertismente

• Președintele trebuie să aibă o personalitate puternică pentru a asigura buna desfășurare a ședinței.